Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý thông tin giáo dục tiểu học

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THÔNG TIN GDTH A. Thiết lập môi trường (chỉ dùng khi sử dụng Office 97-2003): Tool -> Macro -> Security Chọn: Medium -> OK B. Khi mở file. 1. Đối với Office 2007: - Sau khi mở file Chọn Options - Sau đó chọn Enable this content và ấn OK 2. Đối với Office 97-2003: - Sau khi mở file chọn Enable Macros I. Đối với cấp Trường - Sử dụng file: DauNam-T.xls (file DauNam-T.xls này và file Data.xls bắt buộc phải để trong cùng một thư mục) - Sau đó nhập các thông tin cần thiết vào các ô màu trắng của các sheet T-L-HS, DTr và NS (chỉ có thể nhập vào các ô này). - Phần các điểm trường, dòng đầu tiên nhập thông tin về Điểm trường chính, các dòng sau nhập thông tin về các Điểm trường lẻ (nếu có). - Gửi file đã nhập số liệu về phòng GDĐT (nên đổi tên file sao cho tên file phản ánh với tên trường) II. Đối với cấp Phòng, Sở - Nhận file số liệu của cấp dưới tương ứng, để các file này trong cùng một thư mục Chú ý: Các file số liệu này bắt buộc phải để trong cùng một thư mục, thư mục này chỉ chứa các file số liệu cấp dưới tương ứng mà không chứa bất kỳ file nào khác. - Sử dụng tương ứng các file: DauNam -P.xls (Phòng), DauNam -S.xls (Sở) để cập nhật số liệu cho các cấp Phòng, Sở. 1. Cập nhật số liệu - Bấm nút Cập nhật số liệu. để cập nhật số liệu. - Lựa chọn Thư mục chứa các file số liệu của cấp dưới tương ứng. - Bấm OK. 2. Tạo báo cáo: - Bấm nút Tạo báo cáo. để tạo báo cáo. - Đánh dấu tích vào các ô báo cáo cần tạo - Bấm nút Tạo báo cáo - Hệ thống sẽ tạo ra một file excel với các sheet chứa các thông tin về các lĩnh vực GDTH, người dùng có thể sửa các file này tùy theo nhu cầu. IV. Thêm trường (chưa có trong hệ thống) - Xác định: địa chỉ của trường (Tỉnh, mã tỉnh; huyện, mã huyện; xã, mã xã) HƯỚNG DẪN NHẬP SỐ LIỆU ĐẦU NĂM I. Sheet Tr-L-HS (Trường - lớp – học sinh) Form nhập liệu là một file Excel để nhập 3 nhóm thông tin: - Thông tin định dạng trường - Thông tin về cơ sở hạ tầng - Thông tin về lớp - học sinh 1. Nhập năm học: Ô M1 2. Nhập thông tin đinh dạng trường Gồm các ô từ : B5, B6, B7, B8, B9, B10, B11, B12 và M11, M12. 2.1 Các ô: B5 đến B12 nhập bằng danh sách: - Đặt con trỏ vào ô cần nhập dữ liệu. - Mở hộp danh sách, chọn giá trị cần nhập từ danh sách. - Ô B11: Nếu trường tham gia Chương trình SEQAP, nhập các phương án T30, T33, T35 tương ứng. Nếu không thì xóa trắng. - Ô B12: Nếu trường đạt Chuẩn quốc gia mức độ 1 nhập : MĐ1 Nếu trường đạt Chuẩn quốc gia mức độ 2 nhập : MĐ2 Nếu trường đạt mức chất lượng tối thiểu nhập : MCLTT Nếu không đạt các mức trên thì xóa trắng. 2.2 Các ô M11 và M12 nhập giá trị số: - Nhập giá trị "1" nếu đúng, nhập giá trị "0" nếu sai. 3. Nhập thông tin cơ sở hạ tầng: Gồm các ô: F5 đến F12; G5 đến G12; I5 đến I12; J5 đến J12 và M5 đến M10. - Các Ô: F5 đến F8 nhập số lượng phòng học (phòng học thông thường) theo cấp xây dựng quy định tại Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 về quản lý chất lượng công trình xây dựng. Nhà làm bằng tranh, tre, nứa lá quy ước là dưới cấp 4 - Các Ô: F9 đến F12 nhập số lượng phòng học Tin học (có dàn máy vi tính để học Tin học), Ngoại ngữ (LAP), Giáo