Giáo trình microsoft word

phần I. Chương trình Microsoft word Chương trình Microsoft Word là một chương trình phần mềm, nằm trong bộ tin học văn phòng Microsoft Office. Nó có tác dụng hỗ trợ các nhân viên văn phòng soạn thảo các văn bản, công văn giấy tờ. Với đầy đủ các tính năng như tạo bảng, xây dựng đồ thị, tạo các kiểu chữ nghệ thuật... Nó đã khống chế và chiếm được cảm tình của hầu hết mọi người. Cho đến nay, nó là chương trình soạn thảo văn bản thông dụng nhất hiện nay. 1. Làm quen với chương trình soạn thảo văn bản. 1.1. Cách khởi động chương trình Microsoft Word. - Cách 1: Nháy đúp chuột vào biểu tượng Word tại màn hình Decktop: - Cách 2: Nháy vào Start à Programs à Microsoft Office à Microsoft Word. 1.2. Giới thiệu màn hình soạn thảo Microsoft Word. Thanh Formating Thanh Standard Thanh Menu Thanh Tiêu đề Thước ngang Thanh cuốn Thanh Drawing (vẽ) Thanh Trạng thái Thước dọc - Sau khi khởi động, màn hình xuất hiện như sau: ( Trên hình đã ghi chú thích cho các thanh công cụ) - Thanh Tiêu đề: chứa tên bản. - Thanh Menu: Liệt kê các menu ( thực đơn chứa các công cụ soạn thảo) chính của chương trình. Gồm: + File : Chứa các mục làm việc với tệp như mở đóng tệp, in ấn. + Edit : Chứa các mục tìm kiếm, sửa chữa. + View : Chứa các mục để đặt chế độ hiển thị. + Insert : Chứa các mục được dùng chèn ký tự đặc biệt, tranh ảnh… + Format : Chứa các công cụ về định dạng. + Tools : Chứa các công cụ soạn thảo. + Table : Làm việc với biểu bảng. + Windows : Đặt chế độ hiển thị cửa sổ. + Help : Dùng để tra cứu các lệnh của Word. - Thanh Standard : Chứa các công cụ chuẩn ( các công cụ này dùng thường xuyên) - Thanh Formating: Chứa các chế độ lựa chọn căn chỉnh văn bản. - Thanh Draw : Dùng để vẽ hình. * Lưu ý: 3 thanh trên rất cần thiết, nếu thiếu thanh nào thì nháy vào View à Toolbar à nháy vào vị trí có tên thanh đó. ( Còn nhiều thanh công cụ nữa có thể lấy ra bằng cách tương tự) 1.3. Làm quen với các dạng con trỏ. Con trỏ nhập văn bản: Trong vựng nhập văn bản cú dạng 1 thanh thẳng đứng, màu đen, nhấp nhỏy. à Xỏc định vị trớ ký tự muốn nhập vào văn bản, vị trớ được xỏc định bằng toạ độ dũng - cột. Con trỏ chuột: Trong vựng soạn thảo cú dạng chữ I nột mảnh. Trờn thanh cụng cụ cú dạng mũi tờn màu trắng 1.4. Ghi - lưu tài liệu. a) Ghi - lưu một tài liệu mới. - Sau khi soạn thảo xong à Chọn 1 trong 3 cỏch sau: Cỏch 1: Sử dụng Menubar: à File à Save ( nhỏy vào File ànhỏy tiếp vào Save) Cỏch 2: Sử dụng thanh cụng cụ Standard: Nhỏy vào biểu tượng Save Cỏch 3: Gừ tổ hợp phớm Ctrl_S Cỏc thư mục và tệp cú trước Chọn thư mục chứa văn bản - Sau khi thực hiện 1 trong 3 thao tỏc trờn à Xuất hiện cửa sổ sau: Nhập tờn văn bản Nhập vào tờn của tệp tin cần lưu. Lưu ý: Khụng đặt trựng tờn với cỏc tệp tin khỏc đó cú trờn thư mục và phải đặt tờn theo đỳng quy tắc. àSau khi chọn thư mục và tờn cho văn bản: à Chọn: Cancel: Huỷ bỏ lưu à Chọn: Save: Để lưu b) Ghi bổ sung vào tài liệu đó cú. Với một tài liệu đó được lưu, khi ta mở ra để sửa, cập nhật thụng tin .v.v. thỡ để lưu