Phần mềm PowerPoint và các ứng dụng của nó trong dạy học vật lí

Chương I Căn bản về phần mềm PowerPoint và các ứng dụng của nó trong dạy học vật lí Mục tiêu Nắm được các chức năng cơ bản của phần mềm PowerPoint Biết cách vận dụng các chức năng cơ bản của PowerPoint để xây dựng các bản trình bày và trình chiếu, in ấn chúng. Biết cách thiết kế và trình chiếu bài giảng vật lí nhằm hỗ trợ việc tổ chức hoạt động nhận thức tích cực, tự lực của học sinh. 1.1Căn bản về phần mềm PowerPoint 1.1.1Một số khái niệm cơ bản 1.1.1.1 Slide Slide là bản có ghi các nội dung để trình chiếu. Các slide được dùng ở máy chiếu bản trong (Over head) là các bản trong suốt, trên đó có viết hay in các nội dung cần trình chiếu. Toàn bộ nội dung bài giảng hay báo cáo có thể được ghi trên nhiều slide. Nhờ máy chiếu có thể chiếu các nội dung ghi trên các slide lên màn chiếu với một kích thước to hơn để nhiều người có thể nhìn rõ. Nhờ phần mềm Power point, ta có thể soạn thảo các slide trên máy tính. Nhiều slide ghi nội dung bài giảng, báo cáo có thể được lưu trữ trong một tệp tin có đuôi là ppt, gọi là tệp PowerPoint. Muốn trình chiếu các slide trên màn hình máy vi tính, sau khi mở tệp ppt, ta ra lệnh Show, các slide được trình chiếu lần lượt từng slide này sang Slide khác mỗi khi nhấn chuột (hoặc chạy tự động nếu được đặt ở chế độ tự động). Muốn trình chiếu nội dung của các slide trong một tệp Power Point, lên một màn chiếu kích thước lớn cho nhiều người theo dõi, máy vi tính cần kết nối với một máy chiếu đa năng (Multimedia Projector). Nhờ các chức năng của phần mềm Power Point, ta có thể tạo ra các Slide có chứa các thông tin dưới dạng văn bản, âm thanh, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động, đoạn phim video cũng như nhiều hiệu ứng xuất hiện khác nhau của các thông tin này. Ngoài ra, ta có thể liên kết các phần tử thông tin trên một slide với các tệp tin ở các thư mục trong máy vi tính cũng như liên kết với các địa chỉ URL trên mạng. Nhờ phần mềm Power Point ta có thể trình bày các bài giảng hay báo cáo với lượng thông tin phong phú, hấp dẫn, chất lượng cao. Nhờ đó ta có thể thực hiện được các ý tưởng sâu sắc về mặt nội dung cũng như phương pháp khi dạy học cũng như khi báo cáo. 1.1.1.2 Animation effect Các hiệu ứng hoạt hình (Animation effect), được hiểu là các ứng dụng tạo các chuyển động cho các thông tin dưới dạng văn bản, hình ảnh, bảng số, biểu đồ, phim.... 1.1.1.3 Slide transition Slide transition được hiểu là phương thức chuyển đổi các Side. Nhờ phần mềm PowerPoint, khi trình chiếu, việc chuyển đổi từ slide này sang slide khác diễn ra với nhiều hình thức sinh động, ví dụ: các silde trước thu nhỏ lại rồi mới chiếu tiếp các slide sau (Box in)… Các slide kế tiếp có thể được trình chiếu khi nhấn chuột (hoặc một cách tự động sau một khoảng thời gian nếu ta đặt chế độ tự động xuất hiện sau khoảng thời gian nào đó). 