Nghệ thuật lãnh đạo - Buổi 1: Vai trò và chức năng của nhà quản lý

B UOÅI 1: VAI TROØ VAØ CHÖÙC NAÊNG CUÛA NHAØ QUAÛN LYÙ Phaàn 1 Xaùc ñònh vai troø vaø söù maïng cuûa nhaø quaûn lyù Moät nhaø quaûn lyù laø moät ngöôøi laõnh ñaïo cuõng ñoàng thôøi laø moät ngöôøi ñieàu haønh moät taäp theå, bieát döï kieán, laäp keá hoaïch, toå chöùc, ñieàu ñoäng vaø kieåm tra keát quaû, nhaèm muïc ñích laøm cho taäp theå ñaït ñöôïc hieäu quaû cao nhaát. Trong soá ba chöùc naêng chính cuûa quaûn lyù - hoaïch ñònh, ñieàu haønh vaø kieåm tra - khoâng moät chöùc naêng naøo quan troïng hôn ñoái vôùi söï thaønh coâng cuûa doanh nghieäp nhö laø chöùc naêng ñieàu haønh vaø laõnh ñaïo con ngöôøi. Ba khía caïnh cuûa nhaø quaûn lyù Trong laõnh vöïc ngheà nghieäp, moät nhaø quaûn lyù thöôøng coù nhieàu laõnh vöïc hoaït ñoäng. Vaø cuõng gioáng nhö treân saân khaáu cuûa nhaø haùt kòch, nhaø quaûn lyù laïi tuaàn töï “ñoùng” nhieàu vai troø khaùc nhau. Ba vai troø chính trong soá ñoù laø : “Nhaø Chuyeân moân”, “Nhaø Ñieàu ñoäng” vaø “Nhaø chieán löôïc”. Nhaø Chuyeân moân (T : Technicien) Laø ngöôøi coù hieäu quaû nhaát trong laõnh vöïc saûn xuaát. Nhaø quaûn lyù coù khuynh höôùng “Chuyeân moân” laøm vieäc cuõng ñaït hieäu quaû nhö laø moät thaønh vieân khaùc trong taäp theå cuûa mình (thöïc hieän caùc nghieäp vuï kyõ thuaät, phaùc thaûo keá hoaïch hoaëc ghi buùt toaùn, ....), hay nhö moät ngöôøi chuyeân cung caáp dòch vuï beân ngoaøi (tieán haønh moät cuoäc ñieàu tra thaêm doø, laäp baûng toång keát taøi saûn cuoái kyø, ...). Ruûi ro coù theå gaëp : > : nhaø laõnh ñaïo trôû thaønh ngöôøi bò > bôûi nhöõng vaán ñeà chuyeân moân kyõ thuaät maø queân ñi söù maïng > cuûa mình. Ñoù laø tröôøng hôïp cuûa nhöõng huaán luyeän vieân coøn coá gaéng reøn luyeän ñeå naâng cao thaønh tích cuûa baûn thaân mình, ... Ngöôøi > : nhaø laõnh ñaïo trôû thaønh >. OÂng ta khoâng coù, hoaëc khoâng coøn tænh taùo ñeå xem xeùt laïi nhöõng söù maïng cuûa mình. OÂng ta ñaõ trôû thaønh moät >, töùc laø ngöôøi coù theå thay theá nhaân vieân keá toaùn, hoaëc thôï söûa ñieän, ... Nhaø Ñieàu ñoäng (A : Animateur) Laø ngöôøi laøm vieäc coù hieäu quaû nhôø vaøo caùc moái quan heä : giao tieáp vôùi ngöôøi chung quanh, khaû naêng thuyeát phuïc, laéng nghe, ... Nhaø quaûn lyù coù khuynh höôùng > toå chöùc vaø ñieàu phoái, > cho caùc coâng vieäc trong taäp theå cuûa mình, vaø > caùc thaønh vieân vôùi nhau. Ruûi ro coù theå gaëp : Ngöôøi > : nhaø quaûn lyù coù khuynh höôùng öu tieân löu yù ñeán caùc > tinh thaàn vaø vaät chaát