lại hiện trạng mới của tài liệu ta chỉ cần chọn 1 trong cỏc cỏch sau: - Cỏch 1: Vào File à Save. - Nhỏy vào biểu tượng: - Cỏch 2: Gừ tổ hợp phớm Ctrl + S Lưu ý: Sau khi chọn một trong cỏc lựa chọn trờn à Thụng tin mới được cập nhật tự động vào tệp tin đang mở (Khụng xuất hiện hộp thoại Save As như lỳc ghi lưu lần đầu) c) Ghi tài liệu với tờn khỏc. Với một tài liệu đó được lưu, khi mở ra để trỏnh làm mất tớnh nguyờn mẫu của tài liệu gốc à Làm sao để tạo ra một tài liệu cú cựng nội dung và cú một tờn khỏc với tài liệu gốc ? - Cỏch thực hiện: Vào File à Save As. Khi đú xuất hiện hộp thoại Save As tương tự như cửa sổ Save As khi ghi lưu văn bản lần đầu. à Nhắp chuột vào mục File name để gừ tờn mới cho tệp à sau đú chọn Save. 1.5. Đúng tài liệu và chương trỡnh Microsoft Word a) Đúng cửa sổ tài liệu (file) hiện hành: - Vào File à Close Hoặc nhỏy vào biểu tượng bờn. a) Đúng chương trỡnh Microsoft Word: - Vào File à Exit - Hoặc dựng tổ hợp phớm Alt + F4 - Hoặc nhỏy vào biểu tượng bờn. Nếu tài liệu đó mở chưa được lưu à thụng bỏo nhắc nhở: - Nếu chọn Yes à Lưu tài liệu à Thoỏt - Nếu chọn No à Khụng lưu à Thoỏt - Nếu chọn Cancel à Khụng thoỏt à Trở lại chương trỡnh 1.6. Tạo một tài liệu mới: - Tạo một tài liệu mới theo mẫu (template) mặc định: - Gừ tổ hợp phớm: Ctrl + N - Hoặc nhỏy vào biểu tượng: trờn thanh Standard. MS-WORD ngầm định tờn cho cỏc tài liệu mới là: Document1, Document2, Document3,... - Tạo một tài liệu mới theo mẫu tự chọn: - Vào File à New. 1.7. Mở một hoặc nhiều tài liệu đó cú: - Chọn 1 trong cỏc cỏch sau: - Cỏch 1: Gừ tổ hợp phớm Ctrl + O - Cỏch 2: à File à Open - Cỏch 3: Nhỏy vào biểu tượng: trờn thanh Standard. Chọn một hay nhiều tệp cần mở Chọn thư mục chứa tệp cần mở Hộp thoại sau xuất hiện: à Chọn tệp cần mở xong à Nhỏy vào Open. 2. Cỏc thao tỏc cơ bản soạn thảo văn bản. 2.1. Vấn đề tiếng Việt. Để cú thể soạn thảo văn bản tiếng Việt trong Ms - Word hệ thống phải được cài đặt bộ chương trỡnh mó hoỏ và nhận dạng Tiếng Việt. Một số chương trỡnh thụng dụng: ABC; UNIKEY; VIETKEY... Thụng thường vẫn sử dụngchương trỡnh VIETKEY * VIETKEY là chương trỡnh cho phộp gừ tiếng Việt, tỏc giả: Đặng Minh Tuấn - Cty. CAPIT * Để sử dụng ta cú thể mua đĩa CD cú chương trỡnh Vietkey hoặc Dowload từ địa chỉ và cài đặt theo hướng dẫn của chương trỡnh. * Sử dụng: Nhỏy vào biểu tượng Vietkey trờn Desktop hoặc trong menu Start: Hộp thoại xuất hiện: 5. Soạn thảo. * Trước khi soạn thảo một văn bản thì công việc nên làm là: - Thiết lập trang ( Căn lề, chọn khổ giấy, hướng giấy cho văn bản…) bằng cách: + Nháy vào File ð Page Setup ( Có thể chọn nhanh bằng cách nháy đúp vào thước ngang) ð Hộp thoại xuất hiện: - Trong mục Kiểu gừ và Bảng mó đỏnh dấu vào những ụ được khoanh trũn sau đú nhay vào TaskBar, phớa dưới màn hỡnh xuất hiện biểu tượng sau: - Lỳc này ta soạn thảo bằng tiếng Việt được, nếu muốn soạn thảo bằng tiếng Anh à nhỏy vào ta được biểu tượng: hoặc dựng tổ hợp phớm Alt + Z. - Quy tắc gừ tiếng Việt theo kiểu TELEX: Ký tự gừ vào Ký tự hiển thị Ký tự gừ vào Ký tự hiển thị f s r x j z Dấu huyền Dấu sắc Dấu hỏi Dấu ngó Dấu nặng khử dấu aa aw ee oo w, uw, ] ow, [ dd õ ă ờ ụ ư ơ đ 2.2. Các phím chức năng thường dùng khi soạn thảo. a. Chức năng của bàn phím. ESC: Dùng thoát khỏi chương trình con nào đó. TAB: Dùng táp thụt đầu dòng. CAPSLOCK: Dùng đánh chữ in hoa không dấu. SHIFT: Dùng đánh chứng in hoa đầu dòng, sau dấu ".", dấu "?"