1.1.2 Khởi động và thoát khỏi PowerPoint 1.1.2.1 Khởi động PowerPoint Muốn sử dụng PowerPoint, chúng ta phải khởi động chương trình PowerPoint. Tương tự như các chương trình ứng dụng khác, có thể khởi động PowerPoint bằng cách sau: 1. Nhấn nút Start trên thanh TaskBar dưới đáy màn hình 2. Chọn Programs, chọn tiếp Microsoft PowerPoint. Sau khi PowerPoint được khởi động, màn hình của Power point xuất hiện như hình dưới. @Ghi chú Cách khác để khởi động PowerPoint: nhấn biểu tượng PowerPoint trên thanh công cụ Microsoft Office (Microsoft Office Shortcut Bar). 1.1.2.2 Thoát khỏi PowerPoint Để thoát khỏi PowerPoint, ta nhấn nút Close (góc phải trên màn hình) 1.1.3 Màn hình PowerPoint Hình dưới đây là màn hình PowerPoint sau khi khởi động. Thanh Menu: Thanh chứa danh sách các lệnh, chúng được liệt kê theo nhóm của PowerPoint. Để chọn một lệnh, nháy chuột lên tên nhóm lệnh, đưa con trỏ chuột đến tên lệnh và nháy phím trái chuột. Thanh công cụ (Tools bar): Thanh chứa các nút. Mỗi nút tương ứng với một lệnh trên Menu. Để biết chức năng của các nút trên thanh công cụ, ta đặt con trỏ chuột lên nút (không bấm), bên cạnh nút xuất hiện một lời chú giải ngắn về tính năng của nút (Tool tips). Các nút hiển thị các Slide trên màn hình (Viewbuttons): Các nút này cho phép nhanh chóng chuyển sang các chế độ hiển thị khác nhau của tệp PowerPoint. Normal view: Slide view: Hiển thị các Slide (như trình chiếu trên màn hình) Slide view: Hiển thị các slide (như trình chiếu trên màn hình) Outline view: Hiển thị các slide dưới dạng đề cương Slide Sorter view: Hiển thị tất cả các slide trên cùng màn hình Slide show: Trình chiếu các slide trên màn hình Thanh cuộn (Scroll bar): Thanh có chức năng cuộn màn hình lên hoặc xuống, cho phép nhìn thấy slide này sang slide khác. PowerPoint còn hiển thị số hiệu và tiêu đề của từng dương bản khi ta kéo thanh cuộn. 1.1.4 Xây dựng bản trình bày Powerpoint 1.1.4.1. Tạo bản trình bày mới (Create a new presentation) Một bản trình bày của Power point chứa các bản chiếu (slide) được ghi trong một tệp tin có đuôi là ppt. Có thể tạo ra một bản trình bày mới với các đặc điểm hác nhau bằng các cách sau: - AutoContent wizard: Công cụ trợ giúp tạo các bản trình bày, trong đó chứa nhiều dạng đặc trưng cho các chủ đề như: báo cáo kế hoạch, hội thảo… - Design template: Sử dụng các khuôn mẫu có sẵn, trong đó các khuôn mẫu trống được thiết kế định dạng sẵn. - Blank presentation: Tạo một bản trình bày trống, chưa có nội dung và các định dạng. ở đây xin trình bày một cách đơn giản việc tạo bản trình bày từ các khuôn mẫu được thiết kế sẵn (Design template). 1. Khởi động PowerPoint, màn hình xuất hiện hộp thoại Tạo bản trình bày mới (Creat new prentation using) 2. Nhấn nút chọn Template 3. Nhấn OK 4. Hộp thoại New Presentation xuất hiện, trong đó thẻ Presentation Design đã được chọn. 5. Chọn một trong các khuôn mẫu được thiết kế sẵn trong danh mục phía dưới (Xem Preview để biết dạng của bản trình bày) và nhấn OK 6. Chọn một trong các định dạng của bản chiếu (slide) và nhấn OK 7. Trên màn hình xuất hiện một slide có các định dạng sẵn, chưa có nội dung. - Nhấn mục Click to add title và gõ tiêu đề cho slide. - Nhấn Click to add text và gõ nội dung văn bản cần trình bày. 1.1.4.2. Xử lí các đối tượng thông tin trên các bản chiếu (slide) 1.1.4.2.1 Nhập văn bản vào các slide Để nhập văn bản vào các slide, nên chọn màn hình PowerPoint ở chế độ đề cương (Outline). ở chế độ này có thể chỉnh sửa bố cục bản trình bày một cách dễ dàng. 1.Trong màn hình PowerPoint, mở menu View, chọn Outline. 