Giáo án Tin học văn phòng

BÀI 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD 1.1. Giới thiệu về Microsoft Word Microsoft Word là một chương trình xử lý văn bản chuyên nghiệp. Word cho phép người dùng dễ dàng tạo ra các dạng văn bản từ đơn giản đến phức tạp. Đây là một trình soạn thảo văn bản kết hợp nhiều tính năng mạnh như soạn thảo, định dạng, đồ họa, xuất bản với một giao diện dễ sử dụng ngay cả với một người mới bắt đầu. Theo thời gian, đến nay Word đã tiến bộ nhiều với một giao diện hoàn toàn khác, thông minh hơn, có nhiều những tính năng hơn để giúp ta tạo một tài liệu với dáng vẻ đẹp hơn, quản lý có hiệu quả một cách nhanh chóng và dễ dàng. 1.2. Khởi động Microsoft Word Có nhiều cách để khởi động MS Word: C1: Chọn Programs từ menu Start, sau đó chọn Microsoft Word C2: Nhấp vào biểu tượng Word trên thanh Office. C3: Nhấp đúp vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình Desktop. 1.3. Thoát khỏi Microsoft Word Cách 1: Mở thực đơn File, kích chọn lệnh Exit Cách 2: Kích hoạt nút ở góc trên phải của thanh tiêu đề của tài liệu. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4. Nếu nội dung file có thay đổi, sẽ xuất hiện thông báo có muốn lưu lại những thay đổi hay không. Chú ý lựa chọn cách trả lời thích hợp (Yes - nếu muốn lưu những thay đổi, No - nếu không muốn lưu lại những thay đổi). 1.4. Màn hình làm việc của MS Word Cửa sổ chương trình của Microsoft Word gồm các thành phần: a. Title bar: Thanh tiêu đề nằm ở phần trên của màn hình thể hiện tên của chương trình là Microsoft Word và tên của tài liệu. Tên ngầm định là Document1, Document2, … b. Menu bar: Thanh thực đơn (Menu Bar) chứa bộ lệnh của Microsoft Word. Các lệnh trên Menu được liệt kê theo từng nhóm. Mỗi nhóm làm các việc khác nhau và gợi nhớ cho người sử dụng File: Gồm các lệnh thao tác với file như: mở File, đóng File, tạo File mới, lưu File, đặt định dạng trang in, in ấn, đóng cửa sổ chương trình Word … Edit: Gồm các lệnh soạn thảo với văn bản như: Sao chép (Copy), cắt (Cut), dán (Paste), tìm kiếm (Search), thay thế (Replace) … View: Gồm các lệnh cho phép hiển thị văn bản hiện tại theo những cách khác nhau như: dạng thông thường (Normal layout), dạng in ấn (Print layout), phóng to văn bản theo các tỷ lệ khác nhau, hiển thị các thanh công cụ … Insert: Gồm các lệnh cho phép chèn các đối tượng, các biểu tượng, các hình ảnh, đánh số trang văn bản … vào văn bản. Format: Gồm các lệnh cho phép định dạng văn bản như: đặt font chữ, định dạng văn bản kiểu liệt kê, định dạng đoạn văn bản, định dạng màu sắc hiển thị của văn bản… Tool: Gồm các lệnh cho phép thiết lập các tuỳ chọn mở rộng thêm cho văn bản như: kiểm tra chính tả (tiếng Anh), đặt tuỳ chọn (Options), trộn thư, viết các macro… Table: Gồm các lệnh cho phép thao tác với bảng biểu như: tạo bảng, xóa bảng, thay đổi định dạng của bảng, chuyển văn bản thành bảng và ngược lại… Window: Gồm các lệnh cho phép thao tác với các cửa sổ soạn thảo của Word như: tạo cửa sổ mới, sắp xếp cửa sổ, chia cửa sổ thành nhiều phần… Help: Gồm các lệnh cho phép hiển thị nội dung về chương trình Word và toàn bộ phần trợ giúp