dục nghệ thuật, Phòng đa năng. - Các Ô: G5 đến G12 nhập tổng diện tích (m2) của số phòng tương ứng với các ô F5 đến F12. - Các Ô: J5 đến J12 nhập số lượng các phòng Ban giám hiệu (HT, PHT), Hội đồng (phòng họp GV), Thư viện, Hoạt động đội, Y tế, Thiết bị dạy học, Hỗ trợ khuyết tật, Thường trực bảo vệ. - Các Ô: I5 đến I12 nhập tổng diện tích (m2) các phòng tương ứng với các ô J5 đến J12 - Ô: M5 nhập tổng diện tích (m2) nhà trường được cấp - Ô: M6 nhập tổng diện tích (m2) nhà trường phải thuê (mượn) - Ô: M7 - M8 nhập số lượng, diện tích (m2) sân chơi - Ô; M9 - M10 nhập số lượng, diện tích (m2) bãi tập 4. Nhập thông tin Lớp - học sinh - Các Ô: E17, G17, I17, K17, M17 nhập số học sinh nữ của từng khối lớp tương ứng. - Các Ô: D18 đến D20, F18 đến F20, H18 đến H20, J18 đến J20, L18 đến L20 nhập số lớp đơn (không kể số lớp ghép) của từng loại thời lượng học tập (buổi/tuần) theo khối lớp. - Các Ô: E18, đến E20; G18 đến G20; I18 đến I20; K18 đến K20; M18 đếm M20 nhập số học sinh (không phân biệt học sinh thuộc lớp đơn hay lớp ghép, kể cả số HSKT học hòa nhập) của từng loại thời lượng học tập (buổi/tuần) theo khối lớp. - Các Ô: E22 đến E28, G22 đến G28, I22 đến I28, K22 đến K28, M22 đến M28 nhập số học sinh theo độ tuổi của từng khối lớp. - Các Ô: E29, G29, I29, K29, M29 nhập số học sinh dân tộc thiểu số theo khối lớp. - Các Ô: E30, G30, I30, K30, M30 nhập số học sinh nữ dân tộc thiểu số theo khối lớp. - Các Ô: E32, G32, I32, K32, M32 nhập số học sinh khuyết tật học hòa nhập theo khối lớp. - Các Ô: E33, G33, I33, K33, M33 nhập số học sinh khuyết tật học chuyên biệt theo khối lớp. - Các Ô: D35 đến D41, F35 đến F41, H35 đến H41, J35 đến J41, L35 đến L41 nhập số lớp của từng môn và loại hình học ngoại ngữ theo khối lớp. - Các Ô: E35 đến E41, G35 đến G41, I35 đến I41, K35 đến K41, M35 đến M41 nhập số học sinh của từng môn và loại hình học ngoại ngữ theo khối lớp. - Các Ô: D42, F42, H42, J42, L42 nhập số lớp học Tin học theo khối lớp. - Các Ô: E42, G42, I42, K42, M42 nhập số học sinh học Tin học theo khối lớp. - Các Ô: D45, F45, H45, J45, L45 nhập số lớp bán trú theo khối lớp. - Các Ô: E45, G45, I45, K45, M45 nhập số học sinh bán trú theo khối lớp - Các Ô: D46, F46, H46, J46, L46 nhập số lớp có học sinh khuyết tật học hòa nhập theo khối lớp. Chú ý: Sau khi nhập xong số liệu nếu thấy có báo "Lỗi" thì phải kiểm tra, nhập lại số liệu cho đúng với thực tế. II. Sheet NS ( Nhân Sự) Form nhập liệu là một file Excel để nhập 4 nhóm thông tin: - Thông tin về Cán bộ quản lý và Chuyên trách đội - Thông tin về giáo viên - Thông tin về giáo viên theo chuyên môn theo đào tạo - Thông tin về nhân viên 1. Nhập thông tin Cán bộ quản lý và C. Trách đội Gồm các ô: E5 đến E7; F5 đến F7; G5 đến G7; H5 đến H7; I5 đến I7; J7; K5 đến K7; L5 đến L7. - Các Ô: E5 đến E7 nhập số CBQL và C.Trách đội có trình độ trên Đại học - Các Ô: F5 đến F7 nhập số CBQL và C.Trách đội có trình độ Đại học - Các Ô: G5 đến G7 nhập số CBQL và C.Trách đội có trình độ Cao Đẳng - Các Ô: H5 đến H7 nhập số CBQL và C.Trách đội có trình độ TH 12 + 2 - Các Ô: I5 đến I7 nhập số CBQL và C.Trách đội có trình độ TH 9 + 3 - Các Ô: J5 đến J7 nhập số CBQL và C.Trách đội có trình độ dưới THSP - Các Ô: K5 đến K7 nhập