2. Chọn slide muốn nhập văn bản vào. 3. Nhập tiêu đề cho slide. - Nhấn giảm cấp Demote trên thanh công cụ tăng cấp cho đoạn văn bản. Ví dụ: từ cấp Tiêu đề xuống cấp văn bản. - Nhấn tăng cấp Promote để tăng cấp cho đoạn văn bản. @Ghi chú Nếu đã có văn bản trong Microsoft Word, có thể chuyển nó sang các slide của PowerPoint bằng cách sau: 1. Mở cả văn bản Word và bản trình bày PowerPoint presentation. 2. Chuyển sang chế độ hiển thị Slide Sorter view. 3. Chuyển sang văn bản Word bằng cách nhấn nút Microsoft Word trên thanh Task bar cuối màn hình hoặc Alt +Tab chọn biểu tượng Word. 4. Chọn đoạn văn bản muốn nhập vào slide. 5. Nhấn nút Copy trên thanh công cụ hoặc mở menu Edit, chọn Copy, hoặc nhấn Ctrt+C để copy đoạn văn bản và đưa vào bộ nhớ máy tính. 6. Chuyển sang PowerPoint (Alt + Tab), chọn slide muốn nhập đoạn văn bản vào. 7. Nhấn nút Paste, hoặc mở menu Edit, chọn Paste,hoặc nhấn Ctrt+V đển dán đoạn văn bản vào slide Cchú ý Có thể chuyển trực tiếp một File Word có dạng đề cương (Outline), tức là File văn bản Word đã được gán các kiểu (Heading) của Word (Style) cho các đề mục. 1. Mở văn bản Word. 2. Chọn các đề mục (bấm chuột vào dòng các đề mục) 3. Nhấn nút Style trên thanh công cụ, chọn Style cho các đề mục. (Heading1, Heading 2…) 4. Mở menu File, chọn Send to 5. Chọn Microsoft PowerPoint MSự cố Có thể sau khi chọn các Style không thấy hiển thị chữ Việt. Khi đó phải định nghĩa lại Style (Mở menu Format, chọn Sytle…) hoặc chuyển văn bản về PowerPoint chọn lại Font chữ Việt. 1.1.4.2.2 Viết chữ nghệ thuật (Word Art) Nhờ Powerpoinnt có thể viết chữ nghệ thuật trên các slide. Các bước được tiến hành như sau: 1. Chọn slide muốn viết chữ nghệ thuật vào. 2. Mở menu Insert, chọn Picture. 3.Trong menu cấp 2, Chọn Words Art, Màn hình xuất hiện bộ mẫu chữ sẵn. 4. Chọn một mẫu chữ muốn sử dụng 5. Nhấn OK, xuất hiện hộp thoại Edit Word Art Text để nhập văn bản muốn tạo thành chữ nghệ thuật. 6. Gõ đoạn văn bản vào ô : Your Text Here 7. Chọn Font chữ (Font) và cỡ chữ (Size), kiểu đậm (B) hoặc nghiêng (I) 8. Nhấn OK để chèn vào slide @Ghi chú Chỉnh sửa chữ: - Thay đổi kích thước: - Nhấn chuột vào dòng chữ, các góc và biên của dòng chữ xuất hiện các nút. - Đặt con trỏ chuột lên các nút tới khi con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều, nhấn và kéo rê. - Di chuyển dòng chữ: - Đưa con trỏ chuột vào dòng chữ, con trỏ biến thành mũi tên bốn chiều, bấm chuột và kéo rê đặt sang vị trí mới. - Xoay hướng dòng chữ: - Nhấn chuột vào dòng chữ, các góc và biên của dòng chữ xuất hiện các nút. - Trên thanh công cụ, nhấn chuột tái vào biểu tượng có tên Free Rotation, các góc của dòng chữ xuất hiện các nút tròn màu xanh.. Khi đó con trỏ chuyển sang hình mũi tên vòng. Nhấn giữ chuột lên một trong các nút đó (lúc này hình mũi tên vòng chuyển sang hình bốn mũi tên vòng) và xoay dòng chữ theo hướng