Giáo trình tin học văn phòng

PHẦN I HỆ SOẢN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD -------------------------------–&—------------------------------- Bài 1: SOẢN THẢO VĂN BẢN Con trỏ văn bản Con trỏ chuột 1.1. Con trỏ văn bản Con trỏ chuột khi di chuyển tới vùng văn bản sẽ có dạng chữ I thay vì mũi tên như bình thường. Con trỏ văn bản có dạng nét gạch đứng và luôn nhấp nháy, cho ta biết đang ở vị trí nào trong văn bản. Con trỏ văn bản nằm trong vùng soạn thảo văn bản. 1.2. Gõ Tiếng Việt 1.2.1. Bộ gõ tiếng Việt - Tiếng Việt tuy sử dụng các chữ cái Latinh để phiên âm, nhưng có 7 chữ và 5 dấu không có trên các bàn phím chuẩn, do đó người ta đã viết ra các phần mềm hỗ trợ cho việc nhập tiếng Việt trong máy tính. Hai phần mềm phổ biến hiện nay là: VietKey và Unikey Ở đây tôi xin giới thiệu phần mềm VietKey. - Khi nào trên màn hình xuất hiện biểu tượng hoặc thì lúc đó Vietkey đang ở chế độ sử dụng tiếng Việt, để chuyển sang chế độ tiếng Anh chúng ta kích chuột vào biểu tượng đó hoặc nhấn phím tắt Alt-Z, Vietkey chuyển sang chế độ đánh tiếng Anh . - Nếu chưa có VietKey thì ta gọi chương trình này bằng cách, vào Start / VietKey 2000. 1.2.2. Bộ font Unicode Vì nhiều lý do, nên trong các máy tính hiện nay cũng như trên Internet, người ta sử dụng nhiều bảng mã tiếng Việt như: Bảng mã Đặc điểm Font VNI Tên Font có chữ VNI phía trước, như: VNI-Time, VNI-Book, ... TCVN3 Tên Font có dấu ‘.’ (dấu chấm) phía trước, như: .VnTime, .VNTIMEH, ... Vietware Tên Font có chữ VN phía trước, như: Vntimes new roman, VnTimes, ... Unicode Font chuẩn quốc tế: Times New Roman, Arial, Tahoma,... Hiện nay Bảng mã Unicode đã được xem là tiêu chuẩn cho tiếng Việt trên máy tính và được sử dụng rộng rãi trong soạn thảo văn bản trên MS Word. Để chọn bảng mã Unicode trong VietKey chúng ta kích chuột phải lên biểu tượng VietKey, một menu xuất hiện: Ta chọn bảng mã Unicode. 1.2.3. Cách chọn Font chữ và gõ tiếng Việt Bật biểu tượng Vietkey Chọn một trong hai kiểu gõ tiếng Việt là kiểu gõ Vni và Telex. Bảng dưới đây sẽ chỉ rõ cách gõ các phím để được các chữ và dấu tiếng Việt: Chữ hoặc dấu tiếng Việt phải gõ Kiểu Telex phải gõ các phím Kiểu VNI phải gõ các phím  aa a6 Ă aw a8 Đ dd d9 Ơ aw a7 Ô oo o7 Ư uw u7 Ê ee e6 dấu sắc s 1 dấu huyền f 2 dấu hỏi r 3 dấu ngã x 4 dấu nặng j 5 Ví dụ: Đễ gõ: “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” Ta sẽ gõ theo kiểu Telex như sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” Bài 2: LÀM QUEN VỚI MS WORD 2.1: Khởi động MS Word. - Cách 1: Chọn Start à All Program à Microsoft office à Microsoft Word 2003 - Cách 2: Nhấn biểu tượng Microsoft Word 2003 trên màn hình Windows C Màn hình làm việc của MS Word: Thanh công cụ vẽ Con trỏ văn bản Thanh định dạng Thanh công cụ chuẩn Thanh bảng chọn Thanh tiêu đề 2.2. Thao tác với tệp văn bản 2.2.1. Mở tệp văn bản mới - Để mở tệp văn bản mới thực hiện thao tác sau: Cách 1: Chọn File à New xuất hiện cửa sổ New Document à Chọn Blank document Cách 2: Nhấn biểu tượng (New) trên thanh công cụ 2.2.2. Mở tệp văn bản đã có trên đĩa. - Để