... hay kết hợp với các phím mũi tên, HOME, END để bôi đen từng từ, dòng, đoạn và dùng để lấy các ký hiệu bên trên như: (, ), #, %, &.... CTRL: Kết hợp với một số ký tự trở thành phím nóng. Ví dụ như: Ctrl + O: mở file có sẵn... ALT: Kết hợp với tất cả các chữ ngạch chân để trở thành lệnh tắt. Ví dụ như: (Muốn lên Format thì ta ấn Alt + O). ENTER: Dùng ngắt đoạn, xuống dòng hay nhận một lệnh nào đó. BACK SPACE: Dùng xóa ký từ về bên phải nơi con trỏ đứng. DELETE: Dùng xóa ký từ về bên trái nơi con trỏ đứng. HOME: Trở về đầu dòng. END: Trở về cuối dòng. PAGE UP: Lên đầu trang. PAGE DOWN: Xuống cuối trang. CTRL + HOME: Trở về trang đầu tiên. CTRL + END: Trở về trang cuối cùng. CTRL + G: Tìm số trang (ta phải nhập số trang cần tìm vào mục Enter page number). - Các phím múi tên: Dùng di chuyển lên trên, xuống dưới, sang trái và sang phải. b. Các lệnh tắt cơ bản. CTRL + A : Bôi đen toàn bộ văn bản. CTRL + Z : Undo lại các lệnh trước. CTRL + Y : Ngược lại lệnh Undo. CTRL + B : Chọn kiểu chữ đậm. CTRL + I : Chọn kiểu chữ nghiêng. CTRL + U : Chọn kiểu chữ gạch chân nét đơn. CTRL + SHIFT + D : Chọn kiểu chữ gạch chân nét đôi. CTRL + L : Căn đều văn bản sang bên trái. CTRL + R : Căn đều văn bản sang bên phải. CTRL + E : Căn đều văn bản vào giữa trang. CTRL + J : Căn đều văn bản sang hai bên. CTRL + C : Sao chép ( copy). CTRL + V : Dán đối tượng đã được copy. CTRL + X : Cắt và copy. CTRL + M : Di chuyển 1 khối văn bản. CTRL + SHIFT + M : Ngược lại lệnh CTRL + M. CTRL + SHIFT + C : Sao chép đối tượng đã được định dạng. CTRL + SHIFT + V : Dán đối tượng cần định dạng. CTRL + SHIFT + F : Dùng chọn phông chữ. CTRL + SHIFT + P : Dùng chọn cỡ chữ. CTRL + [ (mở ngoặc vuông): Thu nhỏ từng cỡ chữ. CTRL + ] (đóng ngoặc vuông): Phóng to từng cỡ chữ. CTRL + N : Mở một file mới. CTRL + O : Mở một file có sẵn ( ta gõ tên file cần mở ở mục File name). CTRL + S: Dùng để ghi tên file đang làm việc ( Nếu file đã có tên thì lệnh này là: Ghi với tên khác). ALT + F + C : Đóng File đang làm việc ( Hoặc vào File chọn Close). Phần II : phương pháp định dạng font và đoạn * Chú ý: Trước khi ta muốn định dạng một khối văn bản hay cho dù là một chữ, ta cũng cần phải chọn khối văn bản hay chữa cần định đạng đó, sau đó mới dưa vào định dạng. 1. Định dạng phông chữ. Ta vào Format\ Font (lệnh tắt Ctrl + D), xuất hiện hộp thoại Font. a) Hộp Font (Định dạng Font và kiểu chữ). - Font: Chọn Font cho chữ: (Khi chọn Font ta chú ý tất cả các font chữ bắt đầu bằng chữ thì đó là font chữa có dấu. Nếu font chữa này kết thúc bằng chữ thì nó là font chữ viết hoa. - Font Style : Chọn kiểu chữ. + Regula : Kiểu