của chương trình Word. Mở một menu: Ta có thể mở một menu trong thanh Menu bằng chuột hay bằng bàn phím: Để mở một menu bằng cách sử dụng chuột, hãy nhắp chuột vào tên của menu. Để mở một menu bằng bàn phím, nhấn Alt để kích hoạt thanh menu và nhấn ký tự gạch chân trong tên của menu. Chẳng hạn để mở menu File, hãy nhấn Alt, sau đó là F (Alt+F). c. Toolbar: Thanh công cụ là các lệnh được thể hiện dưới dạng biểu tượng giúp người sử dụng có thể thi hành một số lệnh nhanh hơn. Khi di chuyển mouse tới gần một biểu tượng thì tên của lệnh tương ứng sẽ hiện ra ở đuôi của con trỏ mouse, đây được gọi là tooltip. Các thanh thường được dùng là Standard và Formatting. d. Statusbar:Thanh trạng thái Thanh trạng thái hiển thị thông tin về tài liệu hiện thời và vị trí của con trỏ trong đó. Nó chứa các nút như chế độ nhập, bật tắt việc ghi nhận một macro … Ngoài ra còn có biểu tượng hình cuốn sách dùng để khởi động việc kiểm tra chính tả và văn phạm trên Word. Cửa sổ văn bản a. Ruler - Thước đo. Số trang Số phần Trang hiện hành / tổng số trang Vị trí điểm chèn Thu macro Theo dõi thay đổi Lựa chọn mở rộng Chế độ ghi chồng Lựa chọn kiểm tra chính tả và văn phạm Nền lưu trữ Hiển thị độ rộng của tài liệu cũng như vị trí của các biên và các điểm tab. Ta có thể nhấp và di chuyển trong cây thước để định các biên cũng như các điểm tab. Thông thường, thước đo dùng đơn vị là Inches. Có thể đổi đơn vị của thước đo trở về hệ Centimeter bằng cách chọn menu Tools à Options à General - trong mục Measurement Units chọn Centimeters. b. Scroll bar - Thanh cuộn: Thanh cuộn (bao gồm thanh trượt ngang và thanh trượt dọc) là một trong những cách di chuyển bên trong một tài liệu. Thanh cuộn dọc bên phải giúp di chuyển lên xuống, thanh cuộn ngang tại cuối màn hình giúp di chuyển qua trái hay phải trong một tài liệu. Trên thanh cuộn dọc cũng có sẵn một số nút đặc biệt giúp ta di chuyển nhanh chóng hơn. c. Con trỏ: Khi làm việc ta còn thấy được hai con trỏ: con trỏ mouse có hình dáng thay đổi tuỳ theo vị trí của mouse và con trỏ text (điểm chèn) có dạng vạch đứng ( | ) chớp tắt. Để nhập một văn bản chỉ cần gõ nó vào. Văn bản luôn xuất hiện tại vị trí điểm chèn. Chế độ nhập định sẵn trong Word là chế độ insert (chèn), vì vậy khi di chuyển điểm chèn đến bên trái của một từ đã có và bắt đầu gõ vào thì từ ở bên phải sẽ di chuyển để dành chỗ cho văn bản mới. 1.5. Ẩn/ hiện các thanh công cụ C1: View à Toolbars à Kích chuột trái chọn tên thanh công cụ cần lấy hoặc bỏ C2: Bấm chuột phải vào vùng trắng bất kỳ trên thanh công cụ à Kích chuột trái chọn thanh công cụ cần lấy hoặc bỏ * Chú ý: Thanh công cụ nào được lấy thì trước đó có dấu tích (ü) 1.6. Điều kiện và qui tắc gõ tiếng việt 1.6.1. Quy tắc gõ tiếng Việt: Ký tự: Â = AA Ê = EE Ô = OO Đ = DD Ă = AW Ư = UW = W = ] Ơ = OW = [ Dấu: Huyền : F Sắc : S Hỏi : R Ngã : X Nặng : J Nếu muốn bỏ dấu tại thời điểm vừa gõ xong từ thì ta nhấn phím Z, nếu muốn thay đổi dấu của từ vừa gõ xong ta nhấn phím dấu cần thay đổi. 1.6.2. Điều kiện soạn thảo tiếng việt: ü Để soạn thảo được tiếng Việt trong văn bản ta cần lưu ý những điều kiện sau: + Máy tính có cài