mở tệp văn bản đã có thực hiện thao tác sau: C Chọn File àOpen Xuất hiện cửa sổ Open Nhấn nút Open Chọn tệp Chọn ổ đĩa 2.3: Thao tác trên văn bản 2.3.1. Nhập và sửa văn bản 2.3.1.1. Cấu trúc đoạn văn bản (paragraph) và nguyên tắc nhập văn bản. - Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (character), các ký tự khác ký tự trắng ghép lại thành một từ (Word). Tập hợp các từ kết thúc bởi dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence). Nhiều câu có liên quan với nhau và hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó gọi là một đoạn văn bản (Paragraph). Trong phần mềm soạn thảo văn bản, đoạn văn bản kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Khi định dạng theo Paragraph(đoạn văn) thì việc định dạng có tác dụng lên toàn bộ Paragraph đó. F Một số nguyên tắc nhập văn bản: Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng. Giữa các từ chỉ dùng một dấu cách để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề. Các dấu ngắt câu như dấu chấm (.), phẩy (,), hai chấm(:), chấm phẩy(;), chấm than(!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và phải viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái. 2.3.1.2. Chế độ ghi chèn, đè - Chế độ ghi chèn là khi ta đánh vào các ký tự sẽ được chèn vào văn bản, phần văn bản phía bên phải sẽ tự động dịch chuyển. - Chế độ ghi đè là khi ta đánh vào các ký tự sẽ được ghi đè lên văn bản phía bên phải. - Để bật tắt chế độ ghi chèn đè chỉ cần ấn phím Insert. 2.3.1.3. Sửa và xóa văn bản - Để sửa và xóa văn bản ta sử dụng hai phím Backspace và Delete Phím Chức năng Backspace Xóa kí tự bên trái Delete Xóa kí tự bên phải Ctrl – Backspace Xóa từ bên trái Ctrl – Delete Xóa từ bên phải 2.3.1.4. Giải hoạt (Undo) và tái hoạt (Redo) - Để bỏ các thao tác vừa làm ta nhấn vào biểu tượng Undo hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl-Z - Để làm lại các thao tác vừa bỏ ta nhấn vào biểu tượng Redo hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl-Y. 2.3.2. Di chuyển con trỏ, cuộn màn hình 2.3.2.1. Sử dụng bàn phím - Ta có thể dùng chuột để chọn vị trí con trỏ, ngoài ra cũng có thể dùng bàn phím. Sau đây là cách di chuyển con trỏ dùng bàn phím: Các phím Ý nghĩa ¬, ® Sang trái, phải một kí tự Ctrl và phím ¬, ® Sang trái, phải một từ ­, ¯ Lên, xuống một hàng Ctrl và phím ­, ¯ Lên, xuống một đoạn văn Home Về đầu hàng End Về cuối hàng Ctrl – Home Về đầu văn bản Ctrl – End Về cuối văn bản Page Up Sang trang trước Page Down Sang trang sau 2.3.2.2. Sử dụng con chuột - Với con chuột ta dễ dàng di chuyển con trỏ đến bất cứ chỗ nào trong văn bản, nhưng khi soạn thảo nhanh thì thao tác này cũng làm giảm tốc độ soạn thảo. 2.4. Các thao tác khối 2.4.1. Chọn khối - Khi văn bản đã được chọn khối thì các thao tác tiếp theo sẽ chỉ tác động lên khối văn bản đó mà không tác động lên phần văn bản khác. Cách 1: Sử dụng chuột: để chọn Bất kỳ khối lượng văn bản nào: trỏ chuột về đầu khối và rê đến cuối khối. Một từ: kích đôi vào từ đó. Một hình ảnh: kích vào hình ảnh. Một dòng: trỏ chuột về đầu dòng cho đến khi có dạng , kích