cuûa moïi thaønh vieân ñeå chieám ñöôïc caûm tình cuûa hoï, ... > : nhaø quaûn lyù >. OÂng boû ra quaù nhieàu thôøi gian ñeå laéng nghe nhöõng phaøn naøn veà ngheà nghieäp vaø thaäm chí khoâng lieân quan ñeán ngheà nghieäp cuûa caùc nhaân vieân maø khoâng laøm cho hoï trôû neân coù traùch nhieäm vôùi coâng vieäc. Nhaø Chieán löôïc (S : Strateøge) Laø ngöôøi laøm vieäc coù hieäu quaû thôø vaøo khaû naêng döï ñoaùn töông lai vaø laøm chuû ñöôïc caùc tình huoáng döïa vaøo vieäc nhaän thöùc ñöôïc caùc cô hoäi vaø ruûi ro. Nhaø quaûn lyù coù khuynh höôùng > coù moái quan taâm haøng ñaàu laø söï phaùt trieån cuûa toaøn boä heä thoáng. Ruûi ro coù theå gaëp : > : nhaø quaûn lyù coù khuynh höôùng luoân luoân tìm hieåu veà moâi tröôøng caïnh tranh cuûa doanh nghieäp baèng caùch tieán haønh haøng loaït nghieân cöùu thò tröôøng, thaêm doø veà hình aûnh cuûa coâng ty, ... maø khoâng quan taâm maáy ñeán chöông trình haønh ñoäng. Thí duï nhö tröôøng hôïp cuûa vaän ñoäng vieân ñieàn kinh coù hieåu bieát saâu roäng veà cô theå con ngöôøi, veà sinh hoïc, ... nhöng chæ coù raát ít cô hoäi ñeå taäp chaïy. > : nhaø quaûn lyù ñaõ xaùc ñònh caùc truïc phaùt trieån chính, caùc >, caùc chöông trình haønh ñoäng ñaày tham voïng. Tröôøng hôïp naøy > coù theo noåi hay khoâng ? Minh hoïa baèng moät haønh trình thaêng tieán trong ngheà nghieäp Giai ñoaïn 1 Moät khoái löôïng “toàn kho” kieán thöùc thöôøng cho pheùp moät ngöôøi coù vaên baèng ñöôïc tuyeån duïng vaøo moät coâng vieäc chuyeân moân kyõ thuaät nhö laø chuyeân vieân keá toaùn, kyõ thuaät ñoà hoïa hay thaäm chí laø moät coâng vieäc thaáp hôn. Nhaân vaät cuûa chuùng ta laø moät nhaø saûn xuaát chuyeân nghieäp. Trong laõnh vöïc giao tieáp, ngöôøi ta chæ ñoøi hoûi anh ta chaáp haønh nhöõng nguyeân taéc sinh hoaït taäp theå vaø noäi qui cuûa cô quan. Anh ta khoâng “coù kí loâ” naøo trong vieäc hoaïch ñònh chieán löôïc ñònh höôùng lôùn cuûa cô quan mình. Ñoù laø moät nhaø chuyeân moân treû coù ích cho caùc hoaït ñoäng chuyeân moân cuûa coâng ty. T S A Giai ñoaïn 2 Vaøi naêm sau, sau khi ñaõ töï khaúng ñònh öuønh baèng möùc ñoä thaønh taïo chuyeân moân kyõ thuaät, ngöôøi ta coù theå ñoøi hoûi ôû nhaân vaät naøy ñieàu haønh moät nhoùm goàm vaøi nhaân vieân : anh ta trôû thaønh moät tröôûng nhoùm. Giôø ñaây anh ñaõ coù theâm moät soá kyõ naêng thöïc tieãn ñaõ ñöôïc caäp nhaät hoùa so vôùi nhöõng kieán thöùc maø anh ñaõ thu thaäp ñöôïc trong thôøi gian ñöôïc ñaøo taïo taïi tröôøng lôùp. Trong laõnh vöïc giao teá, daàn daàn anh ñaõ coù ñöôïc