Tài liệu giảng dạy môn Excel

Chương I Giới thiệu chung về Microsoft excel 1. Phần mềm MICROSOFT office * Đây là phần mềm ứng dụng cho công tác văn phòng, trong đó có các nhóm: - MICROSOFT Word - MICROSOFT Excel - MICROSOFT Access - MICROSOFT Powerr Point * MICROSOFT office phát triển qua các phiên bản và hiện nay sử dụng phổ biến là phiên bản 97. 2.Vai trò của MICROSOFT excel - MICROSOFT excel là phần mềm chuyên dụng cho lĩnh vực thống kê và kế toán. - Cung cấp một loạt những hàm để thực hiện một công việc nào đó trong lĩnh vực tính toán. - Cung cấp các phép tính số học và logic. - Cho phép người sử dụng tự thiết kế một số hàm phù hợp với công việc của riêng mình. - Cung cấp một hệ thống bảng biểu hoàn chỉnh. 3. Khởi động và thoát khỏi excel a, Khởi động Start \ Programs \ Microsoft excel b, Thoát khởi excel File \ Exit 4. Giới thiệu các giao diện chính trong Excel * Title bar (thanh tiêu đề ) Cho biết tên tệp hiện hành. * Menu bar ( thanh chọn lệnh ) Nó chứa toàn bộ những chức năng của Excel + File: Gồm các chức năng về tệp, in, ấn. + Edit: Dùng trong khi soạn thảo. + View: Cung cấp các dịch vụ để hiển thị giao diện. * Toolbars (thanh công cụ lệnh ) Chứa những thanh công cụ gồm các nút lệnh để thực hiện ngay một thao tác nào đó. Có rất nhiều thanh công cụ nhưng hay sử dụng là: + Standard + Formatting: Chuyên dùng để định dạng dữ liệu. Cách bật tắt các thanh công cụ View \ Toolbars \ Chọn tên công cụ trong danh sách. * Thanh công cụ Formula Cách bật tắt: View \ Formula . Cho biết địa chỉ của ô hiện hành . Huỷ bỏ nhập dữ liệu . Kết thúc nhập dữ liệu hoặc thực hiện lệnh từ công thức . Dấu bằng " =" thực hiện nhập dữ liệu kiểu công thức. . Vùng nhập dữ liệu * Work Book: Là phần lớn nhất, dùng để chứa dữ liệu + Đường viền cột: A,B, ..,Z,AA, ..,IV (256 cột) + Đường viền dòng 1,2, ..,65536 (dòng) + Làm việc với bảng tính thông qua các ô trên bảng ( 256*65536= 16777216 ) ô. * Cấu trúc của dữ liệu Word Book: Một bảng như trên gọi là một bảng tính hay là 1 "Sheet". Excel cho phép mở 256 Sheet (Mở ngầm định tuỳ chọn) Thanh trạng thái của Sheet báo hiệu số Sheet đang mở. * Scroll bar ( các thanh cuốn) 5. Thiết lập các thông số cơ bản cho Excel * Font chuẩn Cách thực hiện Bước 1. Tool \ Option \ General Bước 2. Các lựa chọn - Standard Font: Chọ Font chuẩn của Việt Nam (Thường chọn .VNArial) - Size: Chọn cỡ chữ (thường là 10) - Default file location: Chọn thư mục để từ đó E tự cất các tệp vào thư mục này. - Chọn OK Bước 3. Thoát khỏi Excel và khởi động lại Excel 6. Ngầm định một số chuẩn kiểu Việt Nam Bước 1. Start \ Stting \ Control Panel \ Regional Setting Bước 2. Các lựa chọn - Nhãn Regional settings: Nhãn (chọn theo Quốc gia) Thường chọn French (Standard), nháy chuột vào Apply. - Nhãn Number + Decimal symbol: Ký hiệu dấu phân cách phần thập phân (thường là dấu phẩy ",") + No of digits after dicimal: Số các chữ số dành cho phần thập phân + Digit grouping symbol: Ký hiệu phân cách các nhóm chữ số (thường dùng dấu chấm) + No of digits in group: Số