chuột. Nhiều dòng: rê chuột đầu các dòng. Một đoạn: kích 3 lần ở vị trí bất kỳ của đoạn. Cả tài liệu: trỏ chuột về đầu dòng, kích 3 lần. Cách 2: Sử dụng bàn phím Đưa con trỏ về đầu khối chọn. Ấn Shift + các phím di chuyển con trỏ như mũi tên, Home, End… Để chọn toàn bộ văn bản ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl+A. 2.4.2. Sao chép khối - Sao chép khối văn bản đã chọn: được thực hiện bằng cách chọn khối văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl - C, sau đó chỉ chuột đến vị trí mới nhấn tổ hợp phím Ctrl+V. 2.4.3. Di chuyển khối - Cắt dán khối văn bản đã chọn: được thực hiện bằng cách chọn khối văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+X, sau đó chỉ chuột đến vị trí mới nhấn tổ hợp phím Ctrl+V. 2.4.4. Xóa khối - Xóa khối được thực hiện bằng cách chọn khối văn bản rồi nhấn phím Delete hoặc Backspace. 2.5. Tìm kiếm và thay thế 2.5.1. Tìm văn bản F Để tìm kiếm một từ hoặc cụm từ trong trong văn bản, làm như sau: Bước 1: Chọn vùng muốn tìm kiếm. (Nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Word sẽ thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu). Bước 2: Trên thanh Menu chọn Edit / Find.. hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F, hộp thoại Find and Replace xuất hiện: Bước 3: Thiết lập các thông tin về tìm kiếm trên thẻ Find. Ý nghĩa các mục như sau: Gỏ từ cần tìm vào mục Find what: ví dụ: Viet nam; Thiết lập các tùy chọn tìm kiếm ở mục Options như sau: - Nhấn vào nút More - Match case- tìm kiếm mà không phân biệt chữ hoa, chữ thường; - Find whole words only- chỉ tìm trên những từ độc lập Bước 4: Nhấn nút Find next, máy sẽ chỉ đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. 2.5.2. Tìm và thay thế văn bản - Tính năng này giúp tìm ra những cụm từ trên văn bản, đồng thời có thể thay thế cụm từ tìm được bởi một cụm từ mới. Để thực hiện tính năng này, làm như sau: Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm Bước 2: Trên thanh Menu chọn Edit / Replace …Của sổ Find and Replace xuất hiện. Bước 3: Thiết lập thông tin về cụm từ cần tìm và cụm từ sẽ thay thế ở thẻ Replace của hộp thoại: Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what Gõ cụm từ sẽ thay thế vào mục Replace with. Bước 4: Nhấn nút Find next để tìm đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. Khi tìm thấy, có thể bấm nút Replace để thay thế cụm từ tìm được bởi cụm từ đã chỉ định ở mục Replace with: hoặc nhấn nút Replace All, Word sẽ tự động thay thế toàn bộ các cụm từ sẽ tìm được trong văn bản. 2.6. Văn bản tự động (Autocorrect) 2.6.1. Tạo văn bản tự động (Gõ tắt) F Để thêm một từ gõ tắt, thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect bằng cách chọn lệnh: Tools / AutoCorrect.., cửa sổ AutoCorrect xuất hiện: Chọn/ bỏ chọn - Gõ cụm từ viết tắt vào mục Replace - Gõ cụm từ đầy đủ vào mục With C Nếu gõ tắt ta chọn mục Replace text as you type, ngược lại bỏ chọn Ví dụ: Muốn gõ tắt từ văn bản bởi vb thì: Replace gõ vb With gõ văn bản Bước 2: Nhấn nút Add để bổ sung thêm từ cần gõ tắt mới vào danh sách. 2.6.2. Xóa văn bản tự