moät maïng löôùi caùc moái quan heä. Khaû naêng phaân tích chieán löôïc cuõng phaùt trieån taêng theâm moät ít. Anh ta coù theå keát noái hoaït ñoäng cuûa mình vôùi toång theå hoaït ñoäng cuûa coâng ty. T A S Giai ñoaïn 3 Vaøo giai ñoaïn naøy thì nhaân vaät cuûa chuùng ta seõ phaûi thay ñoåi moät caùch maïnh meõ haønh vi öùng xöû cuûa mình. Thaät vaäy, vì baây giôø anh ta phaûi trôû thaønh >, coù nghóa laø phaûi quaûn lyù raát nhieàu ngöôøi trong caùc cuoäc hoïp khaùc nhau. Töø ñaây veà sau, khía caïnh chuyeân moân hay haønh chaùnh seõ khoâng coøn ñöôïc ñaët troïng taâm haøng ñaàu nöõa, buø laïi laø khía caïnh ñieàu ñoäng nhaân vieân seõ ñöôïc öu tieân tröôùc nhaát. Nhaø Ñieàu ñoäng quan taâm ñeán khaû naêng cuûa caùc coäng söï vieân trong coâng vieäc chung. Anh seõ coù noåi lo laéng trieàn mieân laø laøm theá naøo ñeå giöõ ñöôïc baàu khoâng khí laøm vieäc thoaûi maùi ñeå gom laïi ñöôïc nhöõng keát quaû toát ñeïp. Phaàn lôùn nhöõng ngöôøi ôû ñòa vò Nhaø Ñieàu ñoäng neáu khoâng ñöôïc huaán luyeän hay ñaøo taïo cho vò trí naøy seõ gaëp nhöõng khoù khaên ñeå thích öùng vôùi tình hình. Vì vaäy maø ngay khi ôû vò trí > hay > moät soá ngöôøi vaãn coøn haønh ñoäng nhö thôøi mình vaãn coøn laø tröôûng nhoùm ... ÔÛ ñòa vò Nhaø Ñieàu ñoäng, ta phaûi laøm khaùc hôn. Coù nghóa khoâng phaûi laø töï mình thöïc hieän nöõa, maø laø ÑIEÀU ÑOÄNG NGÖÔØI KHAÙC THÖÏC HIEÄN. T A S Giai ñoaïn 4 Neáu nhaân vaät cuûa chuùng ta ñeán ñöôïc giai ñoaïn naøy, anh ta ñaõ giöõ vai troø cuûa moät ngöôøi laõnh ñaïo vaø coù nghóa anh ta ñaõ trôû thaønh Ngöôøi Quyeát ñònh. Nhaø Chieán löôïc seõ laø vai troø noåi coäm nhaát cuûa anh ta. Nhaø quaûn lyù caàn phaùt trieån khía caïnh > cuûa mình, sao cho coù theå chuyeån ñi nhöõng thoâng ñieäp cuûa mình moät caùch coù hieäu quaû nhaát. ÔÛ khía caïnh >, ñöông nhieân anh seõ khoâng theå coøn ôû möùc ñoä > ñöôïc nöõa. Nhöng anh ta cuõng caàn coù nhöõng khaùi nieäm caäp nhaät, naém ñöôïc nhöõng böôùc tieán trieån cuûa kyõ thuaät trong lónh vöïc chuyeân moân cuûa mình. Moät söï nhaän thöùc ñuùng ñaén vaø moät möùc ñoä hieåu bieát veà thoâng chuyeån bieán naøy tröôùc heát laø döïa treân cô sôû nhöõng kinh nghieäm kyõ thuaät hoaëc naém baét thoâng tin toát veà lónh vöïc maø mình chòu traùch nhieäm (chaúng haïn nhö söùc khoûe hoaëc giaùo duïc hoaëc phaùp luaät). Do ñoù nhaø quaûn lyù neân coù kieán thöùc saâu roäng veà nhöõng ngaønh ngheà cuûa doanh nghieäp mình, nhöng khoâng caàn thieát phaûi laø moät chuyeân gia. S T A Baây giôø haõy bieán nhöõng kieán