Soạn thảo văn bản với MS - Word

Phần Hai: Soạn thảo văn bản với MS - WORD Các thao tác cơ bản 1.Khởi động MS WORD 2.Gõ Tiếng Việt : - Khởi động trước VietKey: Chọn Tiếng Việt, Tiếng Anh Bảng mã : Chọn TCVN3-ABC đi với các font .Vn____, vd .VnTime Bảng mã Unicode : đi với các font Arial,Tahoma,Times New Roman, Verdana, Courier New : để giao tiếp đtử: Email,chat, bài cho báo đt Bảng mã VNI : Nhiều font+Font thư pháp sau đó : -->Taskbar để bật/tắt chế độ gõ TViệt,T.Anh :ALT-Z Cách gõ Telex: ấn Help-Trợ giúp Đánh dấu: gõ tiếng xong thì đánh dấu : --f : ` ---s: ' ---r: ? ---x: ~ ---j : . ---z: xoá dấu aa-->â oo-->ô ee-->ê dd -->đ uw -->ư ow-->ơ aw-->ă 3.Đặt font ngầm định : Format à Fontà Chọn .VnTime, 12 à Default àOK BT : Gõ bài "Xin thày hãy dạy cho con tôi...." 4. Bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả (tiếng Anh) : ToolsàOptionsàSpelling&Grammarà Bỏ chọn: Check Spelling ... as you type Check Grammar ... as you type: 5. Chế độ tự sửa – AutoCorrect: - Bỏ chế độ i chữa thành I: ToolsàAutoCorrectOptionsà chọn I àDelete - Tạo qui tắc viết tắt để nâng cao năng suất viết chữ: ToolsàAutoCorrectOptionsà Replace : Chữ viết tắt | chữ đầy đủ àAdd Vd : cc à cháu , xh àxin hãy …, ttàtôi -Khắc phục hiện tượng ởàậ: ToolsàAutoCorrectOptionsà bỏ chọn Capitalize names of days Correct accidetntal … 6. Bật/tắt thanh công cụ (Toolbar): View àToolbars : Chọn /luôn để : Standard Formatting 7.Bật/Tắt thước : View àRuler 8.Chọn đơn vị đo : ToolsàOptionsàGeneralà Measurement unit: Chọn Centimeter . - Bật / tắt các thanh cuốn ngang/dọc : ToolsàOptions àView à: Horizontal Scroll bar (ngang) Vertical Scroll bar (dọc) Khung: Text Boundaries 9. Cách Zoom văn bản : Chọn tỷ lệ phần trăm thích hợp. 10.Ghi văn bản vào đĩa : File à Save : đặt tên tệp (FileName) hoặc ấn vào nút > trên thanh công cụ. Đổi tên file: File àSave as : đặt tên mới Tạo một thư mục riêng để ghi các file của mình vào đó : khi ghi (FileàSave as...) ấn nút Create New Folder : đặt tên thư mục. BT: Hãy tạo thư mục riêng của mình trong C:\My Documents. 11. Thoát khỏi Word : FileàExit. 12. Mở lại văn bản (đã ghi) trên đĩa: File àOpen (1) àtìm file muốn mởà Open. Định dạng văn bản – ( Format ) 1.Đánh dấu chọn đoạn văn bản: 1)Miết chuột 2) Shift + mũi tên 3) Kết hợp: Để trỏ một đầu + Giữ Shift +nháy chuột ở đầu kia 4) Tắt : Nháy đúp =một từ ; Nháy ba= một đoạn ; Ctrl-A : toàn bộ văn bản ( EditàSelect All ) 2 Sao chép, cắt dán: - Copy : Copy vào bộ nhớ (^C ) - Cut : Cắt đoạn văn vào bộ nhớ (^X) - Paste : Dán từ bộ nhớ ra chỗ hiện tại (^V) - Chuyển = Cắt ở chỗ cũ + Dán vào chỗ mới 3.Chọn font chữ : - Chọn font nhanh : trên thanh công cụ : Font chữ, cỡ chữ ; Trang bị thêm các thuộc tính B: đậm, I: nghiêng , U:gạch chân , màu chữ, màu nền. - Chọn đầy đủ : FormatàFonts : … (có thể xem trước dạng chữ, cỡ chữ, màu chữ …) Character Spacing : Độ dãn chữ (thưa- dày); Text Effect: Hoạt hình Ghi chú : Các font có chữ ---H ở cuối là font chữ in hoa ! Các font có chữ .Vn--- ở đầu là font chữ Việt (TCVN3)!  