động F Để xóa đi một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Mở cửa sổ AutoCorrect; Bước 2: Tìm đến từ viết tắt cần xóa bằng cách gõ từ viết tắt vào mục Replace. Ví dụ: Muốn xóa từ vb – văn bản vừa thiết lập ở trên, hãy gõ vb vào mục Replace; Bước 3: Nhấn nút Delete để xóa cụm từ viết tắt này. 2.6.3. Các tùy chọn của văn bản tự động @ AutoCorrect cho phép thiết lập một số tính chất tự động sửa các lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo. Để thiết lập các tính chất tự động sửa lỗi chính tả, hãy làm như sau: Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect; Bước 2: Thiết lập các thông số về tự động sửa lỗi chính tả bằng cách chọn (checked) các mục sau: tự động sửa những từ nếu có 2 ký tự hoa đầu dòng sẽ chỉ để lại ký tự hoa đầu tiên. Ví dụ TWo sẽ tự động sửa thành Two; tự động sửa ký tự đầu tiên của một câu thành ký tự in hoa; viết in hoa cho ký tự đầu tiên của ngày. Ví dụ: sẽ luôn sửa là Monday; tự động sửa lỗi kiểu như cAPS LOCK khi bật nhầm phím Caps lock. Khi đó máy sẽ sửa thành Caps lock. 2.7. Kết thức phiên làm việc với Microsoft Word 2.7.1. Lưu văn bản lần đầu Chọn File à Save hoặc nhấn biểu tượng Save trên thanh công cụ. Khi đó xuất hiện cửa sổ Save As Cửa sổ Save as + Save in: Chọn ổ đĩa và thư mục cần lưu + File name: Đặt tên cho tệp + Nhấn nút Save để lưu + Nhấn nút Cancel để bỏ qua 2.7.2. Lưu văn bản lần sau: - Thực hiện các bước như lưu lần đầu, nhưng cửa sổ Save As không xuất hiện 2.7.3. Lưu văn bản với tên khác (lưu đổi tên): C Để thực hiện lưu tệp với tên khác ta thực hiện thao tác sau: Chọn File à Save As, cửa sổ Save As xuất hiện Thực hiện các thao tác như lưu lần đầu. Bài 3 : CHÈN ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN 3.1. Chèn ký tự đặc biệt Bước1. Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn chèn Bước 2: Chọn Insert/ Symbol, xuất hiện hộp thoại Symbols. Bước 3. Lựa chọn biểu tượng của Symbol cần chèn và bấm Insert, sau đó bấm Close. 3.2. Chèn hình ảnh (Picture) Bước 1. Vào menu Insert → Picture → Clip Art, xuất hiện cửa sổ Clip Art: Bước 2. Chọn Organize clips xuất hiện hộp thoại Bước 3: Chọn Office Colections, chọn tiếp danh mục phân nhóm hình ảnh, lựa chọn hình ảnh, nhấn Ctrl + C để sao chép, đóng lại giao diện này, nhấn Ctrl + V để dán ảnh ra màn hình soạn thảo. Ngoài ra ta có thể bấm nút Search để thấy các hình ảnh, bấm chọn ảnh đó. . Bước 4. Định dạng hình ảnh (Picture): Sau khi có hình ảnh chèn vào văn bản, thông thường hình ảnh thường có kích thước lớn, nằm độc lập với văn bản, ta phải tiến hành định dạng lại hình ảnh. Bấm chuột phải vào hình ảnh, chọn Format Picture, ra tiếp hộp thoại cho phép ta định dạng ảnh. Chọn mục Layout để định dạng vị trí ảnh so với văn bản thông qua các biểu tượng: + In Line with text: nằm riêng trong văn bản, chiếm một số dòng. + Square: năm riêng trong văn bản nhưng chiếm diện tích hình vuông. + Tigth: Nằm riêng, song văn bản được điền sát với ảnh + Behind Text: nằm sau văn bản + In font of text: nằm trước văn bản Sau khi định dạng vị trí xong ta định dạng đường bao cho ảnh: Chọn