các chữ số trong một nhóm (thường chọn 3) + Negative sign symbol. Chú ý: - Nhãn Currennoy: Tạo ký hiệu tiền tệ Gõ hai chữ dd cho đến khi ra biểu tượng (ề) hoặc (đ). - Nhãn Date Short date style: dd/mm/yyyy Chương II thao tác ban đầu và một số kiểu dữ liệu trong excel 1. Di chuyển con trỏ * Dùng chuột nháy trực tiếp vào ô cần di chuyển tới * Dùng các phím mũi tên để di chuyển (hoặc dùng lệnh Goto) * Edit \ Goto (Nhập địa chỉ ô cần chuyển tới vào hộp Reference) 2. Cách nhập dữ liệu - Con trỏ nằm ở ô nào thì dữ liệu được nhập từ bàn phím sẽ nằm trong ô đó, kết thúc nhập gõ Enter. - Để chỉnh sửa dữ liệu ta thực hiện như sau: + Chuyển con trỏ tới ô đó + Nếu nhập dữ liệu ngay thì xoá nội dung cũ + Nếu chỉnh sửa thì gõ phím F2 hoặc nháy đúp chuột vào ô đó. - Khi gõ Enter thì con trỏ sẽ chuyển sang ô khác, muốn thay đổi hướng chuyển ta thực hiện như sau: Tools \ Options \ Edit \ đánh dấu vào ô Move Selection after Enter { Các lựa chọn trong hộp (Direction)} 3. Các kiểu dữ liệu * Kiểu số: Number - Kí tự nhập vào phải là các số từ 0 đến 9 hoặc dấu (+); (-) để biểu diễn cho số dương và số âm ( số dương thì không cần thiết). Đặc điểm: kiểu số sẽ tự động căn lề sang phải * Kiểu văn bản Text: Kí tự nhập vào là các chữ cái và các chữ số, các dấu phân cách câu và các ký tự đặc biệt như( . , " ' + - @ # !) Đặc điểm: Dữ liệu trong ô tự động căng sang trái Chú ý: Để viết giá trị số thành kiểu văn bản thì kí tự nhập vào đầu tiên phải là dấu nháy đơn ('). * Kiểu ngày tháng Date: Khi nhập vào phải gõ đúng theo định dạng đã được thiết lập ở phần 5 - Chương I * Kiểu công thức : Kí tự nhập vào đầu tiên phải là dấu bằng (=), sau đó là các tóan tử và các toán hạng tham gia công thức Chú ý: Các ô trong bảng tính có thể có nhiều kiểu dữ liệu khác nhau và kiểu dữ liệu trong một ô là duy nhất Chương III Các thao tác với tệp bảng tính 1. Khái niệm tệp bảng tính Tệp được tạo ra trong môi trường MICROSOFT EXCEL được gọi là tệp bảng tính Tệp bảng tính có phần mở rộng XLS do máy tự đặt 2. Cấu trúc của tệp bảng tính Excel quản lý dữ liệu theo từng ô Trong một tệp thì chứa tối đa là 256 Sheet. 3. Mở mới một tệp File \ New 4. Đặt tên cho tệp Cần tiến hành ngay khi mở mới một tệp - File \ Save As \ Giao diện - Chọn thư mục chứa tệp ở hộp Save in Khi thấy tên của thư mục nằm trong hộp Save in thì mới hoàn thành - Nhập tên vào File name 5. Đóng tệp và lưu thông tin - File \ Close \ Lựa chọn. + Yes: Đóng tệp và ghi lại toàn bộ thông tin. + No: Đóng tệp nhưng không ghi lại nhưng thông tin mới được thay đổi . + Cancel: Quay lại nhập dữ liệu. 6. Mở một tệp đã tồntại - File \ Open \ Các lựa chọn - Chọn thư mục chứa tệp cần mở ở hộp Look in, khi thấy tên thư mục nằm trong hộp Look in thì Bước này mới được hoàn thành. 