đặt phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt (VD: ABC, Vietkey, Unikey…). + Font chữ soạn thảo thường là font chữ Times New Roman hoặc Arial ứng với bảng mà Unicode (có thể sử dụng font chữ .Vntime nhưng bảng mã TCVN3 – ABC) + Khi soạn thảo nên để màn hình ở chế độ chuẩn (View à Print Layout) 1.7. Một số phím thường dùng trong soạn thảo - Delete: Xoá các kí tự bên phải con trỏ - Back Space (ß): Xoá các kí tự bên trái con trỏ. - Insert: Chèn đè kí tự lúc đó trên thanh trạng thái xuất hiện chữ OVR. - Home: Đưa con trỏ về đầu dòng. - End: Đưa con trỏ về cuối dòng. - Ctrl+ Home: Đưa con trỏ về đầu văn bản. - Ctrl + End: Đưa con trỏ về cuối văn bản. - Page Up: Đưa con trỏ lên trang phía trên. - Page Down: Đưa con trỏ xuống trang phía dưới. - Enter: Kết thúc một đoạn văn đồng thời xuống dòng. - Một trong bốn phím mũi tên (ß, â, á, à) để di chuyển con trỏ theo chiều tương ứng. - Caps Lock: Bật/tắt chế độ viết hoa. - Tab: Di chuyển con trỏ sang phải một khoảng mặc định. - Shift + Tab: Di chuyển con trỏ theo chiều ngược lại. - Num Lock: Gõ số bên phải bàn phím (Nếu phím Num Lock sáng) - ….. 1.8. Tạo mới, ghi, mở và đóng File a. Tạo File mới C1: Chọn File à Chọn New à Chọn Blank Document à OK C2: Kích biểu tượng trên thanh Standard ToolBar C3: Ấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl+N b. Ghi File Bước 1: Thực hiện 1 trong 3 cách sau: C1: Chọn File à Chọn Save C2: Kích biểu tượng (Save) trên thanh Standard ToolBar hoặc C3: Nhấn đồng thời 2 phím Ctrl+S à Xuất hiện hộp thoại Save As Chọn vị trí cần lưu văn bản Chọn Save để lưu văn bản Bước 2: Trong hộp Save in kích chuột vào nút Combo, xuất hiện cấu trúc Folder (thư mục), kích đúp chuột vào tên các thư mục để chọn thư mục sẽ lưu trữ file. Bước 3: Trong File name gõ tên file mới Bước 4: Nhấn phím Enter hoặc kích nút Save. Ghi chú: Trong trường hợp tên File vừa gõ trùng với tên File có sẵn tại chính thư mục vừa chọn, sẽ xuất hiện thông báo tương tự như sau: Máy thông báo rằng đã tồn tại File tại thư mục được chỉ ra, bạn có muốn thay thế File cũ hay không? Nếu kích nút Yes máy sẽ xóa File cũ và ghi nội dung của File mới vào đĩa với tên cũ. Nếu chọn No thì File cũ sẽ được giữ nguyên và nội dung của File mới sẽ không được ghi vào đĩa. Khi ghi File từ lần thứ hai trở đi, lệnh Save sẽ ghi dữ liệu được bổ sung hoặc thay đổi của File đó vào đĩa mà không xuất hiện hộp hội thoại. * Note: Nếu muốn ghi tên file với một tên mới có nội dung tương tự thì ta thực hiện như sau: Chọn File à Chọn Save As à Xuất hiện hộp thoại Save As Nếu sao chép thành file mới tại thư mục cũ thì chỉ việc xoá tên file cũ trong hộp file name và gõ tên mới Nếu muốn giữ nguyên file cũ nhưng copy tới thư mục khác thì chỉ việc chọn lại đường dẫn. Nhấn Enter hoặc kích nút Save c. Mở File B1: Thực hiện 1 trong 3 thao tác sau: C1: Chọn File à Chọn Open C2: Kích biểu tượng (Open) trên thanh Standard ToolBar hoặc Kích chuột chọn vị trí chứa tên File cần mở Chọn Open để mở File C3: Nhấn đồng thời 2 phím Ctrl+O à Xuất hiện hộp thoại Open Trong hộp Look in kích chuột vào nút Combo, xuất hiện cấu trúc Folder (thư