chữ bình thường. + Italic : Kiểu chữa in nghiêng. + Bold : Kiểu chữa đậm. + Bold Italic : Kiểu chữ đậm nghiêng. - Size : Chọn kích thước cho chữ. - Color : Chọn mầu cho chữ. - Underline : Chọn các kiểu chữ gạch chân. - Preview : Xem trước giá trị định dạng. - Default : Đặt giá trị định dạng đã chọn làm mặc định. - OK : Nhận giá trị định dạng. - Cancel : Hủy bỏ giá trị chọn định dạng. - Effects: Những tính năng hữu dụng khác. + Strikethrough : Tạo một dòng kẻ ở giữa dòng văn bản. + Double Strikethrough: Tạo dòng kẻ đôi ở giữa dòng văn bản. + Superscript : Bật tắt chỉ số trên. + Supscript : Bật tắt chỉ số dưới. + Shadow : Tạo bóng cho chữ. + Outline : Tạo đường viền cho chữ. + Emboss : Tạo chữ nổi trên bề mặt. + Engrave : Tạo chữ chìm, in sâu xuống. + Small caps : Tạo chữ in nhỡ. + All caps : Tạo chữ in hoa thường. + Hidden : ẩn ký tự. b) Hộp Character spacing (Định dạng khoảng cách các ký tự). - Scale : Chế độ co dãn theo tỷ lệ của máy. - Spacing : Chế độ co dãn theo sự lựa chọn. + Normal : Chế độ bình thường. + Expanded : Chế độ dãn ký tự. + Condensed: Chế độ co ký tự. - Position : Chế độ đặt vị trí trên, dưới. + Normal : Chế độ bình thường. + Raised : Chế độ đặt vị trí ở trên so với dòng chữ. + Lowered : Chế độ đặt vị trí ở dưới so với dòng chữ. c) Hộp Animation (Chế độ đặt nền ảo cho văn bản). 2. Định dạng đoạn văn bản. Ta vào Format\ Paragraph (lệnh tắt Alt + O + P), xuất hiện hộp thoại. - Alignment : Chế độ căn chỉnh văn bản (luôn để Justified). + Left : Căn đều văn bản sang bên trái. + Right : Căn đều văn bản sang bên phải. + Centered : Căn đều văn bản vào giữa trang. + Justified : Căn đều văn bản sang hai bên. - Outline level: Chế độ đặt lớp (luôn để Body Text). - Indentation: Chế độ thụt khoảng cách của lề văn bản. + Left : Thụt lề trái của văn bản (luôn để 0). + Right : Thụt lề phải của văn bản (luôn để 0). - Spacial : Chế độ thụt đầu dòng của đoạn (luôn để First line, 1.27). + None : Chế độ bình thường. + First line : Thụt dòng đầu tiên của đoạn. + Hanging : Thụt dòng tiếp theo của đoạn. * Giá trị thụt vào được chỉ định bên hộp . - Spacing : Khoảng cách dãn giữa các đoạn. + Before: Khoảng cách dãn đoạn sau so với đoạn trước (luôn để 6). + After: Khoảng cách dãn đoạn trước so với đoạn sau (luôn để 0). - Line Spacing: Khoảng cách dãn giữa các dòng (luôn để Exactly, 20). + Single : Chế độ bình thường. + 1,5 Line : Dãn dòng 1,5. + Double : Dãn dòng đôi. + At least và Exactly: Dãn dòng được tính theo toạ độ chính xác. + Multiple: Dãn dòng được đặt theo dòng, số dòng được chỉ định bên mục , ta có thể chọn số dòng tùy ý. - Preview : Xem trước giá trị định dạng. - Taps : Định mốc táb (Ta sẽ học ở bài sau). Bài 3: phương pháp đặt tab - chèn ký tự đặc biệt và đặt chế độ tự động cho văn bản 1. Phương pháp đặt tab. Vào Format chọn Tabs (lệnh tắt Alt + O + T), xuất hiện hộp thoại sau: - Tab stop position : Đặt điểm dừng cho tab. - Default tab stops : Đặt điểm dừng của tab mặc định. - Alignment : Chế độ căn chỉnh của tab. + Left : Tab căn đều