mong muốn. 1.1.4.2.3 Tạo các bảng Word hoặc Excel Power Point không cung cấp công cụ tạo bảng trong các slide, nhưng cho phép dùng Word hoặc Excel để tạo bảng khi cần. Các bước tạo bảng Word hoặc Excel trên một slide như sau: 1. Chọn slide muốn chèn bảng vào. 2. Nhấn nút Insert Microsoft Word hoặc Insert Microsoft Excel trên thanh công cụ. (hoặc mở menu Insert, chọn Object, trong mục Object Type, chọn Microsoft Word hoặc Microsoft Excel) 3. Bấm kéo rê chuột trái để chọn số dòng và số cột. 4. Nhập dữ liệu vào bảng. 5. Bấm chuột ra bất kỳ vị trí nào phía ngoài bảng để nhập bảng vào slide. @Ghi chú Kẻ viền cho bảng: - Chọn các ô bảng cần kẻ (Bôi đen: bấm chuột, kéo rê) - Nhấn nút Boder trên thanh công cụ, chọn kiểu kẻ. 1.1.4.2.4 Xây dựng các biểu đồ, đồ thị (Chart) Các bước xây dựng biểu đồ, đồ thị trên một slide như sau: 1. Chọn slide muốn đưa biểu đồ vào 2. Nhấn nút Insert Chart trên thanh công cụ, một biểu đồ mẫu xuất hiện kèm theo bảng số liệu. @chú ý Điểm khác biệt của biểu đồ trong Power Point với các ứng dụng khác như Excel chẳng hạn là dữ liệu để vẽ biều đồ được nhập vào sau, bằng cách xoá dữ liệu mẫu trong bảng và gõ lại dữ liệu mới để vẽ biểu đồ, đồ thị theo dữ liệu mới. PowerPoint tự động vẽ lại biểu đồ theo dữ liệu mới, sau đó chọn lại dạng biều đồ hoặc các sửa đổi khác. 3. Nhấn nút Chart Type trên thanh công cụ và chọn dạng biểu đồ thích hợp. 4. Nhấn ra nền của slide để nhập biểu đồ vào slide. @Ghi chú Hiệu chỉnh biểu đồ Khi đã nhập biểu đồ vào slide, hiếm khi có ngay một biểu đồ vừa ý, công việc hiệu chỉnh biểu đồ là rất cần thiết. Có thể hiệu chỉnh biểu đồ như sau: 1. Nháy kép chuột vào biểu đồ để xuất hiện đường viền mờ quanh biểu đồ. 2. Nhấn chuột phải vào vùng trắng quanh biểu đồ, xuất hiện Menu ngắn để chọn lệnh: - Format Chart Area: Chọn nền và viền cho biểu đồ. - Chart type: Chọn kiểu biểu đồ - Chart Option: Các lựa chọn khác - Datasheet: Hiện/ ẩn bảng số liệu - Clear: Xoá biểu đồ Chọn nền cho biểu đồ: (Format Chart Area) - Chọn Border : Kẻ viền quanh biểu đồ - Style: Kiểu đường viền - Color: màu đường viền - Weight: độ đậm/ nhạt - Chọn Area: định màu nền - Automatic: Tự động đặt nền (màu trắng) - None: không có nền (cho hiện cả nội dung bị che khuất) - Fill Effect: các hiệu ứng tạo nền khác Lựa chọn các thông số cho biểu đồ: - Chọn thẻ Title: đặt các tiêu đề cho biểu đồ và các trục toạ độ. - Chart title: tiêu đề cho biểu đồ - Catergory (X) axis: tiêu đề cho trục (x) - Value (y) axis: giá trị trên trục (y) - Gridline: chọn các đường kẻ lưới - Legend: lựa chọn cho chú thích - Data labels: hiện/ẩn các giá trị trên các đường hoặc cột biểu đồ. Chú ý Sau khi lựa chọn các tiêu đề cho biểu đồ, phải lựa chọn lại Font chữ Việt cho từng đối tượng, công việc đó được thực hiện như sau: 1. Chọn đối tượng (nhấn chuột trực tiếp vào đối tượng) 2. Chọn Font chữ Việt. 1.1.4.2.5 Chèn hình ảnh vào slide Để chèn hình ảnh vào slide, hãy chuyển về chế độ màn hình slide, mở menu View, chọn slide và thực hiện các bước sau: 1. Chọn slide muốn chèn hình ảnh vào. 2. Mở menu Insert, chọn Picture. 