số CBQL và C.Trách đội trong Biên chế - Các Ô: L5 đến L7 nhập số CBQL và C.Trách đội là Hợp đồng 2. Nhập thông tin Giáo viên nữ và giáo viên người đân tộc Gồm các ô: E9 đến E11; F9 đến F11; G9 đến G11; H9 đến H11; I9 đến I1; J9 đến J11; K9 đến K11; L9 đến L11; M9 đến M11. - Các Ô: E9 đến E11 nhập số GV nữ, GV người dân tộc và GV nữ người dân tộc trình độ trên ĐH - Các Ô: F9 đến F11 nhập số GV nữ, GV người dân tộc và GV nữ người dân tộc trình độ ĐH - Các Ô: G9 đến G11 nhập số GV nữ, GV người dân tộc và GV nữ người dân tộc trình độ TH 12 + 2 - Các Ô: H9 đến H11 nhập số GV nữ, GV người dân tộc và GV nữ người dân tộc trình độ TH 12 + 2 - Các Ô: I9 đến I11 nhập số GV nữ, GV người dân tộc và GV nữ người dân tộc trình độ TH 9 + 3 - Các Ô: J9 đến J11 nhập số GV nữ, GV người dân tộc và GV nữ người dân tộc trình độ dưới THSP - Các Ô: K9 đến K11 nhập số GV nữ, GV người dân tộc và GV nữ người dân tộc Biên chế - Các Ô: L9 đến L11 nhập số GV nữ, GV người dân tộc và GV nữ người dân tộc thuộc Hợp đồng - Các Ô: M9 đến M11 nhập số GV nữ, GV người dân tộc và GV nữ người dân tộc thuộc GV Thỉnh giảng 3. Nhập thông tin Giáo viên theo chuyên môn Gồm các ô: E13 đến E20; F13 đến F2; G13 đến G20; H13 đến H20; I13 đến I20; J13 đến J20; K13 đến K20; L13 đến L20; M13 đến M20. - Các Ô: E13 đến E20 nhập GV theo loại hình trình đào tạo và có trình độ trên ĐH - Các Ô: F13 đến F20 nhập GV theo loại hình trình đào tạo và có trình độ ĐH - Các Ô: G13 đến G20 nhập GV theo loại hình trình đào tạo và có trình độ Cao Đẳng - Các Ô: H13 đến H20 nhập GV theo loại hình trình đào tạo và có trình độTH 12 + 2 - Các Ô: I13 đến I20 nhập GV theo loại hình trình đào tạo và có trình độ TH 9 + 3 - Các Ô: J13 đến J20 nhập GV theo loại hình trình đào tạo và có trình độ dưới THSP - Các Ô: K13 đến K20 nhập GV theo loại hình trình đào tạo và trong biên chế - Các Ô: L13 đến L20 nhập GV theo loại hình trình đào tạo và đang dạy Hợp đồng có đóng bảo hiểm tại trường - Các Ô M13 đến M20 nhập GV theo loại hình trình đào tạo và đang dạy Thỉnh giảng (hợp đồng không đóng bảo hiểm) tại trường. 4. Nhập thông tin về nhân viên Gồm các ô: E22 đến E27; F22 đến F27; G22 đến G27; H13 đến H20; I22 đến I27; J22 đến J27; K13 đến K20; L22 đến L27; M22 đến M27. - Các Ô: E22 đến E27 nhập nhân viên trình độ trên ĐH - Các Ô: F22 đến F27 nhập nhân viên trình độ ĐH - Các Ô: G22 đến G27 nhập nhân viên trình độ Cao Đẳng - Các Ô: H13 đến H20 nhập nhân viên trình độ TH 12 + 2 - Các Ô: I22 đến I27 nhập nhân viên trình độ TH 9 + 3 - Các Ô: J22 đến J27 nhập nhân viên trình độ dưới TH - Các Ô: K13 đến K20 nhập nhân viên trong biên chế - Các Ô: L22 đến L27 nhập nhân viên làm Hợp đồng - Các Ô: M22 đến M27 Không nhập số liệu tại đây Chú ý: - Nhập số GV theo trình độ đào tạo phải bằng bằng số GV chia theo chế độ lao động. - C.Trách đội không nhập vào phần giáo viên. - Giáo viên làm công tác kiêm nhiệm như TV, TB hoặc chuyên trách TV, TB nhưng hưởng mã ngạch giáo viên thì nhập vào mục giáo viên tiểu học. III. Sheet DTr (Điểm trường) Form nhập liệu là một file Excel để nhập 3 nhóm thông tin: - Thông tin về số điểm trường, mã điểm trường - Thông tin về cơ sở vật chất - Thông tin về lớp học và học sinh thuộc điểm trường 1. Nhập thông tin