7. Mở tệp theo chỉ số - E. cho phép mởi đồng thời nhiều tệp nhưng chỉ có một tệp được hiển thị (Tệp hiện hành). - E. cho phép chọn một tệp trong số các tệp được mở thành tệp hiện hành bằng cách sau: Nháy chuột vào Windows \ Chọn tệp trong danh sách. Chương IV Các thao tác cơ bản 1. Thao tác chọn * Chọn ô (Có hai cách) - Nháy chuột trực tiếp vào ô - Di chuyển con trỏ tới ô cần chọn * Chọn cột - Nháy chuột và đường viền của cột - Chọn nhiều cột liên tiếp: Rê chuột trên đường viền - Chọn nhiều cột không liên tiếp; Chọn 1 cột bất kì trước rồi ấn phím Ctrl và dùng chuột chọ tiếp các cột còn lại. * Chọn dòng: Thực hiện tương tự như chọn cột nhưng nháy chuột ở đường viền của dòng * Chọn một vùng - Nháy chuột vào ô đầu tiên - ấn giữ phím Shift và nháy chuột vào ô cuối cùng hoặc dùng chuột rê vùng cần chọn. 2. Một số thao tác trên vùng dữ liệu a) Xoá dữ liệu - Chọn vùng dữ liệu cần xoá rồi ấn phím Delete b) Sửa đổi dữ liệu - Chọn ô - ấn F2 để sửa nội dung c) Sao chép dữ liệu - Chọn vùng cần sao chép - Edit \ Copy - Nháy chuột vào đầu vùng mới - õ Edit \õ Paste Chú ý + Vùng dữ liệu được Copy sẽ được báo hiệu bằng đường viền nhấp nháy. + ấn phím Esc để hủy bỏ lệnh Copy + Có thể Copy liên tiếp trên một cột hoặc một dòng bằng cách đưa con trỏ tới góc dưới phải của ô dữ liệu khi xuất hiện dấu cộng (+) thì rê chuột, (Thao tác này thường áp dụng cho copy công thức). d) Di chuyển dữ liệu Cách thực hiện Chọn vùng dữ liệu Edit \ Cut hoặc õ Nháy chuột vào đầu vùng mới Edit \ Paste Cách 2: Chọn vùng dữ liệu Đưa con trỏ tới đường viền dưới khi xuất hiện mũi tên màu trắng thì rê chuột tới vùng mới. e) Xóa dữ liệu: Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa và nhấn Delete f) Khôi phục dữ liệu vừa bị xóa Edit \ Undo Edit \ Redo (Khôi phục lại thao tác Undo). 3. Chèn thêm cột, dòng, ô, Sheet a, Chèn thêm dòng, cột Chọn cột hoặc dòng nên trước và trên nó Insert \ Các lựa chọn Chọn Rows nếu chèn thêm dòng Chọn Columns nếu chèn thêm cột. b, Chèn thêm ô Chon ô cần chèn Insert \ cells \ Các lựa chọn Shift cells right: ô mới sẽ chèn vào vị trí ô chọn và đẩy ô chọn sang phải. Shift cell down: Chèn ô được chọn và đẩy ô chọn xuống dưới. Entire row: Thay chèn ô bằng chèn dòng. Entire Column: Thay chèn ô bằng chèn cột. Cuối cùng nhấn OK c, Chèn thêm Sheet Chọn Sheet cần chèn Insert \ Work Sheet. Chú ý: Để thay đổi thứ tự của Sheet ta đưa con trỏ chuột tới Sheet đó và kéo đến vị trí mới. 4. Xoá cột, dòng, ô, Sheet a, Xoá cột, dòng Chọn cột, dòng cần xoá Edit \ Delete. b, Xoá ô Chọn ô cần xoá Edit \ Delete + Shift cell left: Xoá ô cần xoá và di chuyển ô cần chọn sang trái. + Shift cell up: Xoá ô cần xoá và dịch ô bên dưới lên phía trên. c, Xoá Sheet Chọn Sheet cần xoá Edit \ Delete Sheet 5. Thay dổi độ rộng của cột Đưa con trỏ chuột đến đường giao nhau, khi xuất hiện mũi tên hai chiều thì nhấn phím trái chuột và kéo. Chú ý: Khi dữ liệu vượt quá độ rộng của ô thì ô đó sẽ tự động mở rộng ra chiếm sang phần ô bên phải nhưng dữ liệu vẫn thuộc ô đó. 6. Đánh số thứ tự tự động Nhập số vào ô đầu tiên, chọn ô đó và đưa chuột tới góc dưới phải, khi xuất hiện con trỏ hình dấu cộng (+) thì ấn phím Ctrl và thực hiện rê chuột. 