Hướng dẫn sử dụng PCTest

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PCTest I. Môi trường làm việc của PCTest: PCTest (PCTest is a Program Creating Tests) được viết nhằm hỗ trợ cho việc soạn thảo các đề trắc nghiệm khách quan. PCTest là một tập hợp các Macro trong MS-Word. Vì vậy, để sử dụng PCTest một cách suôn sẻ, không phát sinh các lỗi khi chương trình đang chạy, máy tính cần được cài đặt MS-Word đầy đủ (từ Word 2000 trở lên, tốt nhất là Word 2003 vì PCTest được viết trong Word 2003).Đối với máy lần đầu sử dụng các Macro, phải thiết lập mức an toàn cho Macro như sau: trong cửa sổ Word, chọn Tools → Macros → Security…,(Hình 1) Hình 1 cửa sổ Security hiện ra (Hình 2) Hình 2 chọn mức an toàn là Medium hoặc Low . Nếu với mức an toàn bạn chọn là Medium thì khi mở file có PCTest sẽ hiện ra cửa sổ Security Warning: Chọn Enable Macros. Lưu ý rằng vì PCTest là một tập hợp các Macro trong Word nên nếu MS-Word trục trặc, PCTest sẽ không hoạt động được. Khi đó, tốt nhất là cài lại đầy đủ MS-Word. Nên tạo bản lưu dưới dạng nén (chẳng hạn file có phần mở rộng .rar) của các tập tin chứa PCTest, phòng khi quét virus máy tính, có thể các Macro bị xóa, lúc đó, chỉ việc giải nén các tập tin đã lưu là ta có lại tập tin ban đầu. Máy tính nên được cài phần mềm nén Winrar. II. Soạn thảo một đề mới: 1. Trong cửa sổ PCTest, hãy chọn theo hướng sau (Hình 3): Hình 3 Sau khi chọn lệnh “TAO DE MOI”, hãy nhập số câu hỏi cần tạo theo yêu cầu của chương trình rồi chọn OK (Hình 4). Hình 4 Khi cần bổ sung thêm các câu hỏi, hãy chọn lệnh “BO SUNG CAU HOI” và nhập số câu hỏi cần bổ sung theo yêu cầu của chương trình (Hình 3). 2. Về việc nhập nội dung câu hỏi, có thể tham khảo tập tin “De mau PCTest.doc” đính kèm theo hướng dẫn này. PCTest quản lý các đáp án, đáp án cố định, phương án cố định thông qua màu nền (highlight) của ô (cell) chứa phương án tương ứng. Để thực hiện việc chọn các phương án này, ta chỉ việc đặt dấu nháy vào ô chứa phương án rồi kích chuột thực hiện lệnh cần chọn (Hình 5). Hình 5 Khi có thay đổi trong một phương án đã chọn, ta phải tiến hành chọn lại để PCTest cập nhật được. Việc cập nhật lại là cần thiết, nếu không có thể thấy phát sinh những câu không có đáp án trong bảng đáp án sau khi xáo đề. Việc bỏ chọn đáp án, đáp án cố định, phương án cố định cũng được thực hiện tương tự với lệnh “BO CHON PHUONG AN” (Hình 5). Các màu được sử dụng để chọn các đáp án, đáp án cố định, phương án cố định lần lượt là Yellow, Turquoise và BrightGreen. Vì vậy, khi sử dụng Highlight trong soạn thảo đề ta cần chú ý chọn một màu khác 3 màu trên(Xem file De mau PCTest.doc kèm theo). 3. Một khối bao gồm các câu hỏi liên tiếp nhau cùng sử dụng chung các giả thiết ban đầu. Trong quá trình tạo đề trật tự các phương án trong câu, trật tự các câu trong khối thay đổi nhưng các câu này luôn đi cùng nhau. PCTest quản lý một khối thông qua màu Font chữ. Dòng đầu khối có màu Font là Brown, ở ô đầu tiên có kí tự nhận biết là kí tự “*” (chú ý không thay đổi kí tự này trong đề gốc), các câu hỏi cùng một khối có màu Font là Dark Yellow. Do vậy, khi sử dụng màu Font trong soạn thảo đề ta cần chú ý chọn một màu khác 2 màu trên (Xem file De mau PCTest.doc kèm theo). Để tạo dòng đầu khối, đặt dấu nháy vào một ô bất kì trong