4.Căn lề – (Dồn chữ vào lề ) Chọn đoạn văn bản à Left :thẳng trái ; Center:vào giữa; Right: thẳng fải; Justitfy: dồn đều ra 2 lề . 5.Xem kết quả thiết kế : FileàPrint PreView (hoặc biểu tượng máy in+kính lúp): Có thể xem nhiều trang một lúc. Xem xong, ấn > để đóng lại chế độ xem này, trở về màn hình soạn thảo. 6.Định dạng đoạn (Format Paragraph): - Đặt lề trên thước: Lề của chữ đầu đoạn, lề trái của đoạn, lề phải của đoạn . ( Lưu ý : Có thể đặt các vị trí này trước khi soạn văn bản- nếu muốn ). - Đặt độ dãn dòng(thưa/dày): FormatàParagraphàLine Spacing : Chọn Single= đơn , 1.5 lines = gấp rưỡi, Double= Gấp đôi , Muliple : gấp ….(VD 1.8) lần … - Đặt độ dãn cách giữa các đoạn : FormatàParagraph à Spacing (Before: trước đoạn, After :sau đoạn ) - Chữ to đầu đoạn : FormatàDropCap à chọn mẫu , Line to drop : chọn số dòng, Distance from text : khoảng cách với văn bản . Đánh số các đoạn : Chọn các đoạn àấn > . Muốn đặt chọn chi tiết các kiểu đánh số : FormatàBullet&Numbering àchọn kiểu mong muốn. Có thể ấn Customize để thiết kế chi tiết vị trí, lề và số bắt đầu . Đánh dấu ý : Chọn các đoạn à > . Muốn đặt chọn chi tiết các kiểu dấu ý : FormatàBullet&Numbering àchọn kiểu mong muốn . (Tìm kiểu dấu khác : Customize àPicture) . 7. Làm Header(Nhãn đầu trang) & Footer (nhãn đáy trang ) : View à Header & Footer à sau đó soạn Header & Footer ; ấn nút > để chuyển từ Header sang Footer và ngược lại . Dùng > để quan sát kết quả thiết kế. K56:‚ 8. Đánh số trang : InsertàPage Numbers àChọn vị trí đặt số trang; ấn FormatàStart at : ??? để quyết định trang đầu tiên đánh số là bao nhiêu . Ghi chú : Nếu chưa nhìn thấy số trang trong > thì phải đặt lại > ở mục vị trí của Header & Footer. Nếu muốn xoá bỏ số trang : Vào ViewàHeader&Footer và xoá hộp số trang trên đó. 9. Đến một trang nào đó: Edit àGoto : ? 10. In thành nhiều cột : Chọn đoạn văn bản à ấn > - miết chuột xác định số cột . Có thể chỉnh lại lề, độ rộng các cột trên thước. ( Đầy đủ – chi tiết : FormatàColumns>> ….) Thiết kế trang Thiết đặt trang giấy : File à Page Setup: Paper Size : chọn cỡ giấy (ví dụ: A4, Letter ) Orientation (chọn hướng in ) : Portrait : in đứng;Landscape: in ngang (nằm). Margins : Thiết đặt lề: Top:Lề trên ; Bottom:Lề dưới ; Left:Lề trái ; Right: Lề fải ; Gutter: Gáy sách ; Header : vị trí của nhãn đầu trang Footer: vị trí nhãn đáy trang Apply to : áp dụng cho : Whole document (toàn bộ văn bản) Default: đặt làm ngầm định Làm Header(Nhãn đầu trang) & Footer (nhãn đáy trang ) : View à Header & Footer à sau đó soạn Header & Footer ; ấn nút > để chuyển từ Header sang Footer và ngược lại . Dùng > để quan sát kết quả thiết kế. K56:‚ 3. Đánh số trang : InsertàPage Numbers àChọn vị trí đặt số trang; ấn FormatàStart at : ??? để quyết định trang đầu tiên