3. Trong menu cấp 2, có ba cách chọn: - Chọn Clip Art: chọn ảnh trong thư viện ảnh có sẵn - Chọn From File: chọn ảnh của File ảnhlưu trữ trong máy tính - Chọn AutoShape: Vẽ hình có hình dạng theo mẫu. 4. Nếu chọn Clip Art: Dùng thanh cuộn, duyệt qua các hình ảnh, chọn hình ảnh muốn chèn. - Nhấn Insert để chèn - Nhấn Close đóng hộp thoại Clip Art Gallery @Ghi chú Chỉnh sửa hình ảnh: - Thay đổi kích thước: - Nhấn chuột vào hình ảnh, các góc và biên hình ảnh xuất hiện các nút. - Đặt con trỏ chuột lên các nút tới khi con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều, nhấn và kéo rê. - Di chuyển hình ảnh: - Đưa con trỏ chuột vào hình ảnh con trỏ biến thành mũi tên bốn chiều, bấm chuột và kéo rê đặt sang vị trí mới. 1.1.4.2.6 Chèn các đoạn phim video Về cơ bản, cách chèn các đoạn phim video trên slide cũng tương tự như cách chèn hình ảnh. Các bước cụ thể như sau: 1. Chọn slide muốn chèn đoạn phim vào. 2. Mở menu Insert, chọn Movies and Sounds. 3. Trong menu cấp 2, có hai cách chọn: - Chọn Movie from Galery: chọn đoạn phim trong thư viện phim có sẵn - Chọn Movie from File: chọn đoạn phim của File phim lưu trữ trong máy tính 4. Nếu chọn Movie from Galery: Dùng thanh cuộn, duyệt qua các nhóm Movies, rồi dùng chuột trái đánh dấu đoạn phim muốn chèn. - Nhấn Insert Clip để chèn - Đóng hộp thoại Insert Movie @Ghi chú Việc chỉnh sửa đoạn phim (về kích thước và vị trí trên slide) cũng giống như chỉnh sửa hình ảnh. 1.1.4.2.7 Chèn âm thanh Cách chèn các đoạn âm thanh cũng tương tự như cách chèn đoạn phim video. Các bước cụ thể như sau: 1. Chọn slide muốn chèn đoạn âm thanh vào. 2. Mở menu Insert, chọn Movies and Sounds. 3. Trong menu cấp 2, có hai cách chọn: - Chọn Sound from Galery: chọn đoạn âm thanh trong thư viện âm thanh có sẵn - Chọn Sound from File: chọn đoạn âm thanh của File âm thanh lưu trữ trong máy tính 4. Nếu chọn Sound from File: Xuất hiện hộp thoại Insert Sound. - Chọn thư mục có chứa File âm thanh muốn chèn. - Dùng chuột đánh dấu File đó (Trên Slide sẽ xuất hiện hình ảnh bên, nghĩa là ta đã chèn đoạn âm thanh xong) - Kích vào nút OK. 1.1.4.3. Trao đổi thông tin trên các slide trong một bản trình chiếu (trong một tệp ppt) Trong nhiều trường hợp, ta rất cần rời, sao chép các thông tin (Text, hình ảnh, đoạn video…) trên một slide tới một slide khác, ví dụ như khi thay đổi cấu trúc lôgic trình bày, khi cần lặp lại thông tin đó 100% hoặc gần như 100%, mà không phải mất công tạo lại hoàn toàn. Để rời, sao chép các thông tin trên một slide, có nhiều cách. Sau đây giới thiêu một cách và các bước của nó. 1. Chọn slide có thông tin muốn rời (sao chép) 2. Dùng chuột trái đánh dấu thông tin đó. 3. Nhấn chuột trái vào nút “Copy” (hoặc “Cut”) trên thanh công cụ (hoặc ở Menu chọn Edit, chọn lệnh Cut (hoặc Copy)) 4. Chọn slide cần dán thông tin vào đó 5. Vẽ một Text Box trên slide để địnhvị thông tin cần dán 6. Nhấn chuột trái vào nút “Paste” trên thanh công cụ (hoặc ở Menu chọn Edit, chọn lệnh Paste) 1.1.4.4 Liên kết thông tin Khi trình bày bài giảng hay báo cáo, thường thì không bao giờ ta trình bày các thông tin tuần tự từ slide đầu cho đến slide cuối, cũng