một câu – câu này trở thành câu hỏi đầu tiên trong một khối – rồi thực hiện lệnh “TAO DAU KHOI”. Để PCTest nhận biết các câu trong một khối, ta đặt dấu nháy vào một ô trong câu hỏi cuối cùng của một khối, rồi thực hiện lệnh “TAO CUOI KHOI”. Ta cũng có thể mở rộng một khối bằng cách tác dụng lệnh “TAO CUOI KHOI” lên một câu bên dưới khối đó. Nếu cần thay đổi nội dung dòng đầu khối thì sau khi thực hiện xong, cần cập nhật lại bằng cách trỏ dấu nháy vào một vị trí trong dòng đầu khối, rối chọn lệnh “CHON DAU KHOI” (Hình 6). Hình 6 Tương tự, sau khi sửa chữa nội dung trong khối cần cập nhật lại các câu trong khối bằng cách tác dụng lệnh “TAO CUOI KHOI”. Chú ý rằng việc cập nhật lại là cần thiết, nếu không có thể thấy phát sinh những xáo trộn sai sau khi xáo đề (các câu trong khối sẽ bị dịch chuyển ra khỏi khối hoặc chương trình gặp lỗi khi đang thực thi việc xáo đề). PCTest cũng hỗ trợ bỏ chọn một số câu hay toàn bộ khối bằng cách đánh dấu (bôi đen) toàn bộ phần cần bỏ rồi thực hiện lệnh “BO CHON KHOI”. Các câu được chọn sẽ đổi màu Font chữ thành màu đen. 4. Với các hình (Autoshape, Picture, Image), trong đề gốc cần thiết lập thuộc tính “In line with text” bằng cách: - Trỏ chuột trái lên hình để chọn hình, trên thanh thực đơn chọn lệnh Format→Auto Shape nếu hình được chọn là một Auto Shape (Hình 8). (Nếu là một Picture hay một Object ta có lệnh tương ứng là Format→Picture hay Format→ Object) Hình 7 Chọn Layout → In line with text→OK (Hình 8) Hình 8 Các hình có kích thước khá lớn, với thuộc tính “In line with text” sẽ chiếm phần không gian đáng kể trong trang giấy sau khi xáo đề; vì vậy, cần chọn lại thuộc tính Square hoặc Tight sau khi xáo đề để tiết kiệm giấy (Hình 8). 5. Trước khi xáo đề, hãy thực hiện lệnh “HOAN THIEN DE GOC” (Hình 9) rồi lưu đề gốc. Hình 9 Việc xáo trộn hoàn toàn đơn giản, thực hiện theo các hướng dẫn trong cac menu: ”TAO DE KHONG XAO CAU” và “XAO DE NGAU NHIEN” (Hình 10) Hình 10 Với các đề không có các phương án trả lời cố định, tỉ lệ các đáp án phân bố trong mỗi chọn lựa A, B, C, D xấp xỉ 25%. Riêng với các đề kiểm tra với số câu hỏi là 30 thường được thực hiện, để thuận lợi trong khâu chấm bài, PCTest cung cấp hai dạng bảng bài làm: * Dạng 1(Hình 11): Hình 11 Dạng 1 được tạo với đề có kiểu “TRINH BAY BINH THUONG” hoặc “TIET KIEM GIAY” * Dạng 2 (Hình 12): Hình 12 Dạng 2 được tạo với đề có kiểu “TRINH BAY HAI COT”. Khi muốn bảng bài làm có dạng 1 trong đề “TRINH BAY HAI COT” hoặc ngược lại ta tạo các đề với đồng thời hai dạng bảng bài làm như trên rồi copy bảng bài làm cần dùng dán vào đề được chọn lựa để làm bài kiểm tra. III. Những vấn đề phát sinh khi đang thực thi việc xáo đề: 1. Khi muốn dừng ngay một lệnh đang được thực thi, hãy ấn tổ hợp phím Ctrl-Break. 2. Khi thực thi việc xáo đề, nếu các bảng trình bày mất trật tự và phát sinh lỗi (Hình 15), hãy Log off lại máy và thực hiện lại việc xáo đề (Hình 13): Hình 13 Hình 14. Chương trình thực hiện bình thường, các ô được trình bày với kích thước bằng nhau Hình 15. Các ô có kích thước khác nhau khi phát sinh lỗi. 3. Nên để màn hình hiển thị từ 75% văn bảng trở lên, nếu không có thể gặp trục trặc trong quá trình xáo. 4. Như đã nói, sau khi xáo, nếu thấy đáp án của một câu không được hiển thị, hãy cập nhật lại đáp án