7. Khái niệm về địa chỉ a, Khái niệm địa chỉ trong E Dữ liệu được E quản lý theo từng ô riêng biệt, mỗi ô có một địa chỉ được ghi dưới dạng () Địa chỉ của ô dữ liệu có thể tham gia vào các toán hạng, các tham số trong các phép toán và trong các hàMicrosoft b, Các loại địa chỉ * Địa chỉ tương đối Địa chỉ tương đối là địa chỉ tham gia làm các toán hạng trong công thức, mà khi ta copy công thức sang vị trí khác nó sẽ tự động thay đổi theo cả phương và chiều Cách viết địa chỉ tương đối : Ví dụ: A5 G6 * Địa chỉ tuyệt đối Địa chỉ tuyệt đối khi tham gia làm các toán hạng trong công thức, mà khi copy công thức sang vị trí khác nó không bị thay đổi Cách viết: $$. Muốn lấy địa chỉ tuyệt đối nhanh ta nhập địa chỉ bình thường như địa chỉ tương đối sau đó nhấn F4 Sử dụng địa chỉ tuyệt đối với các bài toán mà dữ liệu trong 1 ô sẽ dùng chung cho nhiều ô khác như: quy đổi ngoại tệ, lương cơ bản. * Địa chỉ vùng : * Địa chỉ tuyệt đối của vùng $$:$$ 8. Đặt tên cho vùng dữ liệu, Sheet a, Đặt tên cho vùng dữ liệu Một vùng dữ liệu đã được đặt tên thì khi tham gia vào thành phần công thức người ta chỉ cần viết tên vùng thay cho địa chỉ của vùng. Thao tác đặt tên cho vùng dữ liệu - Chọn vùng cần đặt tên - Insert \ Name \ Define... Nhập tên vào hộp Names in Workbook. Chú ý: - Tên không trùng với bất cứ địa chỉ nào, không chứa dấu cách và các kí tự đặc biệt, tên phải gợi nhớ. - Khi địa chỉ của vùng đặt tên mà thay đổi thì khi đó ta phải thực hiện đặt lại tên nhưng nên lấy đúng tên cũ. - Để kiểm tra vùng đặt tên thì nháy chuột vào vùng đó, nếu thấy tên nằm trên ô số 1 của thanh công thức thì vùng đã được đặt tên đúng. - Để xoá tên ta thực hiện như sau: Insert \ Names \ Define ... Chọn tên trong danh sách rồi ấn phím Delete. b, Đặt tên cho Sheet - Chọn Sheet - Format \ Sheet \ Rename Nháy chuột phải vào Sheet và chọn Rename. Chương V định dạng dữ liệu 1. Định dạng dữ liệu kiểu số a, Dùng hệ thống Menu Chọn vùng dữ liệu Format \ Cells Các lựa chọn + Number \ Các lựa chọn trong hộp Category. * Number \ Deciman Place: Chọn số chữ số phần thập phân. * Customs \ Standard: Chuẩn thông thường. #00: Tương ứng với kiểu số được trình bày mô phỏng # #00: Không có phần thập phân mà chia nhóm ###0,00: Có phần thập phân và phân thành nhóm ... . b, Dùng thanh công cụ (Formatting) $ Kiểu tiền tệ % Kiểu % Comma Style Phân nhóm IncreaseDecimal Tăng số chữ số phần thập phân Decrease Decimal Giảm chữ số phần thập phân. Chú ý: Nếu dữ liệu kiểu ngày tháng thì ta nên giữ nguyên kiểu định dạng là dd/mm/yyy. c, Định dạng theo điều kiện Thường được áp dụng để kiểm soát các dữ liệu được nhập vào và làm điều kiện để kiểm tra khi sử dụng hàm "Vlookup". - Chọn cột cần định dạng Format \ Cell \ Number - Chọn Custom trong hộp Category - Xoá dòng Standart ở hộp Type. Nhập điều kiện theo cấu trúc sau: [Màu][Điều kiện]"Thông báo" Màu viết bằng tiếng anh Màu của dòng thông báo sẽ hiển thị Điều kiện là biểu thức so sánh Thông báo là dòng văn bản sẽ tự động hiển thị khi dữ liệu sai. 2. Định dạng dữ liệu kiểu văn bản Tại ô bất lỳ dữ liệu sẽ có những Font mà chúng ta đã đặt ngầm định, ngoài ra chúng ta có thể định dạng lại