bên trái. + Right : Tab căn đều bên phải. + Center : Tab căn đều giữa. + Decimal : Tab căn đều 2 bên. + Bar : Tab căn dọc thanh Bar. - Leader : Chọn đường dẫn cho tab. + 1 None : Chế độ bình thường. + 2 : Chọn đường dẫn kiểu nét chấm. + 3 : Chọn đường dẫn kiểu nét đứt. + 4 : Chọn đường dẫn kiểu nét liền. - Set : Ghi nhận mốc tab. - Clear : Xóa mốc tab đang chọn. - Clear All : Xóa tất cả các mốc tab đang chọn. 2. Phương pháp chèn ký tự đặc biệt. Ta vào Insert chọn Symbol (lệnh tắt Alt + I + S), xuất hiện hộp thoại sau: - Font : Dùng chọn font cho ký hiệu đặc biệt. - Insert : Dùng nhập ký hiệu đặc biệt ra văn bản. - Shortcut Key : Dùng đặt phím tắt cho ký hiệu đặc biệt. (Ta phải nhập phím tắt vào mục Press new shortcut key như bảng dưới: rồi ấn phím Enter hoặc chọn Assign, Sau đó ấn Close hoặc Esc để thoát khỏi) 3. Phương pháp đặt chế độ tự động. Ta vào Format chọn Bullets and Numbering (lệnh tắt Alt + O + N). - Bulleted : Đặt chế độ tự động theo dạng ký hiệu đặc biệt. - Numbered : Đặt chế độ tự động theo dạng số. * Để lựa chọn các dạng ký hiệu, dạng số khác ta vào Customize rồi chọn Bullets, xuất hiện hộp thoại sau: * Sau khi lựa chọn ký hiệu xong ta ấn OK rồi đặt 2 chế độ dưới như sau: + Buleet position: Đặt điểm dừng cho ký hiệu đặc biệt: (1.27cm). + Textt position: Đặt điểm dừng cho đoạn văn bản [chữ]: (1.9cm). * Để kết thúc ta ấn OK hoặc (Enter). Bài 4: phương pháp tạo đường viền và nền cho đoạn văn bản và cho biểu bảng Ta vào Format chọn Border and Shatding (lệnh tắt Alt + O + B). 1. Borders (Dùng tạo đường viền). - Setting : Dùng thiết lập giá trị tạo viền. + None : Chế độ bình thường. + Box : Tạo viền xung quanh. + Shadow : Tạo viền dạng bóng. + 3D : Tạo viện dạng không gian 3 chiều. + Custom : Nhận giá trị tạo viền (đối với biểu bảng). - Show Toolbar: Hiển thị thanh công cụ. - Style : Chọn kiểu đường viền. - Color : Chọn màu cho đường viền. - Width : Chọn nét cho đường viền. - Art : Chọn kiểu đường viền dạng đồ hoạ. - Privew : Xem trước khi nhận giá trị. - Apply to : áp dụng cho dạng nào? 2. Page Borders (Dùng tạo đường viền cho trang). (Ta lựa chọn như Borders) 3. Shading (Dùng tạo nền). - Fill : Dùng chọn màu cho nền. - Style : Chọn tỷ lệ % cho màu nền. - Privew : Xem trước khi nhận giá trị. - Apply to : áp dụng cho dạng nào? * chú ý. - Để tạo đường viền hay nền cho đoạn Text: Ta luôn chọn Paragraph ở mục Apply to. - Để tạo đường viền hay nền cho biểu bảng: Ta luôn chọn Cell ở mục Apply to. - Để tạo đường viền cho toàn trang: Sau khi lựa chọn kiểu đường viền xong, ta chọn Options rồi chọn Text ở mục Measure From sau đó đặt tất cả các thông số ở mục From Text là 5. Bài 5: phương pháp tạo biểu bảng Tính tổng và sắp xếp theo thứ tự anfa 1. Phương pháp tạo biểu bảng. * Ta vào Table chọn Insert Table (lệnh tắt Alt + A + I), xuất hiện bảng: + Number of columns : Nhập số cột. + Number of rows : Nhập số hàng. + Column width : Nhập độ rộng cho cột (luôn để Auto). - Để xóa hàng, cột: Ta bôi đen hàng, cột cần xóa rồi vào Table chọn Delete