thẻ Color and Lines. Thông thường ta chỉ nên chọn mục Line (đường thẳng bao xung quanh ảnh), Style (mẫu đường bao lớn hay nhỏ), Color (màu sắc của đường bao) 3.3. Chèn chữ nghệ thuật (WordArt) Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn, vào menu Insert/ Picture/ WordArt. Chọn kiểu chữ, gõ chữ vào ô text (Your Text Here), chọn Font, cỡ chữ. 3.4. Chèn ngắt trang (Page break) Đặt con trỏ vào vị trí muốn ngắt trang, vào menu Insert, chọn Insert Break. Chọn Page Break, nhấn nút OK lúc này phần văn bản kể từ dấu nháy sẽ được mang sang trang mới. 3.5. Chèn ngày giờ (Date and Time) Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn, vào menu Insert, chọn Date and Time. Chọn kiểu ngày giờ muốn chèn, sau đó nhấn OK. 3.6. Chèn hộp văn bản (Text Box) Text Box được chèn vào văn bản đang soạn thảo giống như một đối tượng độc lập. Sau khi soạn thảo xong ta có thể di chuyển đi bất cứ vị trí. Bước 1. Vào menu Insert → Text Box, con trỏ sẽ có hình dạng dấu cộng, sẵn sàng cho ta tạo một hộp văn bản mới. Bước 2. Chỉ chuột vào màn hình soạn thảo, bấm phím trái, giữ nguyên rồi rê chuột. Ta nhận được một đối tượng có đường bao và trong đó có con trỏ chờ nhập văn bản. Bước 3. Nhập và định dạng văn bản bình thường. Bước 4. Định dạng đối tượng Text Box, bấm chuột phải vào đối tượng, vào Format Text Box. Ta định dạng Text Box giống như định dạng một đối tượng hình ảnh. 3.7. Chèn đối tượng Trong MS Word ta có thể chèn kết quả của các chương trình khác thông qua các đối tượng (Object). Để chèn một đối tượng ta vào menu Insert → Object cửa sổ Insert Object hiện ra: Ta chọn một đối tượng cần chèn và nhấn OK. F Soản thảo công thức toán học: Để soản thảo các công thức toán học trong MS Word ta thường sử dụng đối tượng: MS Equation 3.0 có trong bảng Object type. Bước 1: Chọn Insert/ Object xuất hiện cửa sổ Object Bước 2: Chọn MS Equation 3.0 trong mục Object type/ OKxuất hiện cửa sổ Bước 4: Sử dụng cửa sổ Equation để soản thảo công thức toán học 3.8. Sử dụng thanh công cụ Draw MS Word cung cấp cho ta nhiều công cụ để vẽ minh họa trong văn bản: Ta có các chức năng của thanh công cụ: Quản lý hình vẽ: Quản lý các hình vẽ trong văn bản như sắp xếp, nhóm... Sử dụng con trỏ riêng cho các hình vẽ. Các công cụ vẽ hình: Chèn các hình vẽ dựng sẵn Vẽ đoạn thẳng Vẽ đoạn thẳng có mũi tên Vẽ hình chữ nhật  Vẽ hình elip Chèn WordArt Chèn sơ đồ Chèn ClipArt Chèn ảnh Các công cụ định dạng hình vẽ: Chọn màu trong Chọn màu viền Chọn màu chữ Chọn độ dày của viền  Chọn kiểu nét viền Chọn kiểu đầu mút của các đường. Chọn kiểu bóng mờ Tạo hiệu ứng 3-D Bài 4: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 4.1. Định dạng ký tự 4.1.1. Chọn, thay đổi Font, Size, Style Chọn Font chữ: chọn khối văn bản cần thay đổi font chữ, chọn kiểu font thích hợp trong cửa sổ font của thanh công cụ định dạng. Chọn kích cỡ chữ (Font size): Chọn khối văn bản cần thay đổi kích cỡ, chọ kích cỡ thích hợp trong cửa font size của thanh công cụ định dạng. Làm đậm, nghiêng, gạch dưới văn bản: chọn khối văn bản, rồi kích chuột vào nút để làm đậm , để làm