Font đó theo hai cách: a, qua hệ thống Menu - Chọn ô dữ liệu - Formart \ Cell \ Font Thực hiện các lựa chọn. Chú ý: + Strikethrough + Superscript: Chỉ số trên + Subscropt: Chỉ số dưới Để gó một số kí tự đặc biệt thì ta gõ kí hiệu tương ứng với nó sau đó chọn kí tự đó. Font \ Symbol b, Dùng thanh công cụ (Formatting) 3. Trình bày dữ liệu a, Trình bày dữ liệu trong một ô Fortting \ Cell \ Alignment Các lựa chọn Text Alignment: * Horizontal: Căn theo chiều ngang + General: Để nguyên + Left (Indent): Căn trái + Center: Căn giữa theo + Right: Căn phải * Vertical: Căn theo chiều dọc + Top: dữ liệu nằm phía trên đỉnh của ô + Center: Căn vào giữa + Bottom: Căn xuống phía dưới ... b, Tạo hướng nhập dữ liệu - Chọn ô - Formartting \ Cell \ Orientation Viết các kí tự theo chiều dọc Dùng chuột rê trên dấu đỏ để lấy hướng chữ. c) Trộn ô ( gộp nhiều ô thành 1 ô duy nhất). d) Ngắt ô ( khi dữ liệu vượt quá độ rộng của ô sẽ bị ngắt xuống dưới) 4. Tạo đường viền cho vùng dữ liệu - Chọn vùng dữ liệu - Format \ Cell \ Border \ Các lựa chọn + Line Style: Chọn kiểu nét vẽ Color: Kiểu màu của nét vẽ + Presets: Kiểu của vị trí vẽ None: Không vẽ gì Cuttine: Vẽ bốn xung quanh Inside: Vẽ nét bên trong Border: Vẽ một số vị trí khác. 5. Tạo nền cho chữ - Chọn vùng dữ liệu - Format \ Cell \ Patterns Color: Màu nền Patterns: Kiểu nền. Chương VI Một số phép toán và hàm 1. Một số phép toán (Toán tử) Cộng (+) Trừ (-) Nhân (*) Chia (/) Luỹ thừa (^) Ghép xâu (&) Bằng nhau (=) Khác nhau () Lớn hơn (>) Nhỏ hơn (<) Lớn hơn hoặc bằng (>=) Nhỏ hơn hoặc bằng (<=) Chú ý: Khi tham gia vào công thức thì thứ tự ưu tiên các thực hiện theo thứ tự: Nhân, chia trước, Cộng, trừ sau. Nếu muốn thay đổi thứ tự ưu tiên ta dùng dấu ( ). 2. Một số hàm thông dụng a, Hàm Sum( ) =Sum(Danh sách tham số) Thực hiện tính tổng của các tham số trong danh sách. - Danh sách tham số có thể là giá trị cụ thể, địa chỉ của một ô, vùng hoặc lại là một hàm khác. - Giữa các tham số trong danh sách cách nhau bởi dấu chấm phẩy ";". - Nếu cần tính tổng của các ô liên tiếp thì trong danh sách tham số địa chỉ đầu và địa chỉ cuối cách nhau dấu hai chấm ":". Ví dụ: =Sum(a1:a5) - Nếu cần tính tổng của một số các ô địa chỉ thì ta có thể viết theo cách sau: + Nếu các ô mà liên tiếp thì viết theo địa chỉ vùng + Nếu các ô không liên tiếp thì viết địa chỉ của từng ô. Ví dụ: =Sum(a1;a3;c10) b, Hàm Average( ) =Average(Danh sách tham số) Hàm này thực hiện tính trung bình cộng của các số trong danh sách tham số. c, Hàm Round( ) =Round(Biểu thức số ; n) Biểu thức số có thể là giá trị cụ thể, địa chỉ, kết quả của một phép toán hoặc lại là kết quả của một hàm Microsoft Hàm thực hiện làm tròn biểu thức số theo quy tắc: - Nếu n>0: Làm tròn tới n chữ số đứng sau dấu phẩy thập phân - Nếu n<0: Làm tròn tới n chữ số đứng trước dấu phẩy thập phân ( phần nguyên). d, Hàm Max( ) =Max(Danh sách tham số) Hàm này trả về giá trị lớn nhất trong danh sách các tham số. e, Hàm Min( ) =Min(Danh sách tham số) Hàm này trả về kết quả là giá trị nhỏ nhất