Rows, Columns (Alt + A + D). - Để chèn hàng, cột: Ta bôi đen hàng, cột cần chèn rồi vào Table chọn Insert Rows, Columns (Alt + A + I). - Split Cells (Alt + A + P): Thêm hàng, thêm cột vào một ô. - Split Table (Alt + A + T): Chế độ tách biểu bảng. - Merger Cells (Alt + A + M): Trộn hàng, cột. - Slect Rows (Alt + A + R): Bôi đen một hàng. - Slect Columns (Alt + A + C): Bôi đen một cột. - Slect Table (Alt + A + A): Bôi đen cả biểu bảng. - Table Auto Format (Alt + A + F): Định dạng bảng tự động. - Cell Height and Width (Alt + A + W): Chế độ căn chỉnh biểu bảng và lấy độ cao cho hàng, độ rộng cột. - Convert Table to Text (Alt + A + V): Convert từ biểu bảng về dạng chữ. - Hide Gridline (Alt + A + G): Hiển thị chế độ lưới cho biểu bảng. 2. Phương pháp tính tổng. * Ta đưa thanh nháy về ô của dòng cần tính, rồi vào Table chọn Formula xuất hiện hộp thoại sau: (lệnh tắt: Alt + A + O). - Formula: Nhập công thức cần tính. - Number for mat: Chọn kiểu số thập phân. - Paste Function: Chọn công thức tính toán. * Chú ý: - Nếu các cột cần tính tổng mà sát nhau: Ta dùng hàm = Sum(left). Để tính các hàng tiếp theo, ta đưa thanh nháy về ô của hàng cần tính rồi ấn F4. - Nếu các cột cần tính mà cách xa nhau: Ta dùng hàm: = Sum(Địa chỉ cột, Địa chỉ hàng) Để tính các hàng tiếp theo ta sao chép công thức của hàng trước rồi chỉ cần thay địa chỉ hàng (Ctrl + C); (Ctrl + V). - Để tính tổng cho một cột: Ta đưa thanh nháy về ô cuối của cột cần tình, rồi dùng hàm = Sum(Above). Để tính các cột tiếp theo, ta đưa thanh nháy về ô cuối của cột cần tính rồi ấn F4. 3. Phương pháp sắp xếp theo thứ tự Anfa. - Ta bôi đen các ô hay cột cần sắp xếp, rồi vào Table chọn Sort, xuất hiện hộp thoại sau: (lệnh tắt: Alt + A + S). - Sort by : Chọn cột cần sắp xếp. - Then by : Chọn cột tiếp theo cần sắp xếp. - Type : Chọn kiểu cần sắp xếp. - Ascending : Sắp xếp theo thứ tự tăng dần. - Descending : Sắp xếp theo thứ tự giảm dần. - Header row : Sắp xếp cả hàng tiêu đề. - No header row : Không sắp xếp cả hàng tiêu đề. - Option : Lựa chọn chế độ sắp xếp. * chú ý. - Để sắp xếp tên theo thứ tự A ị Z, ta phải nhập cột "Họ và tên đệm" riêng và nhập cột "Tên" riêng. Bài 6: phương pháp tạo cột báo, chữ in hoa đầu dòng chèn hình ảnh và tạo chữ nghệ thuật 1. Phương pháp Chia cột báo. - Ta bôi đen đoạn văn bản cần chia cột, rồi vào Format chọn Columns, (lệnh tắt: Alt + O + C). Xuất hiện hộp thoại sau: - Presets: Chọn kiểu cột. - Number of columns: Nhập số cột cần chia. - Width and Spacing: Nhập độ rộng và khoảng cách giữa các cột. - Preview: Xem trước giá trị chi cột. + Width : Nhập động rộng cho cột. + Spacing : Nhập khoảng cách giữa các cột. - Line between: Tạo đường kẻ phân cách giữa các cột. - Apply to: áp dụng cho một đoạn hay toàn bộ trang. (Selected text or Whole document). * chú ý. Ta luôn đánh dấu vào mục Equal column width: để khi nhập độ rộng cho cột thì các cột còn lại sẽ tự động thay đổi theo. 2. Phương pháp tạo chữ in hoa đầu dòng. - Ta bôi đen chữ cần định dạng (lệnh tắt: Alt + O + D), xuất