mục), kích đúp chuột vào tên các thư mục để chọn thư mục chứa File cần mở Nhấn phím Enter hoặc kích nút Open. d. Đóng File hiện thời Thực hiện một trong những cách sau đây: Vào menu File à chọn Close Kích hoạt nút trên cửa sổ văn bản Nhấn tổ hợp phím Ctrl + W hoặc Ctrl + F4 Chú ý: Nếu nội dung file có thay đổi, sẽ xuất hiện thông báo có muốn lưu lại những thay đổi hay không? Lựa chọn cách trả lời thích hợp. 1.9. Bài tập thực hành BÀI 2: CÁC PHƯƠNG TIỆN SOẠN THẢO VÀ SỬA VĂN BẢN 2.1. Đánh dấu chọn văn bản (bôi đen) a. Chọn bằng cách kéo chuột. Di chuyển chuột tới khoảng trắng bên trái hoặc phải phần muốn đánh dấu. Giữ nút trái chuột và kéo tới kết của phần muốn đánh dấu. Khi kéo thì phần được chọn sẽ được bôi đen và vẫn giữ nguyên khi nhả nút chuột. b. Chọn bằng cách nhắp chuột Chọn một từ: nhắp đúp vào từ cần chọn. Chọn một câu: giữ phím Ctrl và nhắp chuột vào trong câu. Chọn một đoạn: nhắp chuột ba lần liên tiếp vào đoạn. c. Chọn bằng bàn phím Shift + Một trong các phím mũi tên để chọn theo chiều tương ứng. Shift + Home hoặc End: chọn từ vị trí con trỏ tới đầu hoặc cuối dòng. Ctrl + Shift + Home: chọn từ vị trí chứa con trỏ cho tới đầu văn bản. Ctrl + Shift + End: chọn từ vị trí chứa con trỏ cho tới cuối văn bản. Ctrl + A: Chọn toàn bộ văn bản. 2.2. Sao chép, di chuyển dữ liệu: Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần sao chép, di chuyển. Bước 2: Sao chép Di chuyển C1: Vào Edit à Copy C2: Kích biểu tượng Copy () trên thanh Standard. C3: Ctrl + C C1: Vào Edit à Cut C2: Kích biểu tượng Cut () trên thanh Standard. C3: Ctrl + X Bước 3: Đưa con trỏ đến vị trí cần sao chép, di chuyển đến Bước 4: Thực hiện thao tác dán dữ liệu + C1: Vào Edit à Paste + C2: Kích chuột trái vào biểu tượng Paste () trên thanh Standard. + C3: Ctrl + V * Chú ý: Nếu muốn copy hay di chuyển từ nhiều tài liệu với nhau thì ta cùng mở các tài liệu đó ra và thao tác như bình thường. 2.3. Xóa một đoạn văn bản Có thể dùng phím Delete và Backspace để xóa văn bản: Delete: xóa ký tự phía phải con trỏ text. Backspace: xóa ký tự phía trái con trỏ text. Nhấn Ctrl+Backspace: xóa nguyên một từ bên trái con trỏ text. Nhấn Ctrl+Delete: xóa nguyên một từ bên phải con trỏ text. Đánh dấu đoạn văn bản cần xóa, sau đó nhấn Delete hoặc Backspace. 2.4. Tìm kiếm, thay thế và di chuyển nhanh con trỏ. a. Tìm kiếm một từ, một câu trong văn bản B1: Đặt con trở vào vị trí đầu tiên muốn tìm B2: Chọn menu Edit à Find (hay nhấn Ctrl+F) à Xuất hiện hộp hội thoại Fint and Replace. B3: Gõ vào hộp Find what văn bản muốn tìm kiếm. Có thể gõ vào tới 255 ký tự. B4: Chọn Find Next, để tìm kiếm tới văn bản đó. B5: Chọn Cancel hoặc nhấn phím ESC để đóng hộp hội thoại Find and Replace. b. Thay thế một từ, một câu trong văn bản B1: Chọn Edit à Replace hay nhấn Ctrl+H. à Xuất hiện hộp thoại Find and Replace. B2: Gõ từ, cụm từ cần thay thế vào hộp Find what B3: Gõ từ, cụm từ được thay thế bởi từ, cụm đó vào hộp Replace with B4: ü Chọn Replace để tiến hành thay thế từng vị trí ü Replace All để thay thế tất cả những từ tìm được. B5: Chọn Cancel hoặc ấn phím ESC để đóng hộp thoại Find and Replace. c. Di chuyển