như không giới hạn thông tin trong tệp PowerPoint. Phần mềm PowerPoint giúp ta tạo ra các mối liên kết sau: Liên kết một đối tượng thông tin trên slide với các Slide khác hay với tệp khác Liên kết các slide trong tệp hay với tệp khác Dưới đây trình bày cách thực hiện các kiểu liên kết đó. 1.1.4.4.1 Liên kết một đối tượng trên slide với các slide khác, với tệp khác Để liên kết một đối tượng trên slide (kể cả một kí tự hay một dòng kí tự) với các slide khác (hay tệp khác) ta tiến hành như sau: 1.Nhấn chuột trái lên đối tượng đó (bôi đen đối tượng nếu nó là các kí tự) 2.Mở menu Insert, chọn Hyperlink, xuất hiện hộp thoại Insert Hyperlink 3. Trong Link to: - Chọn Place in This Document (nếu định liên kết với một slide trong tệp) - Chọn Existing File or Web Page (nếu định liên kết với một File hay trang Web nào đó trong đĩa hay trên mạng). Sau đó ở Browser for, chọn File hay Web Page rồi chọn tên File hay tên trang Web cần liên kết. 4. Chọn tên slide (hay chọn tên File, tên trang Web) cần liên kết 5. Nhấn OK để đóng các hộp thoại @Ghi chú Có thể liên kết một đối tượng trên slide với một tệp PowerPoint sẽ được tạo ngay sau đó... Khi đó, ở bước 3, tại hộp thoại Insert Hyperlink, trong Link to, ta chọn Create New Document ... Khi tạo thành công liên kết, nếu đối tượng là các kí tự thì chúng sẽ tự động được gạch chân. Khi trình chiếu, để thực hiện các mối liên kết thì di chuột vào đối tượng đó (chuột chuyển thành hình bàn tay) và nhấn vào đối tượng. 1.1.4.4.2 Liên kết các slide trong một tệp hay đến các tệp khác Khi trình chiếu xong toàn bộ đối tượng trên một slide, nếu muốn chuyển sang trình chiếu slide khác, không phải là slide kế tiếp, hay trình chiếu một thông tin ở một tệp tin khác, thì cần tạo ra liên kết tới slide hay tới tệp cần trình chiếu. Cách tạo ra các liên kết đó được tiến hành như sau: 1.ở thanh công cụ phía dưới, nhấn chuột trái vào AutoShapes, chọn Action Button, rồi nhấn chuột trái vào một trong các biểu tượng thích hợp. 2.Nhấn và rê chuột trái để vẽ biểu tượng đó vào một vị trí trên slide, sau đó thả chuột để xuất hiện hộp thoại Action Settings 3. Trong Mouse Click: Chọn Hyperlink to rồi kích chuột vào thanh cuốn để chọn slide hay chọn Other File cần liên kết. 4. Nhấn OK để đóng các hộp thoại @Ghi chú Bằng cách như trên, cũng có thể liên kết với các File khởi động một chương trình. Trong trường hợp này, ta phải biết tên File khởi động chương trình để liên kết với nó. Khi đó, ở bước 3, trong Mouse Click, ta có thể chọn Hyperlink to như trên hoặc chọn Run program rồi kích chuột vào Browse để chọn File khởi động chương trình cần chạy. Muốn liên kết slide với các trang Web theo cách này, thì ở bước 3, sau khi kích chuột vào thanh cuốn, ta cần chọn URL, để xuất hiện cửa sổ Hyperlink to URL cho phép ta gõ địa chỉ trang Web vào đó. 1.1.4.5 Thêm, bớt hay rời chỗ một slide 1.1.4.5.1 Thêm mới một Slide Có nhiều cách thêm một slide mới. Dưới đây là cách khá đơn giản. 1. Trong màn hình Outline, chọn vị trí muốn chèn slide mới vào (hoặc chọn silde cuối cùng để thêm một slide mới vào cuối các Slide) 2. Mở menu Insert, chọn New Slide… (hoặc nhấn nút New Slide trên thanh công cụ, hoặc nhấn Ctrt+M) 3. Hộp thoại New Slide xuất hiện, yêu cầu chọn một mẫu cho Slide mới. 4. Chọn một mẫu và nhấn OK F Chú ý Nếu muốn tạo một slide mới có cùng mẫu với một slide có sẵn, có thể tạo nhanh chóng bằng cách nhân đôi (Duplicate) slide có sẵn, như sau: 1. Chọn slide muốn nhân đôi . 