hiện hộp thoại sau: - Position: Chế độ chọn điểm dừng. + None : Chế độ bình thường. + Dropped : Chọn kiểu chữ to cột báo. + In Margin : Chọn kiểu chữ theo dạng cột. - Option: Dùng lựa chọn các chế độ. + Font : Chọn font cho chữ. + Lines to drop : Chọ độ cao cho chữ (theo số dòng). + Distence from text: Nhập khoảng cách giữa chữ in hoa và chữa thường. - OK: Nhận giá trị lựa chọn. - Cancel: Hủy bỏ sự lựa chọn. 3. Phương pháp chèn ảnh. - Ta vào Insert chọn Picture\ Clip Art, (lệnh tắt Alt + I + P + Enter), nếu không có thì vào Insert chọn Picture\ From File, (lệnh tắt Alt + I + P + F), xuất hiện bảng sau: - Clip Art : Chèn ảnh dạng đồ họa. - Pictures : Chèn ảnh dạng tranh ảnh. - Sounds : Chèn ảnh dạng âm thanh. - Videos : Chèn ảnh dạng ảnh phim. * Sau khi lựa chọn ảnh xong ta chọn Insert. * Để chèn được ảnh: Ta chọn đối tượng cần chèn rồi nháy chuột phải chọn Format Picture như hình sau: * Sau đó ta chọn Wrapping như hình sau: * Trong đó: + Colors and Line : Chọn mầu nền và đường viền. + Size : Chọn kích thước cho hình vẽ. + Position : Đặt điểm dừng cho hình vẽ. + Wrapping : Chế độ chèn ảnh. + Picture : Chế độ làm việc với ảnh. + Text Box : Chế độ làm việc với biểu tượng Text Box. 4. Phương pháp tạo chữ nghệ thuật. - Ta vào Insert chọn Picture\ Word Art, xuất hiện hộp thoại sau: - Sau khi chọn kiểu chữ nghệ thuật xong ấn OK thì xuất hiện bảng sau: + Font: Dùng chọn phông chữ. + Size: Chọn kích cỡ và kiểu chữ. + Text: Nhập dòng chữ nghệ thuật. - Sau khi lựa chọn xong thì xuất hiện dòng chữa và hộp thoại lựa chọn: + Insert Word Art: Tạo thêm một kiểu chữ mới. + Edit Text: Soạn thảo lại chữ nghệ thuật. + Word Art Gallery: Cho pháp đổi kiểu chữ. + Format Word Art: Tạo mầu nền và đường viền. + Word Art Shape: Chọn kiểu hình nghệ thuật. + Free Rotate: Chế độ quay tự do. + Word Art same Letter Hieghts: Chữ thường thành chữ nhỡ. + Word Art Vertical Text: Chế độ lật theo chiều dọc. + Word Art Alignments: Chế độ căn chỉnh. + Word Art Character Specing: Chế độ co dãn. bai 7: phương pháp gõ tốc ký đoạn văn bản và đặt số trang tự động 1. Phương pháp gõ tốc ký. - Ta chọn dòng chữ cần gõ tốc ký rồi làm các thao tác sau: - Vào Tools chọn Autocorrect, (lệnh tắt Alt + T + A) ị xuất hiện hộp thoại sau: - Position: Chế độ đặt điểm dừng. - Alignment: Chế độ căn chỉnh. - Format: Dùng thiết lập số trang. - Auto Correct : Sử dụng chế độ gõ tốc ký bằng phím Space. - Auto Text : Sử dụng chế độ gõ tốc ký bằng phím F3. 2. Phương pháp đánh số trang tự động. - Ta vào Insert chọn Page Numbers, (lệnh tắt Alt + I + U). Bai 8: phương pháp trộn văn bản * Để thực hiện điều này chúng ta cần làm theo 3 bươc sau: 1. Bước 1. - Khởi tạo văn bản mẫu: Để khởi tạo được văn bản mẫu, trước hết chúng cần phải có văn bản mẫu. Sau đó vào Tool\Main Merge. - Trên hộp hội thoại Main Merge chọn Create trong Main Document. Từ đây ta chọn Form Letters, sau đó chọn Active Windows. 