của câu đó. Nếu các câu trong một khối nào đó không còn nằm trong khối, hãy cập nhật lại khối đó. 5. Để PCTest hoạt động ổn định, tức là MS-Word hoạt động ổn định, hãy sử dụng phần mềm Deep Freeze để đóng băng phân vùng ổ cứng có Hệ điều hành (phân vùng có cài MS-Office). IV. Xử lý một đề đã có sẵn: Với một đề đã có sẵn, để chuyển thành dạng bảng xử lý trong PCTest, cách dễ dàng và an toàn nhất là Chép (Copy) từng phần và Dán (Paste) vào từng ô tương ứng trong một mẫu PCTest đã tạo sẵn. Và một nhược điểm tất nhiên là: cách này lâu, không phù hợp với việc xử lý một đề có nhiều câu. Do mỗi đề được soạn với những quy ước và định dạng khác nhau, thậm chí trong một đề các dấu hiệu nhận dạng cũng không thống nhất nên để chuyển về dạng bảng PCTest quản lý được ta cần áp dụng một số thủ thuật sau: 1. Giả sử dạng ban đầu của đề là: Ta chuyển thành dạng sau: 3. Đánh dấu chọn toàn bộ các câu hỏi trên: 4. Chọn lệnh Table→Convert→Text to table trên thanh Menu. Trong hộp thoại dưới đây chọn Separate text at Paragraph (chọn Nút Paragraph) rồi kích chuột chọn OK. Ta được Bảng sau: 5. Chú ý rằng, mỗi câu gồm 5 ô, 1 ô dùng chứa giả thiết và yêu cầu của câu, 4 ô còn lại chứa 4 phương án trả lời. Giả thiết chung cho một khối cũng nằm trong 1ô. Nếu các ý tương ứng chứa trong nhiều hơn 1 ô, ta phải hòa trộn các ô này thành một bằng lệnh Table→Merge Cells. Trong bảng trên, giả thiết dùng chung cho hai câu cuối nằm trên hai ô, ta chọn hai ô này như sau: và thực hiện việc hòa trộn, ta được bảng mới với hai ô đã trộn: Đặt dấu nháy vào trong bảng thu được; thực hiện lệnh Table→Select→Table để đánh dấu chọn toàn bộ bảng. Thực hiện lệnh Edit→Copy. Ta đã Copy bảng chứa các câu hỏi vào bộ nhớ đệm. Trong cửa sổ soạn thảo của PCTest, ta dán phần đã Copy vào bảng soạn thảo và được bảng sau: Những đề mục thừa như Câu 1. A) B] C, Bài 2: A/ cần được xóa. PCTest nhận biết phần cần xóa bằng cách xóa lần lượt từ trái sang đến một trong các dấu . ) ] , : / - } đầu tiên mà chương trình nhận biết. Cách an toàn để xóa các đề mục này là chọn tất cả các ô trong bảng thỏa mãn dấu hiệu nhận biết trên rồi thực hiện lệnh TUY BIEN TREN DE GOC→XOA DE MUC CU→XOA VUNG CHON TRUOC. Trong trường hợp chọn nhầm, PCTest cũng có cảnh báo để nhắc nhở người sử dụng. Tuy nhiên, với trường hợp nhầm lẫn như sau: thì PCTest không nhận biết được vẫn thực hiện lệnh xóa đề mục cũ và cho ra kết quả như sau: Vậy cần thận trọng!!! Sau khi xóa các đề mục cũ xong, ta xóa nốt các dòng còn rỗng trong bảng soạn thảo và thu được bảng: . Tác động lệnh CHON DAU KHOI lên dòng đầu của tất cả các khối có trong bảng, thực hiện lệnh HOAN THIEN DE GOC, rồi tác động lệnh TAO CUOI KHOI lên câu cuối trong mỗi khối. Với ví dụ trên ta được đề như sau: V. Xử lý đề trong CD Trắc nghiệm báo Tuổi trẻ: Để in một đề từ CD Trắc nghiệm báo Tuổi Trẻ ta Copy đề bài từ phần mềm bằng cách bấm tổ hợp phím Ctrl-A để chọn toàn bộ đề rồi bấm tổ hợp phím Ctrl-C để copy đề Mở file Word chứa PCTest, bấm tổ hợp phím Ctrl-V để dán đề vào. Chọn lệnh “BIEN TAP DE TUOI TRE”. Sau khi lệnh này thực hiện xong, ta tiếp tục xử lý bản chứa các câu hỏi như hướng dẫn trong phần IV. Mọi vấn đề cần trao đổi, xin liên hệ với tác giả PCTest qua: Phan Công Thành Di động: 0976 922 758 Email: pcthanh77@gmail.com