2. Mở menu Edit, chọn Duplicate (hoặc ấn Ctrt + M) 1.1.4.5.2 Xoá một slide Có nhiều cách xoá một slide mới. Sau đây là cách đơn giản. 1. Trong màn hình Outline, nhấn vào thẻ Slide (mép trái màn hình) để chọn slide. 2. Nhấn phím Delete trên bàn phím (hoặc mở menu Edit, chọn Delete Slide) 1.1.4.5.3 Rời chỗ một slide trong một tệp tin Việc rời chỗ một slide tương đương với việc “Cut” slide và “Paste” (dán) chính slide đó vào chỗ cần dán. Tuy nhiên, một cách đơn giản, ta có thể rời chỗ một slide trong một tệp tin theo các bước sau. 1. Trong màn hình Outline, chọn slide muốn rời 2. Nhấn và rê chuột trái tới vị trí (trước hoặc sau slide) cần rời đến 3. Nhả chuột 1.1.4.5.4 Rời chỗ một slide tới tệp tin khác Việc copy hay rời chỗ một slide trong một tệp tin tới một tệp tin khác cũng được tiến hành tương tự, nhưng trong trường hợp này ta cần mở một lúc đồng thời hai tệp tin trên màn hình. Các bước làm như sau: 1. Mở đồng thời hai tệp tin cần trao đổi slide trên màn hình (trái và phải) bằng cách nhấn chuột trái vào nút hiển thị “Slide Sorte View” 2. Nhấn giữ chuột trái vào slide của một tệp tin cần rời 3. Rê chuột tới vị trí (trước hoặc sau slide) cần rời đến ở tệp tin kia 4. Nhả chuột 1.1.4.6 Định dạng các slide Sau khi đã nhập văn bản vào các slide, chúng ta thực hiện các thao tác định dạng để hoàn thiện bản trình bày. Việc định dạng bao gồm: định dạng Font chữ cho từng đoạn văn bản, định dạng nền cho các slide… 1.1.4.6.1. Định dạng Font chữ Việc định dạng Font chữ được thực hiện theo các bước sau. 1. Chọn đoạn văn bản cần định dạng (Bấm chuột- kéo rê hoặc ấn Shift + ->) 2. Mở menu Format, chọn Font. - Chọn Font chữ trong danh sách Font. - Chọn kiểu Font trong mục Font Style (Regular: thông thường, Bold: Đậm, Italic: in nghiêng, Bold Italic: Đậm nghiêng) - Chọn cỡ Font trong mục Size - Chọn màu Font trong mục Color 3. Nhấn OK @Ghi chú Các hiệu ứng khác: Underline: gạch chân; Shadow: tạo bóng; Superscript: Chỉ số trên; Subscript: chỉ số dưới; Emboss: tạo chữ nổi; Default for new objects: Ngầm định Font chữ lựa chọn cho các đối tượng mới khác. F Chú ý Có thể định dạng Font chữ và căn lề nhanh chóng bằng các nút trên thanh công cụ: Font Cỡ Font Đậm Nghiêng Gạch chân Màu Font Căn trái Căn giữa Căn phải 1.1.4.6.2. Định dạng màu nền cho các slides Để định dạng màu nền cho các slide ta làm như sau: 1. Mở menu Format, chọn Background Chọn màu nền (nếu đánh dấu Omiss background graphics form master sẽ loại bỏ hình ảnh nền của khuôn mẫu có trước) 2. Nhấn Apply to all: áp dụng cho toàn bộ các slide F Chú ý - Nếu muốn chọn màu khác: chọn More color - Các loại nền đặc biệt khác: chọn Fill effects - Hộp thoại Fill effect cho phép lựa chọn các thẻ, mỗi thẻ có nhiều kiểu tô màu khác nhau: * Gradient : Kiểu tô màu dốc (xem mẫu) * Texture: Kiểu kết cấu (Vân đá, vân gỗ…) * Pattern: Các mẫu có đường kẻ * Picture: Cho phép chọn các bức tranh làm nền 1.1.4.6.3. áp dụng các mẫu thiết kế có sẵn (Apply design) Trong trường hợp đã sử dụng một khuôn mẫu nào đó, hoặc nền nào đó cho các slide, nếu muốn sửa đổi lại các định dạng theo các khuôn mẫu đã được thiết kế sẵn của PowerPoint, cần thực hiện như sau: 1. Mở menu Format, chọn Apply Design Template 2. Chọn các khuôn mẫu trong danh mục (xem ví dụ ô bên phải) 3. Nhấn Apply để áp dụng cho toàn bộ các Slide 1.1.4.6.4. Sử dụng Slide Master định dạng nhanh slide Khi sử dụng các thiết kế có sẵn, một sự cố có thể xảy ra là các Font chữ Việt đều bị mất (không hiện được chữ Việt) hoặc muốn chèn vào tất các các slide một nội dung, hình ảnh… nếu làm bằng cách thông thường (tức là tạo trên tất cả các slide), những công việc định dạng lại này mất nhiều thời gian. Slide master (slide chủ) cho phép tạo một địng dạng slide chuẩn cho tất cả các slide trong bản thuyết trình. Cách làm như sau: 1. Mở menu View, chọn Master, chọn tiếp Slide master. 2. Gõ tiêu đề (hoặc định dạng tiêu đề) cho tất các slide vào mục Click to edit Master title style. - Click to edit Master text styles: định dạng kiểu (style) cho các đoạn văn bản (định dạng Font chữ, màu chữ (color)….), ở đây có thể định dạng nhiều cấp (level) cho các đoạn văn bản (có thể dùng nút Demote và Promote để tăng hoặc giảm cấp các đoạn văn bản khi nhập văn bản vào các slide nếu sử dụng ở chế độ màn hình outline) - Gõ các chú giải thêm ở chân các slide như: ngày giờ (date/time)… 3. Nhấn nút Close của thanh công cụ Master để đóng lại. F Chú ý Bằng cách tạo một slide chủ, chứa định các kiểu định dạng cho toàn bộ các slide, có thể tăng nhanh tốc độ nhập và định dạng các slide, làm theo cách này nên thực hiện các bước như sau: 1. Tạo một bản trình bày mới (New presentation) 2. Tạo Slide master 3. Định dạng một Slide master cho tất cả các slide (Định dạng Font chữ, nền…) 4. Nhập thông tin vào các slide (nên nhập ở chế độ Outline) 5. Chỉnh sửa các chi tiết 6. Đánh số trang các slide 7. Ghi vào đĩa và trình chiếu thử. 1.1.4.6.5 Đánh số các trang slide Để đánh số các trang slide trong một bản trình chiếu, cần tiến hành như sau: 1. Mở menu View, chọn Header and Footer, sẽ hiện lên hộp thoại Header and Footer 2. Chọn Slide number 3. Chọn Apply to All 1.1.4.7 Ghi bản trình bày vào đĩa Sau khi nhập thông tin vào các slide hoặc sau mỗi lân chỉnh sửa, nên ghi vào đĩa để lưu lại, tránh sự cố xảy ra do mất điện, treo máy… Lần đầu ghi vào đĩa, PowerPoint sẽ cho xuất hiện hộp thoại Save as yêu cầu đặt tên cho File trình bày, lần ghi sau PowerPoint không yêu cầu đặt tên File nữa mà ghi vào File đã được đặt tên lần đầu tiên. Cách ghi bản trình bày vào đĩa như sau: 1. Mở menu File, chọn Save (hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ, hoặc Ctrt+S) 2. Gõ tên File vào ô File name 3. Chọn thư mục (nơi đặt File) trong Save in 4. Nhấn OK để ghi vào đĩa 1.1.4.8 Mở một File trình bày đã được ghi trên đĩa Khi trên đĩa đã có lưu các File trình bày, có thể