của các tham số trong danh sách tham số. f, Hàm And( ) =And(Điều kiện1;Điều kiện 2;Điều kiện 3; ... ;Điều kiện n) (Điều kiện1;Điều kiện 2;Điều kiện 3; ... ;Điều kiện n) là các biểu thức so sánh. Hàm này trả hai kết quả: TRUE Nếu tất cả các các điều kiện đều đúng FALSE Khi xuất hiện một điều kiện là sai. g, Hàm OR( ) =OR(Điều kiện1;Điều kiện 2;Điều kiện 3; ... ;Điều kiện n) Hàm này thực hiện kiểm tra điều kiện và trả về một trong hai giá trị là: * TRUE: khi chỉ cần ít nhất một điều kiện đúng * FALSE: khi tất cả các điều kiện là sai. Chú ý: Các điều kiện trong hàm And và OR lại có thể là một hàm AND hoặc hàm OR khác Ví dụ: Tìm những học sinh có điểm tin lớn hơn hoặc bằng 5 và có điểm văn hoặc điểm toán lớn hơn hoặc bằng 8 =AND(d2>=5;OR(b2>=8;c2>=8)) Tìm những học sinh trượt nếu có 1 trong 3 môn nhỏ hơn 5 =OR(b2<5;c2<5;d2<5) Chú ý: Khi xâu ký tự tham gia vào biểu thức so sánh hoặc một phép toán thì nó phải được để trong dấu nháy kép (" "). Ví dụ: Tìm những học sinh là dân tộc và điểm văn lớn hơn hoặc bằng 8 =AND(b2>=8;e2"Kinh") h, Hàm NOT( ) =NOT(Điều kiện1;Điều kiện 2;Điều kiện 3; ... ;Điều kiện n) Hàm này phủ định điều kiện viết trong hàm Not Ví dụ: =NOT(7>3) Cho giá trị False Tìm những học sinh đó khi, hoặc là kinh thì các môn phải từ 5 trở lên hoặc là dân tộc thì các môn phải từ 4 trở lên. =OR(AND(b2>=5;c2>=5;d2>=5);AND(b2>=4;c2>=4;d2>=4;f2"Kinh"). Chương VII Hàm IF( ) 1. Cú pháp =IF(;;) * [Điều kiện] là biểu thức so sánh (Logic) Gồm các hàm AND; OR ... Hoặc có lúc nó là kết quả trả về của một hàm AND; OR; hoặc là nột hàm IF khác. * và có thể là một giá trị cụ thể, có thể là kiểu số kiểu Text, có thể là một biểu thức (+,-,*,/), có thể là một hàm, hoặc có thể lại là một hàm IF khác. 2. Công dụng của hàm IF Hàm sẽ kiểm tra và nếu điều kiện là đúng thì sẽ lấy , ngược lại nếu điều kiện sai thì sẽ lấy . Chương VIII Các hàm về xâu ký tự 1. Hàm Left( ) =Left([Biểu thức xâu];n) Hàm này cắt lấy n ký tự ở phía trái của [Biểu thức xâu]. Ví dụ: =Left("Hà Nội";2) Hàm này cho giá trị là "Hà" Nếu ở A2 có "Cam Đường" thì =Left(a2;3) cho giá trị là "Cam" 2. Hàm Right( ) =Right([Biểu thức xâu];n) Hàm này sẽ thực hiện cắt lấy n ký tự bên phải của [Biểu thức xâu]. Ví dụ: Nếu ở A1 có "Lào Cai" thì =Right(a1;3) Cho giá trị là "Cai" 3.Hàm Mid( ) =Mid([Biểu thức xâu];n1;n2) Hàm này thực hiện cắt ra một sâu con từ ký tự thú n1 (tính từ bên trái) và lấy n2 ký tự. VD: Nếu A4 có "ABCDEFGH" thì =Mid(a4;4;3) Cho giá trị là "DEF" 4. Hàm Len( ) =Len([Biểu thức xâu]) Hàm này trả về độ dài của [Biểu thức xâu] (Bằng số các ký tự trong [Biểu thức xâu]). Ví dụ: Nếu ở A1 có "Lào Cai" thì =Len(a1) Cho giá trị là 7 5. Hàm Lower( ) =Lower([Biểu thức xâu]) Hàm này thực hiện chuyển tất cả các ký tự hoa trong [Biểu thức xâu] thành các ký tự thường. 