nhanh con trỏ - B1: Vào Edit à Go To hoặc ấn Ctrl + G à Hộp thoại Find and Replace xuất hiện - B2: Chọn đối tượng cần được di chuyển trong ô Go to what (thường chọn Page) - B3: Nhập số trang cần di chuyển tới trong ô Enter page number - B4: Chọn Go To để di chuyển con trỏ tới vị trí đó - B5: Chọn Close hoặc ấn phím ESC để đóng lại hộp thoại 2.5. Sử dụng lệnh Undo và Redo a. Lệnh Undo Lệnh Undo giữ lại rất nhiều lượt thay đổi tính từ thay đổi mới nhất trong tài liệu. Nếu không vừa ý với một (hay một loạt các thay đổi) nào đó, ta có thể dùng Undo để bỏ đi các thay đổi đó. Có thể thực hiện theo một trong các cách sau: C1: Kích chuột vào nút Undo trên thanh công cụ Standard. C2: Vào Edit à Undo C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z. b. Lệnh Redo Ngay sau khi loại bỏ việc thực hiện một thao tác, lệnh Redo sẽ xuất hiện. Trong trường hợp muốn thực hiện lại thay đổi (bỏ qua lệnh Undo vừa thực hiện), hãy kích nút Redo để khôi phục lại hành động đó. Các thao tác đối với Redo. C1: Kích chuột trái vào biểu tượng Redo trên thanh công cụ Standard C2: Vào Edit à Redo C3: Ctrl + Y Ghi chú: Các tên lệnh Undo và Redo báo cho ta biết những gì sẽ xảy ra nếu chọn nó, chẳng hạn nếu ta vừa nhập văn bản vào thì tên lệnh sẽ là Undo Typing. 2.6. Chèn thêm dữ liệu a. Chèn thêm một ký tự, một từ, một câu, một vài dòng văn bản Đưa con trỏ Text đến vị trí cần chèn Chèn thêm ký tự, từ, câu, … b. Thêm một ký tự / ký hiệu đặc biệt B1: Đưa con trỏ text đến vị trí cần chèn. B2: Vào menu Insert à Symbol. à Xuất hiện một bảng các ký hiệu đặc biệt Symbol.  Đặt từ gõ tắt cho ký tự chọn Đặt phím tắt cho ký tự chọn B3: Chọn font chữ chứa ký tự đặc biệt. Thường nằm trong những font như:Symbol, Webdings, Windings, Windings 2, Windings 3. B4: Chọn ký tự cần chèn trong bảng B5: Kích chọn Insert hoặc nhấn Enter để thực hiện chèn B6: Kích chọn Close để đóng hộp thoại. c. Chèn ngắt trang Khi muốn đưa một phần văn bản nào đó sang một trang mới, hãy dùng cách chèn một ngắt trang. Word sẽ tự động đưa phần văn bản sau dấu ngắt trang sang một trang mới. Cách thực hiện như sau: Đưa trỏ text đến vị trí văn bản cần chuyển sang trang mới. Vào menu Insert à Break… Xuất hiện hộp hội thoại Break. Kích chọn Page break và nhấn OK. Word tự động đưa toàn bộ phần văn bản ngay sau ví trí hiện thời của trỏ text sang trang mới. Hoặc: Đưa trỏ text đến vị trí văn bản cần chuyển sang trang mới. Sau đó ấn đồng thời Ctrl + Enter 2.7. Bài tập thực hành BÀI 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 3.1. Định dạng chữ a. Thay đổi Font chữ Đánh dấu đoạn cần định dạng. Cách 1: Chọn Font trên hộp Font của thanh công cụ Formatting bằng cách kích chọn tên Font trong danh sách xổ xuống. Nếu đã biết tên Font, có thể gõ tên Font vào hộp và sau đó nhấn Enter. Cách 2: Chọn Format/Font hoặc nhấn Ctrl+D. Hộp thoại Font xuất hiện. Kích chọn tên Font trong danh sách các Font. Mỗi khi chọn một Font, phần Preview sẽ cho xem trước kiểu cách, hình dạng của Font. Nhấn OK để chấp nhận khi đã chọn được Font ưng ý. * Chú ý: Muốn mặc định font chữ thì ta lựa chọn Default à Yes b. Dùng chữ in nghiêng, in đậm, gạch chân In nghiêng. Kích nút trên thanh công cụ Formatting. Vào Format/Font. Trong danh sách Font styles chọn Italic và chọn OK. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+I. In đậm. Kích nút trên thanh công cụ Formatting. Vào Format/Font. Trong danh sách Font styles chọn Bold và chọn OK. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+B. Gạch chân. ü Tạo đường gạch chân đơn C1: Kích nút trên thanh công cụ Formatting. C2: Vào Format/Font. Trong danh sách Font styles chọn Underline và chọn OK. C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U. ü Tạo đượng gạch chân đôi C1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + D C2: Ấn Ctrl + D trong hộp thoại Font chọn kiểu đường gạch chân đôi trong hộp thoại Underline Style ü Tạo đường gạch chân dưới từng từ (Ctrl + Shift + W) Chú ý: Có thể áp dụng 1, 2, hoặc 3 định dạng trên cho đoạn văn bản bằng cách dùng kết hợp các thiết lập. Nếu một đoạn văn bản đang được định dạng, nếu thực hiện chọn thì hiệu ứng đó sẽ mất đi. c. Dùng chữ có các màu khác nhau Chọn đoạn văn bản muốn có màu. Nhắp vào nút Font Color trên thanh công cụ Formatting hoặc Vào Format/Font hoặc Ctrl + D. Trong danh sách Font color, chọn Màu và chọn OK d. Thay đổi cỡ chữ Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi cỡ chữ Nhắp vào nút Font Size trên thanh công cụ Formatting Hoặc vào Format/Font. Trong danh sách Size, chọn cỡ và nhắp OK ü Có thể sử dụng phím tắt Ctrl + ]: Tăng cỡ chữ lên một đơn vị Ctrl + [: Giảm cỡ chữ đi một đơn vị 3.2. Dùng các lựa chọn căn lề a. Sử dụng các nút căn lề trên thanh công cụ. Căn trái: dóng đều đoạn văn bản ở lề trái. Căn phải: dóng đều đoạn văn bản ở lề phải. Căn giữa: đưa đoạn văn bản ra giữa phần trang giấy. Căn đều: đoạn văn bản được dóng đều ở cả lề trái và lề phải. b. Sử dụng hộp thoại Paragraph. Chọn đoạn văn bản Vào menu Format, chọn Paragraph… hoặc Alt + O à P Hộp thoại Pragraph xuất hiện, chọn tab Indents and Spacing Tại hộp Alignemt, chọn kiểu căn lề cần thiết: + Left (Ctrl+ L): căn trái + Centered (Ctrl + E): căn giữa + Right (Ctrl + R): căn phải + Justified ( Ctrl + J): căn đều văn bản cả 2 bên. - Chọn OK để thiết lập hiệu ứng căn lề đã chọn. 3.3. Thụt lề (indent) a. Sử dụng các công cụ thụt lề trên cây thước (Ruler). Thụt lề trái của dòng đầu tiên trong đoạn Thụt lề phải Thụt lề trái từ dòng thứ 2 trở đi trong đoạn b. Sử dụng hộp thoại Paragraph. Chọn đoạn văn bản Vào menu Format, chọn Paragraph… hoặc Alt + O à P Hộp thoại Pragraph xuất hiện, chọn tab Indents and Spacing Trong vùng Indentation, ta thiết lập các giá trị cho hiệu ứng thụt lề: + Left: Thụt lề trái + Right: Thụt lề phải + Special là các hiệu ứng đặc biệt gồm có: ü None: Chế độ bình thường không có hiệu ứng ü First line: Thụt dòng đầu tiên trong đoạn ü Hanging: Thụt các dòng phía sau trong đoạn (kể từ dòng thứ 2). à Sau khi chọn xong hiệu ứng ta thiết lập khoảng cách thụt dòng trong ô By c. Thay đổi độ dãn dòng Chọn đoạn văn bản Vào menu Format, chọn Paragraph… hoặc Alt + O à P Hộp thoại Pragraph xuất hiện, chọn tab Indents and Spacing Trong vùng Spacing, ta thiết lập về dãn dòng: Before: Giãn khoảng cách so với đoạn trước đoạn được chọn After: Giãn khoảng cách so với đoạn sau. (Các giá trị của Before và After có thể đặt bằng cách dùng các mũi tên lên hoặc xuống để tăng hoặc giảm, hay gõ vào từ bàn phím), Line spacing: Giãn khoảng cách giữa các dòng ü Single (Ctrl + 1): Giãn cách 1 dòng đơn ü 1.5 lines (Ctrl + 5): Giãn cách 1 dòng rưỡi ü Double (Ctrl + 2): Giãn cách 2 dòng ü At least: Giãn cách ít nhất. ü Exactly: Giãn cách chính xác ü Multiple: Giãn cách tuỳ ý à Sau khi chọn xong chế độ ta có thể thay đổi khoảng cách đó trong ô At Chọn OK để thiết lập các thuộc tính đã chọn 3.4. Sao chép khuôn dạng từ một đoạn văn bản đã chọn Chọn đoạn muốn sao chép định dạng. Nhắp vào nút Painter. Word sẽ thêm một cây cọ chuyển động cho con trỏ chuột. Chọn đoạn hay những đoạn ta muốn sao chép định dạng vào. Nếu đã nhắp nút Painter và thay đổi ý định muốn sao chép định dạng, có thể huỷ bỏ thao tác dán bằng cách nhấn Esc hay nhắp lại vào nút đó một lần nữa. 3.5. Sử dụng hộp hội thoại Tab: Khi nhấn phím Tab trên bàn phím thì con trỏ sẽ nhảy một đoạn gọi là khoảng Tab. Mặc định là khoảng Tab do Word tự đặt ra. Ta có thể chủ động thiết lập khoảng Tab tuỳ ý. 3.5.1. Thiết lập Tab B1: Đặt con trỏ tại dòng cần đặt Tab hoặc chọn đoạn văn bản cần đặt Tab. Tab mặc định Loại Tabs Các loại đường dẫn Điểm dừng của Tabs B2: Format à Tabs… (hoặc Alt+ O à T) xuất hiện hộp thoại Tabs. - B3: Nhập điểm dừng của Tab tại ô Tab stop position: - B4: Chọn loại Tab cần được thiết lập tại vùng Alignment. Left: Tab trái, tại điểm dừng văn bản được căn đều bên trái. Center: Tab giữa, tại điểm dừng văn bản được căn đều giữa. Right: Tab phải, tại điểm dừng văn bản được căn đều bên phải. Decimal: Tab căn đều theo dấu chấm thập phân. - B5: Chọn đường dẫn cho Tab tại vùng Leader. 1 None: Khoảng Tab là những ký tự trắng. 2……: Khoảng Tab là những dấu chấm. 3------: Khoảng Tab là những dấu gạch nối. 4 ____: Khoảng Tab là những dấu gạch chân. - B6: Chọn Set để thiết lập Tab à Nếu có điểm dừng tiếp theo thì ta lặp lại B3. - B7: Chọn OK ü Chú ý: Có thể đặt nhiều điểm Tab cho một dòng. 3.5.2. Xoá Tab B1: Đặt con trỏ tại dòng có Tab cần xoá. B2: Format à Tabs… (hoặc Alt+ O à T) xuất hiện hộp thoại Tabs. B3: Chọn Tab cần xoá trong danh sách B4: Chọn Clear xoá điểm Tab đã chọn, nếu chọn Clear All sẽ xoá toàn bộ Tab đã thiểt lập. B5: Chọn OK 3.5.3. Đặt và hiệu chỉnh Tab bằng thanh thước a. Cách thiết lập Tab B1: Đặt con trỏ tại dòng cần đặt Tab. B2: Kích chuột lên ô giao nhau giữa thanh thước ngang và thanh thước dọc chọn loại Tab cần đặt. B3: Kích chuột lên thanh thước ngang chọn điểm dừng cho Tab. Chọn loại Tab cần đặt: : Tab trái. : Tab giữa. : Tab phải. : Tab thập phân. Kích chọn điểm dừng. b. Thay đổi điểm dừng Tab B1: Bôi đen những dòng đã thiết lập Tab cần được thay đổi B2: Đưa con trỏ chuột lên thanh thước ngang tại điểm dừng Tab cần được thay đổi, giữ nguyên chuột trái kéo tới vị trí cần được thay đổi. c. Xoá Tab - Đặt con trỏ tại dòng cần xoá Tab. - Đưa con trỏ chuột lên thanh thước ngang tại điểm dừng Tab cần xoá. Giữ nguyên chuột trái và kéo điểm dừng đó xuống phía