nghiêng , để gạch dưới . Ta có thể sao chép định dạng bằng cách chọn khối văn bản mẫu ưng ý, bấm biểu tượng , rê chuột lên phần văn bản cần định dạng.. 4.1.2. Hoán đổi kiểu chữ. - Chọn khối văn bản cần hoán đổi, vào trong mục Format/Change Case... - Hộp thoại Change Case hiện ra và ta chọn kiểu cần hoán đổi Kiểu chữ hoa Kiểu chữ chốt Kiểu chữ tiêu đề Kiểu viết hoa đầu câu Kiểu chữ thường 4.1.3. Sử dụng phím tắt - Trong quá trình soạn thảo chúng ta cần sử dụng các phím tắt để tiết kiệm thời gian, trong định dạng ký tự có các phím tắt thường dùng sau: Phím tắt Ý nghĩa Ctrl – B Làm đậm Ctrl – I Làm nghiêng Ctrl – U Gạch dưới Ctrl - ] (dấu ngoặc vuông đóng) Làm cở chữ lớn lên Ctrl - [ (dấu ngoặc vuông mở) Làm cở chữ giảm đi Shift – F3 Đổi kiểu chữ thường – hoa 4.2. Định dạng đoạn văn bản Bước 1. Đặt con trỏ vào một paragraph, vào menu Format chọn mục paragraph. Bước 2. Chỉ định một số mục cho hộp thoại dưới đây: 4.2.1. Định dạng Alignment General: hộp Alignment chỉ cách thức canh chỉnh cho paragraph . Left : canh trái; Right: canh phải, Centered: canh giữa, Justifield: canh đều hai bên. Hộp Outline level: chọn gán cho paragraph hiện hành mẫu mà phần mềm Word đã chuẩn bị sẵn. 4.2.2. Định dạng Indent và Spacing Phần Indentation: Chỉ ra độ dịch trái (Left) hay phải (Right) của paragraph. Riêng hộp Special có ba mục chọn. (none) văn bản trong paragraph hiển thị bình thường, First line: chỉ dòng đầu tiên của paragraph dịch trái so với các dòng khác bằng kích thước chỉ ra ở hộp By. Hanging: chỉ phần văn bản tính từ dòng thứ 2 của paragraph thụt vào bao nhiêu so với dòng đầu tiên, kích thước thụt vào được chỉ ra trong hộp By. Phần Spacing: Before: chỉ ra khoảng cách paragraph hiện hành cách paragraph trên nó bao nhiêu điểm (point). After: chỉ ra khoảng cách paragraph hiện hành cách paragraph sau nó bao nhiêu điểm (point). Phần Line spacing: chỉ ra khoảng cách giữa các dòng trong một paragraph. Có thể chọn khoảng cách này cụ thể bao nhiêu point tại hộp At. 4.2.3. Thiết lập điểm dừng TAB Trên bàn phím có phím Tab, phím này chỉ điểm dừng của con trỏ. Khi nhấn Tab thì con trỏ sẽ nhảy đến vị trí do ta chỉ định khoảng cách cho phím Tab đó. Các loại Tab gồm là Tab canh trái , Tab canh phải , Tab canh giữa , Tab canh lấy chuẩn là dấu phân cách phần thập phân . Ta có thể đặt các điểm dừng cho phím Tab này và chỉ định các ký tự dẫn trước Tab bằng cách. F Cách đặt tab trên thước: Bấm chọn biểu tượng Tab trên thước là Tab trái, phải, giữa,... rồi chỉ chuột vào vị trí cần đặt Tab trên thước, bấm phím trái. Trong hình vẽ dưới đây lúc này ta đã đặt được 2 Tab có bước nhảy là 3 cm và 8 cm. Muốn gỡ bỏ Tab trên thước ta trỏ chuột vào biểu tượng Tab trên thước, rồi rê ra khỏi thanh thước. F Cách đặt ký tự dẫn trước tab: - Vào mục Format trên thanh menu, chọn mục Tab, ở phần Leader ta chọn kiểu thích hợp: 4.2.4. Tạo chữ lớn đầu đoạn văn (DropCap) Đưa con trỏ đến đoạn văn bản cần tạo, vào menu Format ® Drop Cap, sẽ xuất hiện hộp thoại: Tại Position chọn kiểu Dropped. Trong Options: Chọn Font, chọn số dòng để thả chữ và