6. Hàm Upper( ) =Upper([Biểu thức xâu]) Hàm này thực hiện chuyển tất cả các ký tự thường trong [Biểu thức xâu] thành các ký tự hoa. 7. Hàm Proper( ) =Proper([Biểu thức xâu]) Hàm này thực hiện đổi ký tự ở đầu các từ trong [Biểu thức xâu] thành ký tự hoa. 8. Hàm Replace( ) =Replace([Biểu thức xâu 1];n1;n2;[Biểu thức xâu 2]) Hàm này thực hiện thay thế từ ký tự n1 (tính từ trái sang phải) và lấy n2 ký tự ở [Biểu thức xâu 1] thay vào đó là [Biểu thức xâu 2]. Ví dụ: Nếu a2 có "Lê Văn Nam" thì =Replace(a2;4;3;"Quang") Hàm này cho giá trị "Lê Quang Nam" 9. Hàm Rept( ) =Rept([Biểu thức xâu];n) Hàm này thực hiện lặp lại n lần [Biểu thức xâu]. Ví dụ: =Rept("AB ";2) Cho giá trị là "AB AB" 10. Hàm search( ) =Search([Biểu thúc xâu 1];[Biểu thức xâu 2];n) Hàm này dùng để tìm [Biểu thức xâu 1] trong [Biểu thức xâu 2], kết quả nhận được là vị trí bắt đầu xuất hiện [biểu thức xâu 1] trong [Biểu thức xâu 2]. Nếu thêm n thì việc tìm kiếm bắt đầu được tiến hành từ ký tự thứ n. Ví dụ: =Search("Hồng";"Ngọc Hồng Hồng") Cho giá trị 6 11. Hàm Trim( ) =Trim([biểu thức xâu]) Hàm này tực hiện cắt bỏ tất những ký tự trắng ở hai đầu của [Biểu thức xâu] và cắt bỏ bớt những ký tự trắng mà chỉ để lại một ký tự trắng giữa hai từ trong [Biểu thức xâu]. Chú ý: Một dữ liệu kiểu số sau khi xử lý bởi một hàm về xâu ký tự thì nó tự chuyển đổi về kiểu xâu ký tự. Để biến xâu kí tự đó thành kiểu số ta sử dụng hàm sau: =Value([Biểu thức xâu]). Chương IX Các hàm xử lý về thời gian 1. Định dạng chuẩn thời gian kiểu Việt Nam Khi đã có chuẩn Franch(Standard) dd/mm/yyyy Chúng ta thực hiện theo khi nhập dữ liệu kiểu ngày tháng ta tuân theo đúng kiểu định dạng. 2. Các hàm về thời gian a, Hàm Day( ) =Day([Dữ liệu kiểu ngày]) Hàm này trả về kết quả là ngày của [Dữ liệu kiểu ngày]. Ví dụ: Nếu tại A1 có 12/05/2001 =Day(A1) Cho kết quả là 12. b, Hàm Month( ) =Month([Dữ liệu kiểu ngày]) Hàm này trả về kết quả là tháng của [Dữ liệu kiểu ngày]. Ví dụ: =Month(A1) Cho kết quả là 5. c, Hàm Year( ) Year([Dữ liệu kiểu ngày]) Hàm này trả về kết quả là năm của [Dữ liệu kiểu ngày]. Ví dụ: =Year(A1) Cho kết quả là 2001. d, Hàm To day( ) =To day() Hàm này trả về kết quả là ngày hiện tại. e, Hàm Day360( ) =DayS360([Dữ liệu ngày 1];[Dữ liệu ngày 2]) Hàm này trả về là số ngày, đây là khoảng cách giữa hai ngày là: - Hàm này sẽ quy tròn tất cả các tháng thành 30 ngày. f, Hàm Weekday( ) =Weekday([Dữ liệu kiểu ngày]) Hàm này trả về kết quả là thứ trong ngày của [Dữ liểu kiểu ngày]. h, Hàm Now( ) =Now( ) Hàm này trả về dữ liệu là thời gian hiện tại. 3. Một số phép tính với dữ liệu kiểu ngày a, [Kiểu ngày] - [Kiểu ngày] = [Kiểu số] Kết quả là kiểu số, là khoảng cách giữa hai ngày. Chú ý: Nếu viết đơn thuần thì sau khi lấy kết quả ta phải định dạng lại b, [Kiểu ngày] + [Kiểu ngày] = [Kiểu số] c, [Kiểu ngày] - [Kiểu số] = [Kiểu ngày]. Chương X Các hàm số học 1. Hàm ABS( ) =ABS([Biểu thức số]) Hàm này trả về giá trị tuyệt đối của [Biểu thức số]. Ví dụ: =ABS(-7) Cho kết quả là 7. 2. Hàm SQRT( ) =Sqrt([Biểu thức số]) Hàm này trả về kết quả là căn bậc hai của [Biểu thức số]. Ví dụ: =SQRT(16) Cho kết quả là 4 3. Hàm Pi( ) =Pi( ) Hàm này trả về kết quả là giá trị Pi =3,141592654. 