dưới 3.6. Tạo đường viền biên (border) cho một tài liệu a. Tạo border cho một đoạn. Chọn đoạn văn bản muốn áp dụng border. Vào menu Format à Borders and Shading… (hoặc Alt + O à B) hộp thoại Borders and Shading xuất hiện Chọn Tab Borders. Setting: Chọn kiểu tạo khung. Style: Chọn loại đường viền. Color: Chọn màu cho đường viền. Width: Chọn độ dầy cho đường viền. Apply to: Áp dụng cho ü Text: áp dụng cho văn bản ü Pragraph: áp dụng cho đoạn (thường chọn Paragraph). Options: để thay thế những khoảng cách giữa các đường và văn bản. Chọn OK để áp dụng Border. b. Tạo đường viền (border) cho trang Vào menu Format à Borders and Shading… (hoặc Alt + O à B) hộp thoại Borders and Shading xuất hiện Chọn Tab Page Border Thiết lập các thuộc tính Setting, Style, Color, Width, tương tự như Tab Borders Art: Chọn kiểu đường viền nghệ thuật Apply to: Áp dụng cho ü Whole document: Áp dụng cho toàn bộ văn bản. ü This section - First page only: Chỉ áp dụng cho trang đầu tiên ü This section - All except first page: Áp dụng cho tất cả các trang loại trừ trang đầu tiên. Options: Để thay thế những khoảng cách giữa các đường và văn bản. Chọn OK để áp dụng Border. c. Loại bỏ border Hãy chọn đoạn văn bản cần loại bỏ border hay trang cần loại bỏ Border Vào menu Format à Borders and Shading… (hoặc Alt + O à B) hộp thoại Borders and Shading xuất hiện Lựa chọn Tab Borders hoặc Tab Page border Chọn None trong vùng Setting. Sau đó, nhắp OK hoặc nhắp đúp lên lựa chọn này. 3.7. Đánh dấu đầu dòng tự động Chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần đánh dấu đầu dòng tự động. Format à Bullets and Numbering…, xuất hiện hộp thoại. 3.7.1. Chọn Tab Bulleted: Đánh dấu đầu dòng bằng các biểu tượng. None: Không đánh dấu đầu dòng tự động. Chọn một kiểu cần đánh dấu à OK. Chọn Picture…: Sử dụng các biểu tượng dạng bức tranh để đánh dấu đầu dòng. Customize…: Định dạng, tuỳ chỉnh cho kiểu đánh dấu bất kỳ. 3.7.2. Chọn Tab Numbered: Đánh dấu đầu dòng dạng danh sách (Thứ tự). None: Không đánh dấu đầu dòng tự động. Chọn một kiểu cần đánh dấu à OK. Customize…: Định dạng tuỳ ý cho kiểu cần đánh dấu. 3.8. Chia cột báo và tạo chữ to đầu đoạn 3.8.1. Chia cột báo - Chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần chia. - Format à Columns…(Alt + O à C) , xuất hiện hộp thoại Columns. Presets: Chọn kiểu cột chia có sẵn Number of columns: Số cột cần chia. Line between: Nếu chọn sẽ có đường phân cách giữa các cột. Width: Độ rộng của từng cột. Spacing: Khoảng cách giữa các cột. Equal column width: Nếu chọn thì độ rộng của các cột là đều nhau. - Chọn OK Ta có thể chia nhanh cột báo bằng cách sử dụng biểu tượng Columns () trên thanh Standard. Nếu chia đoạn văn bản ở cuối có thể văn bản sẽ không phân đều các cột ( phải chủ động ngắt cột: Đặt cỏn trỏ tại vị trí cần ngắt cột. Insert à Break… à Column break à OK. 3.8.2. Tạo chữ to đầu đoạn Chọn ký tự đầu đoạn văn cần tạo. Format à Drop Cap… (Alt + O à D), xuất hiện hộp thoại. None: Chữ bình thường. Dropped & In Margin: Tạo chữ to. Font: Chọn font chữ cho chữ to. Lines to drop: Độ cao của chữ to tính bằng dòng. Distance from text: Khoảng cá