khoảng cách từ chữ đến văn bản. Nhấn OK để kết thúc. 4.3. Định dạng trang in - Một trang văn bản thông thường có dạng như sau: Phần văn bản Lề trên (Top) Tiêu đề trên (Header) Lề phải (Right) Tiêu đề dưới (Footer) Lề trái (Left) Lề dưới (Bottom) 4.3.1. Cỡ giấy và hướng in - Thông thường ban đầu ta chỉ nhập nội dung văn bản, chưa quan tâm đến văn bản in ra loại giấy khổ như thế nào, văn bản nằm ngang hay nằm dọc trang in, lề tính từ biên của tờ giấy in vào phần văn bản. Lúc in phải chỉ định cụ thể loại máy in, trang in, số bản copy,... Vào menu File chọn mục Page Setup, sẽ xuất hiện hộp hội thoại: Trong thẻ Margin có phần Orientation để chọn hướng tờ giấy in: Portrait để in theo hướng thẳng đứng của tờ giấy. Landscape in theo hướng ngang của tờ giấy. Các hộp còn lại thông thường để ở chế độ mặc định. 4.3.2. Thiết kế lề trang Bấm chọn thẻ Margin để định dạng lề: nhập kích thước vào các hộp sau. Hộp Top chỉ phần lề từ mép trên đỉnh tờ giấy xuống phần văn bản. Hộp Bottom chỉ phần lề từ mép đáy tờ giấy lên phần văn bản. Hộp Left chỉ phần lề từ mép trái tờ giấy đến phần văn bản. Hộp Right chỉ phần lề từ mép phải tờ giấy đến phần văn bản. 4.3.3. Phần đầu và cuối trang Bước 1. Vào menu View chọn Header And Footer, xuất hiện thanh công cụ sau. Bước 2. Bấm chọn để vào phần không gian soạn thảo tiêu đề đầu trang. Lúc này màn hình soạn thảo chính sẽ mờ đi, nhường chỗ cho công việc tạo tiêu đề trang. Bước 3. Tại vị trí con trỏ màn hình nhấp nháy, nhập phần văn bản cần xuất hiện trên mỗi tiêu đề của trang giấy. Bấm chọn nút lệnh này một lần nữa để chuyển sang phần nhập tiêu đề cuối trang, tiến hành tiếp tục nhập văn bản tạo tiêu đề cuối trang. Bước 4. Bấm nút Close để chấm dứt công việc tạo tiêu đề cho mỗi trang in. 4.3.4. Đánh số trang, số dòng Bước 1. Vào menu Insert chọn mục Page Number, ta nhận được hộp thoại sau: Bước 2. Chọn vị trí đánh số trang trong hộp Position + Bottom of page thì con số mà máy tính đánh số trang sẽ nằm ở phía dưới trang giấy. +Top of page thì con số mà máy tính đánh số trang sẽ nằm ở phía trên trang giấy. . Bước 3. Chọn mục Alignment để căn lề số trang: + Right thì số chỉ trang nằm bên phải. + Left nằm bên trái. + Center nằm ở giữa. Bước 4. Bấm OK để đồng ý. Bài 5: PHÂN CỘT – LẬP BẢNG 5.1. Phân cột kiểu báo chí 5.1.1. Tạo cột Bước 1. Nhập nội dung phần văn bản. Bước 2. Chọn khối văn bản cần chia cột. Bước 3. Chọn Format/ Column. Bước 4. Chọn số cột thông qua biểu tượng số cột, hoặc có thể gõ nhập số cột trong hộp Number of column. Bước 5. Nếu cần đường phân cách giữa các cột ta bấm chọn vào hộp Line between. Bước 6. Nhấn OK. 5.1.2. Hiệu chỉnh cột Thay đổi kích thước của cột bằng thước: Nếu chưa có cây thước trên màn hình thì vào menu View chọn mục Ruler. Cây thước có hình dáng như sau: Đưa con trỏ đến các vị trí bấm và giữ nguyên chuột trái kéo mở rộng hoặc thu hẹp cột. Đặt ngắt cột Đặt con trỏ vào vị trí muốn ngắt cột, vào menu Insert, chọn Insert Break. Chọn Column Break, lúc này phần văn bản kể từ dấu nháy sẽ được mang sang cột mới. Con trỏ đang ở vị trí văn bản nhiều cột chuyển về dạng một cột bình thường để tiếp tục soạn thảo: Đặt con trỏ vào vị trí của dòng cuối cùng của cột cuối cùng, vào menu Insert chọn Break. Chọn Continuous, và bấm vào nút Column trên thanh công cụ chọn biểu tượng 1 cột. 5.2. Lập bảng Một bảng biểu (table) là một hình thức tổ chức dữ liệu gồm nhiều dòng (rows) và nhiều cột (columns), giao của một dòng và một cột được gọi là ô (cell). 