2. Bước 2. - Tạo dữ liệu nguồn: Vào Tool\Main Merge\Data Source\Creat Data Source. - Trong hộp Create Data Source có các mục sau: - Field name: Dùng nhập tên trường mới. - Add Field Name: Dùng nhận giá trị của trường. - Remove Field Name: Dùng xoá tên trường cũ. * Sau khi nhập tên trường song ta chọn Enter rồi đặt tên cho trường vào mục File name rồi ấn Enter hoặc chọn Save. 3. Bước 3. - Chộn các dữ liệu vào văn bản mẫu. Để có thể trộn được, ta cần làm các bước sau: + Chèn tên trường vào phai văn bản mẫu. + Vào Tools\ Main Merge\ Merge. - Trong cửa sổ Merge, ở hộp Records to be Merged có các nút sau: + All : Trộn tất cả. + From : Trộn từ bản ghi nào? + To : Trộn đến bản gi nào? - Cuối cùng chọn Merge để hoàn thành công việc. Bai 9: phương pháp nhập công thức Và phương pháp vẽ hình 1. Phương pháp nhập công thức. - Ta vào Insert chọn Object, (lệnh tắt Alt + I + O), xuất hiện hộp thoại sau: - Ta chọn Microsoft Equation 3.0, rồi bỏ chế độ Float over text sau đó ấn OK, xuất hiện hộp thoại sau: - Ta gõ công thức cần nhập từ bàn phím và kết hợp với hộp thoại trên. Ta vào View chọn Toolbars\Drawing. Xuất thanh công cụ Draw, sau đó sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ Draw 2. Phương pháp vẽ hình. Bai 10: phương pháp đặt lề cho khổ giấy Và phương pháp đặt chế độ in 1. Phương pháp đặt lề cho khổ giấy. - Ta vào File chọn Page Setup, (lệnh tắt Alt + F + U), xuất hiện hộp thoại sau: a) Margins (Chế độ đặt lề). - Top : Đặt lề trên (2.5 cm) - Buttom : Đặt lề dưới (2.5 cm). - Left : Đặt lề trái (3.5 cm) - Right : Đặt lề phải (2 cm). - Guter : Đặt lề gáy (0 cm). - Header : Đặt lề tiêu đề trên (1.27 cm). - Footer : Đặt lề tiêu đề dưới (1.27 cm). - Mirror margins : Đặt lề cho trang đối xứng. - Preview : Xem trước khi xác nhận. - Apply to : áp dụng cho trang nào? b) Page Size (Chọn khổ giấy và kích thước). - Ta xem hình trang bên. - Paper size : Chọn khổ giấy (A2 210 x 297 mm). - Width : Nhập độ rộng cho khổ giấy. - Height : Nhập độ cao cho khổ giấy. - Portrait : Chọn khổ giấy theo chiều dọc. - Landscape : Chọn khổ giấy theo chiều ngang. c) Paper Source & Layout. - Ta không phải đặt các chế độ trong 2 mục này, vì khi ta cài đặt máy sẽ tự động lựa chọn cho ta. 2. Phương pháp đặt máy in. - Ta vào File chọn Print (lệnh tắt Ctrl + P), xuất hiện hộp thoại sau: - Printer : Chọn tên máy in và kiểu máy in. - Page range : Lựa chọn trang in. + All : In tất cả các trang. + Current page : In trang hiện hành. + Pages : In tran lựa chọn. - Print What : In cái gì? (Document). - Option : Lựa chọn chế độ in. - Number of copies:Số bản nhân. - Print : In tất cả các trang trong vùng. - Properties : Đặt thuộc tính cho máy in. + Paper : Chọn khổ giấy (A4 210 x 297 mm). + Graphics : Chọn mực và độ sáng. + Font & Device Options : Máy tự động lựa chọn. Tụ tụi - Nháy vào mục Margins để chọn các thông số: - Top: lề trên - Bottom: lề dưới - Left: lề trái - Right: lề phải - Portrait: chọn hướng giấy đứng - Landscape: chọn hướng giấy nằm Nháy vào mục Paper: + Trong mục Paper size: chọn khổ giấy A4 ( thông thường sử dụng khổ giấy này). Nháy vào mục Layout: + Header: đầu trang + Foo