thöùc cuûa baïn thaønh haønh ñoäng. Baïn haõy söû duïng nhöõng sô ñoà sau ñaây ñeå xem laïi caùch maø baïn toå chöùc phaân chia traùch nhieäm cuûa mình. Vieäc phaân chia nhieäm vuï cuûa baïn ñöôïc thöïc hieän ra sao ? Caùch phaân chia nhieâm vuï hieän nay cuûa baïn Höôùng daãn Haõy chæ roõ nhöõng laõnh vöïc lieân quan ñeán nhieäm vuï cuûa baïn (thí duï : tö vaán kyõ thuaät, quaûn lyù haønh chaùnh, ñieàu haønh moät taäp theå, ...) vaø xaùc ñònh theo phaàn traêm thôøi gian maø trung bình baïn daønh cho nhöõng laõnh vöïc naøy trong moät tuaàn. Nhieäm vuï cuûa toâi Caùch phaân chiamaø baïn mong muoán thöïc hieän Höôùng daãn Haõy söû duïng laïi danh saùch nhöõng laõnh vöïc thuoäc nhieäm vuï cuûa baïn. Haõy öôùc löôïng thôøi gian trung bình (theo phaàn traêm) maø baïn muoán daønh cho moãi laõnh vöïc. Baïn seõ nhaän thaáy coù moät soá coâng vieäc toán quaù nhieàu thôøi gian, moät soá khaùc chöa ñöôïc quan taâm ñeán trong lòch trình laøm vieäc hieän nay cuûa baïn. Haõy laøm roõ coâng vieäc cuûa baïn Toâi seõ chænh ñoán laïi moät soá caùc coâng vieäc hieän taïi cuûa mình. Tröôùc tieân toâi seõ leân danh saùch taát caû caùc coâng vieäc cuûa mình. Hoaït ñoäng Nhöõng nguyeân nhaân chính Hoaït ñoäng phaûi laøm Trong lòch laøm vieäc cuûa mình, coù moât soá coâng vieäc maø toâi khoâng coù thôøi gian ñeå laøm Toâi seõ suy tính ñeán ñieàu maø toâi khoâng laøm vaø ñieàu maø toâi neân laøm Hoaït ñoäng Nhöõng nguyeân nhaân chính Hoaït ñoäng phaûi laøm Trong soá taát caû caùc coâng vieäc toâi chæ löïa choïn moät soá thoâi. Nhöõng vieäâc maø toâi ñaõ laøm vaø nhöõng vieäc maø toâi phaûi laøm Hoaït ñoäng Nhöõng caûi tieán coù theå thöïc hieän Haønh ñoäng phaûi laøm Toâi loaïi boû moât soá coâng vieäc : nhöõng coâng vieäc naøv khoâng mang laïi lôïi ích gì Hoaït ñoäng Nhöõng quyeát ñònh caàn coù Hoaït ñoäng phaûi laøm Phaàn 2 BAÛNG CAÂU HOÛI Baïn ñaùnh giaù theá naøo veà chöùc naêng quaûn lyù cuûa baïn ? Xin vui loøng traû lôøi thaät ñuùng vôùi thöïc teá maø baïn ñang laøm hay nhö baïn nghó laø seõ laøm trong tröôøng hôïp ñoù vaø haõy ñaùnh daáu (x) vaøo möùc ñoä töông öùng : Khoâng bao giôø, Ñoâi khi, Thöôøng xuyeân, Luoân luoân. Noäi dung Khoâng bao giôø Ñoâi khi Thöôøng xuyeân Luoân luoân 1 Toâi bieát roõ nguyeän voïng thaêng tieán cuûa töøng nhaân vieân. 2 Toâi coù lieân heä vôùi caùc toå chöùc chuyeân moân. 3 Toâi ñích thaân phuï traùch vieäc lieân heä vôùi moät soá khaùch haøng 4 Toâi toå chöùc nhöõng cuoäc vui chung vôùi nhaân vieân. 5 Toâi gaëp gôõ moät soá ñoàng nghieäp ngoaøi giôø laøm vieäc. 