4. Hàm Mod( ) =Mod([Biểu thức số];n) Hàm này trả về kết quả là phần dư của [Biểu thức số] chia n. 5. Hàm làm tròn ROUND( ) =Round([Biểu thức số];n) Hàm thực hiện làm tròn [Biểu thức số]. * Nếu n>0: Làm tròn n chữ số phần thập phân * Nếu n<0: Làm tròn về phía bên trái dấu phẩy n chữ số phần nguyên. 6. Hàm EVEN( ) =Even([Biểu thức số]) Hàm sẽ thực hiện làm tròn tới số nguyên chẵn gần nhất đối với [Biểu thức số]. Đối với số âm sẽ thực hiện làm tròn xuống. Ví dụ: =Even(23,5) Cho kết quả là 24 =Even(-4) Cho kết quả là -5. 7. Hàm ODD( ) =ODD([Biểu thức số]) Hàm này thực hiện làm tròn tới số nguyên lẻ gần nhất. 8. Hàm FLOOR( ) =FLOOR([Biểu thức số 1];[Biểu thức số 2]) Hàm này thực hiện trả về kết quả là bội số của [Biểu thức số 2] gần với [Biểu thức số 1] nhất. Giá trị này được tính là nhỏ hơn [Biểu thức số 1]. 9. Hàm CEILING( ) =CEILING([Biểu thức số 1];[Biểu thức số 2]) Hàm này thực hiện trả về giá trị là bội số của [Biểu thức số 2] gần với [Biểu thức số 1] nhất và được tính là lớn hơn [Biểu thức số 1]. 10. Hàm INT( ) =INT([Biểu thức số]) Hàm này trả về kết quả là phần nguyên của [Biểu thức số]. 11. Hàm TRUNC( ) =TRUNC([Biểu thức số]) Loại bỏ những số phần thập phân của [Biểu thức số]. 12. Hàm FACT( ) =FACT([Biểu thức số]) Hàm này trả về kết quả là giai thừa của biểu thức số nguyên. 13. Hàm COMBIN( ) =COMBIN([Biểu thức số 1];[Biểu thức số 2]) Hàm này thực hiện tính tổ hợp của [Biểu thức số 2] trong [Biểu thức số 1] Chương IX Các hàm thống kê đơn giản 1. Hàm COUNT( ) =Count([Danh sách các trị]) Hàm này trả về kết quả là số các ô chứa dữ liệu kiểu số trong [Danh sách các trị]. Ví dụ: =Count(3;6;"Hà Nội";6;9) Cho kết quả là 4. 2. Hàm COUNTA( ) =Counta([Danh sách các trị]) Hàn này trả về kết quat là [Banh sách các trị]. Ví dụ: =Count(3;6;"Hà Nội";6;9) Cho kết quả là 5 3. Hàm COUNTIF( ) =Countif([Danh sách các trị];"Điều kiện") Hàm này thực hiện đếm các trị trong [Danh dách các trị] thoả mãn "Điểu kiện". 4. Hàm RANK( ) =Rank(x;[Danh sách các trị]) Hàm này trả về vị thứ của x trong danh sách sác trị. Chú ý: Khi các trị trong [Danh sách các trị] bằng nhau thì xếp cùng một vị thứ các trị nhỏ hơn sau đó vị thứ được xếp tăng lên bằng số các trị bằng nhau trước đó. 5.Hàm SUMIF( ) =Sumif(Cột 1;"Điều kiện";Cột 2) Hàm này thực hiện tính tổng giá trị trong cột hai tương ứng trên cột 1 thoả mãn "điều kiện". Chương XII Các hàm tìm kiếm và tham chiếu I. Liên kết dữ liệu trong excel 1. Liên kết dữ liệu trong cùng một tệp Tên Sheet!Địa chỉ ô * Tên sheet là tên của sheet chứa dữ liệu cần kết nối * Địa chỉ của ô là địa chỉ của ô cần kết nối dữ liệu. 2. Liên kết dữ liệu ở các tệp khác nhau [Tên tệp]Tên Sheet!Địa chỉ ô. II. Hàm tham chiếu VLOOKUP( ) =Vlookup(x;Bảng tham chiếu;Cột tham chiếu;Cách dò tìm) Hàm lấy giá trị x đem so sánh với giá trị trên cột đầu tiên trên bảng tham chiếu, khi giá trị là so khớp thì dịch chuyển sang bên phải và lấy giá trị của cột tham chiếu. Cách đó tìm chỉ nhận 2 giá trị là 0 và 1 * 0 là dò tìm tuyệt đối (x phải hoàn toàn trùng khớp) * 1 là dò tìm tương đối Với cách dò này thì cột 1 của bảng tham chiếu phải