5.2.1. Tạo bảng Bước 1. Đặt con trỏ tại vị trí muốn tạo bảng. Bước 2. Vào menu Table/ Insert/ Table, xuất hiện hộp hội thoại Insert Table. Bước 3. Gõ vào số lượng cột trong hộp Number of columns. Bước 4. Gõ vào số lượng dòng trong hộp Number of rows. Bước 5. Chỉ định độ rộng của các cột trong hộp Fixed of column width. Nếu Fixed column width là Auto thì bảng tự động điền vào giữa hai ranh giới lề, kích thước các cột đều nhau. Nếu là Autofit to contents thì tự động cột sẽ bao lấy nội dung văn bản chứa trong nó. Nếu Autofit Windows được chọn thì bảng sẽ thu gọn sao cho nằm trong cửa sổ trình duyệt trang WEB. Nếu hộp kiểm tra Remember dimension … đựợc đánh dấu thì những chỉ định hiện tại sẽ được áp dụng cho lần tạo bảng sau. Bước 6. Bấm nút OK Ngoài cách dùng menu chỉ định cụ thể việc tạo bảng ta còn có thể áp dụng theo cách sau: kích chuột vào nút trên thanh công cụ, rê chuột để chọn số cột cần tạo. 5.2.2. Các thao tác cơ bản trên bảng Chèn thêm cột: trỏ chuột vào đường biên của dòng kẻ trên cùng sao cho con trỏ có hình dạng mũi tên ↓ và bấm chuột trái để chọn đánh dấu cột đó. Vào menu Table chọn Insert → Table → Column to the Left để chèn cột mới bên trái cột đã chọn. Xóa cột: trỏ chuột vào đường biên đường biên của dòng kẻ trên cùng sao cho con trỏ có hình dạng mũi tên ↓ và bấm chuột trái để chọn đánh dấu cột đó. Vào menu Table chọn Delete → Table → Columns để xóa cột đã chọn. Thêm hàng, xóa hàng: Thực hiện tương tự như cột nhưng thay vì ta chọn Column thì ta chọn Rows. Trộn nhiều cột, hàng, ô thành một ô: Chọn các ô, cột hoặc hàng cần trộn: Vào menu Table, chọn Merge cells. Chia cột: Vào menu Table chọn Split cells. Canh chỉnh văn bản: Trước hết ta chọn khối văn bản và đưa chuột vào các nút sao cho xuất hiện hình ảnh biểu thị cách canh chỉnh. Sau đó ta bấm chọn cách canh: đỉnh, đáy, trái, phải, ....sao cho vừa ý. 5.2.3. Đường viền và tạo nền cho bảng Để tô màu nền hay kẻ viền cho một vùng của bảng, cách làm như sau: Bước 1: Chọn các ô, cần tô nền hay đặt viền. Bước 2: Kích phải chuột lên vùng đã chọn. Hộp thoại Border and Shading xuất hiện: Thẻ Border cho phép thiết lập các định dạng về đường kẻ của vùng lựa chọn: Mục Style: chọn kiểu đường định thiết lập. Mục Color: chọn màu cho đường thẳng. Mục Width: chọn độ dày, mỏng cho đường. Mục Setting: chọn phạm vi đường cần thiết lập. Ngoài ra bạn có thể chọn phạm vi các đường cần thiết lập định dạng ở mục Preview. Mục Apply to: để chọn phạm vi các ô thiết lập cho phù hợp: Table – sẽ thiết lập định dạng này cho toàn bộ bảng; Cell- chỉ thiết lập cho các ô đã chọn. Nhấn Ok để kết thúc công việc. Thẻ Shading cho phép thiết lập các định dạng về tô nền bảng: Mục Fi