6 Trong cô quan, ngöôøi ta coi toâi nhö laø ngöôøi coù chuyeân moân cao nhaát. 7 Keát quaû maø chuùng toâi ñaït ñöôïc tröôùc heát laø thaønh quaû cuûa caû eâkíp. 8 Toâi ñaõ leân keá hoaïch ñaøo taïo cho nhaân vieân. 9 Toâi huaán luyeän nhöõng nhaân vieân môùi tuyeån theo phöông phaùp laøm vieäc cuûa chuùng toâi. 10 Toâi ñieàu khieån nhöõng cuoäc hoäi hoïp vôùi nhaân vieân. 11 Toâi theo doõi caùc thoâng tin veà chuyeån bieán trong ngaønh. 12 Trong tröôøng hôïp coù quùa nhieàu vieäc toâi saün loøng giuùp nhaân vieân. 13 Toâi laø ngöôøi giöõ gìn baàu khoâng khí laønh maïnh trong ñoäi nguõ. 14 Moät phaàn coâng vieäc cuûa toâi laø tìm hieåu caùc ñoái thuû caïnh tranh. 15 Toâi kieåm tra laïi taát caû nhöõng dòch vuï maø chuùng toâi cung caáp cho khaùch haøng. 16 Toâi aán ñònh nhöõng muïc tieâu vaø truyeàn ñaït chuùng ñeán moãi nhaân vieân 17 Toâi bieát phaûi tìm ñaâu ñeå coù giaûi ñaùp cho nhöõng vaán ñeà kyõ thuaät. 18 Toâi theo doõi nhöõng khaùm phaù coâng ngheä môùi nhaát lieân quan ñeán laõnh vöïc chuyeân moân cuûa mình. 19 Toâi tieán haønh phoûng vaán caù nhaân vôùi töøng nhaân vieân. 20 Toâi coù khaû naêng moâ taû caùc khaùch haøng vaø nhöõng ñieàu maø hoï mong ñôïi ôû chuùng toâi. 21 Chính toâi laø nguoàn cuûa caùc löïa choïn veà coâng ngheä cuûa ñôn vò. 22 Toâi luùc naøo cuõng saün saøng traû lôøi nhaân vieân. 23 Toâi coù khaû naêng moâ taû nhöõng ñònh höôùng phaùt trieån töông lai cuûa cô quan. 24 Trong cô quan, toâi laø ngöôøi naém raønh kyõ thuaät nhaát. 25 Toâi thöôøng xuyeân truyeàn ñaït cho nhaân vieân nhöõng thoâng tin veà thaønh tích cuûa doanh nghieäp. 26 Toâi naém raát roõ caùc tæ soá do ñoàng nghieäp vaø nhaân vieân cuûa toâi söû duïng. 27 Toâi töï xem mình tröôùc heát laø moät nhaø chuyeân moân. 28 Toâi töï xem mình tröôùc heát laø ngöôøi daãn daét ñoäi nguõ. 29 Toâi kieåm tra moïi taøi lieäu haønh chính cuûa phoøng. 30 Toâi leân keá hoaïch cho caùc hoaït ñoäng khuyeán maõi trong thaùng tôùi. Khung tính ñieåm Baïn haõy tính ñieåm baèng caùch cho ñieåm caùc caâu traû lôøi maø baïn ñaõ choïn cho moãi laõnh vöïc theo thang ñieåm döôùi ñaây : Khoâng bao giôø : - 2 ñieåm Ñoâi khi : - 1 ñieåm Thöôøg xuyeân : + 1 ñieåm Luoân luoân : + 2 ñieåm Nhaø chuyeân moân Nhaø ñieàu ñoäng Nhaø chieán löôïc 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 30 Toång soá ñieåm Haõy töï ñaùnh giaù caùc chöùc naêng quaûn lyù cuûa baïn theo thang ñieåm nhö sau : Ñieåm cao nhaát laø : + 20 ñieåm Ñieåm thaáp nhaát laø : -20 ñieåm cho moãi laõnh vöïc.