điểm trường và mã điểm trường - Ô: B5 nhập tên điểm trường chính - Các Ô: B6 đến B34 nhập thứ tự tên các điểm trường (chú ý không cách dòng) 2. Nhập thông tin về cơ sở vật chất 2.1 Nhập thông tin phòng học - Các Ô: D5 đến Dn nhập số phòng học trên cấp 4 theo từng điểm trường - Các Ô: E5 đến En nhập số phòng học cấp 4 theo từng điểm trường - Các Ô: F5 đến Fn nhập số phòng học dưới cấp 4 theo từng điểm trường - Các Ô: G5 đến Gn nhập số phòng học mượn theo từng điểm trường 2.2 Nhập thông tin Nhà đa năng, Nhà vệ sinh - Các Ô: H5 đến Hn nhập số lượng Nhà đa năng (nếu có) theo điểm trường - Các Ô: I5 đến In nhập tổng diện tích Nhà đa năng theo điểm trường - Các Ô: J5 đến Jn nhập số lượng Nhà vệ sinh (đảm bảo vệ sinh) theo điểm trường - Các Ô: K5 đến Kn nhập tổng diện tích Nhà vệ sinh theo từng điểm trường 3. Nhập thông tin lớp học và học sinh 3.1 Nhập thông tin của khối 1 - Các Ô: L5 đến Ln nhập tổng số lớp 1 đơn theo từng điểm trường - Các Ô: M5 đến Mn nhập tổng số học sinh lớp 1 đơn theo từng điểm trường 3.2 Nhập thông tin của khối 2 - Gồm các Ô: N5 đến Nn; O5 đến On nhập tương tự khối 1 3.3 Nhập thông tin của khối 3 - Gồm các Ô: P5 đến Pn; Q5 đến Qn nhập tương tự khối 1 3.4 Nhập thông tin của khối 4 - Gồm các Ô: R5 đến Rn; S5 đến Sn nhập tương tự khối 1 3.5 Nhập thông tin của khối 5 - Gồm các Ô: T5 đến Tn; U5 đến Un nhập tương tự khối 1 4. Nhập thông tin lớp ghép và học sinh học lớp ghép 4.Lớp ghép - Gồm các Ô: V5 đến Vn nhập tổng số lớp ghép theo từng điểm trường 4.2 Học sinh học lớp ghép - Gồm các Ô: W5 đến Wn nhập tổng số học sinh lớp 1 của lớp ghép theo từng điểm trường - Gồm các Ô: X5 đến Xn nhập tổng số học sinh lớp 2 của lớp ghép theo từng điểm trường - Gồm các Ô: Y5 đến Yn nhập tổng số học sinh lớp 3 của lớp ghép theo từng điểm trường - Gồm các Ô: Z5 đến Zn nhập tổng số học sinh lớp 4 của lớp ghép theo từng điểm trường - Gồm các Ô: AA5 đến AAn nhập tổng số học sinh lớp 5 của lớp ghép theo từng điểm trường HƯỚNG DẪN NHẬP SỐ LIỆU CHẤT LƯỢNG CUỐI KỲ Sheet CL: Form nhập liệu là một file Excel để nhập thông tin về học tập và rèn luyện của học sinh. 1. Nhập thông tin chung - Các Ô: B3 đến B6 tương tự nhập thông tin định dạng trường của báo cáo đầu năm - Các Ô; G3 đến G5 Mã đã được mặc định - Các Ô: L3 đến L5 nhập bằng Chọn - Các Ô: V3; V4 nhập bằng Chọn - Các Ô: W4 ; W5 có nhập số 1 không nhập số 0 2. Thông tin về xếp loại Hạnh kiểm 2.1. Lớp 1 - Các Ô: D12 đến D13 nhập số HS lớp 1 thực hiện đầy đủ và chưa thực hiện đầy đủ - Các Ô: F12 đến F13 nhập số HS dân tộc học lớp 1 thực hiện đầy đủ và chưa thực hiện đầy đủ 2.2. Lớp 2, Lớp 3, Lớp , Lớp 5: Nhập tương tự của lớp 1 3. Nhập thông tin về học lực 3.1. Tiếng Việt 3.1.1. Lớp 1 - Các Ô: D16 đến D19 nhập số HS học lớp 1 theo thứ tự Giỏi, Khá, TB, Yếu - Các Ô: F16 đến F19 nhập số HS dân tộc học lớp 1 theo thứ tự Giỏi, Khá, TB, Yếu 3.1.2. Lớp 2, Lớp 3, Lớp 4, Lớp 5: nhập tương tự của lớp 1 3.2. Nhập thông tin về chất lượng môn khoa học và môn Lịch sử & Địa lí: Tương tự môn Tiếng Việt nhưng không nhập với Lớp 1, Lớp 2, Lớp 3 3.3. Nhập thông tin về chất lượng môn Tự nhiên xã hội: Nhập tương tự môn Tiếng Việt nhưng không nhập đối với lớp 4, lớp 5. 4. Các thông tin còn lại: Nhập tương tự môn Tiếng Việt