đánh số là bao nhiêu . Ghi chú : Nếu chưa nhìn thấy số trang trong > thì phải đặt lại > ở mục vị trí của Header & Footer. Nếu muốn xoá bỏ số trang : Vào ViewàHeader&Footer và xoá hộp số trang trên đó. 4.Tìm đến một trang nào đó : Edit àGo to : ??? (viết số trang cần đến) . Đặc biệt : Về trang đầu : ấn ^Home. Về trang cuối : ấn ^End. 5. Dồn trang, ngắt trang : - Ngắt trang : CTRL- Enter (^Enter) (ngắt sang trang sau). - Nối lên trang trước trang : ấn > (phím xoá lùi) ở đầu trang. Kỹ thuật làm bảng -Table 1. Nháp một bảng : Miết chuột vào biểu tượng > TableàInsert Table: Number of columns:=(Số cột ??) ; Number of rows (Số hàng???)àOK 2. Các thao tác với bảng : Chỉnh độ rộng của cột : trên đường kẻ dọc hoặc trên thước Thêm cột : TableàInsert Column Thêm hàng : TableàInsert Rows Bớt (Xoá) cột/hàng: TableàDelete : Column/ Row Xoá toàn bảng : TableàDeleteàTable. Kẻ bảng : Chọn bảng (TableàSelect Table) ; vào menu FormatàBorders&Shading à Chọn nét cho từng yếu tố của bảng .(Có thể kẻ hoặc không kẻ bất cứ đuờng nào !) Ghép trộn các ô : chọn các ô à Tableà Merge Cells Dồn chữ vào chính giữa ô (theo cả chiều ngang lẫn chiều dọc): Bật thanh ViewàToolbarsàTables and Borders hoặc ấn chuột fải, chọn Cell Alignment àChọn cách dồn chữ. Hướng chữ: FormatàTextDirection Đặt chiều cao của các hàng khác đi: TableàTable PropertiesàRow ( Specify Height= … Chiều cao) BT: -(a)Làm bảng điểm lớp THQL K5x -(b)Làm bảng "Thống kê sai sót số liệu tuyển sinh " (Chú ý: Đặt Tab trên thước và định dạng Tabs: Format Tabs à chọn dấu cho đường dẫn à ấn > ) -(c)Làm bảng "Lịch thi tuyển sinh " …  Đây là hộp văn bản! Viết chữ trong hộp này! Đặt ở vị trí bất kỳ được! Sử dụng TextBox (Hộp văn bản): để viết văn bản vào vị trí bất kỳ; định dạng văn bản bên trong hộp không ảnh hưởng đến văn bản bên ngoài. Insert àTextBox(hoặc ấn vào biểu tượng trên thanh công cụ > àmiết chuột để vẽ . Kích vào TextBox àDelete : xoá Bỏ nét kẻ khung : chuột fải trên TextBox àFormat TextBox àColors &Line : NoFill , NoLine . VD : vẽ “CBCT thứ nhất ....” – có thể copy toàn bộ một TextBox, dán đến chỗ khác. 3. ứng dụng bảng khi làm các văn bản pháp qui BT: Làm văn bản pháp qui: "Thông tư Số: 65 /2003/TT/BTC của Bộ tài chính. IV. Tạo và sử dụng văn bản mẫu - Template 1.Tạo văn bản mẫu : Cách 1: FileàNewà Chọn Template àSoạn văn bản mẫu àGhi lại (Save) với tên nào đó , vd Mau_thong_tu. Cách 2: Soạn như văn bản bình thường hoặc Xuất phát từ một văn bản cụ thể, ta xoá đi các phần cụ thể, chỉ để lại phần tổng quát (dùng được cho các lần sau – phần mẫu) à Ghi lại thành văn bản mẫu bằng cách sau: Fileà Save as ... àchọn Save as type là :Document Template, đặt cho file mẫu 1 tên, ví dụ mau_thong_tu.dot 2. Sử dụng văn bản mẫu : Muốn soạn văn bản theo mẫu đã có thì ấn Fileà New àChọn mẫu (Template) On My Computer(trên máy của mình) để có để soạn Document mới . Ví dụ về các loại mẫu : mẫu Sơ yếu lí lịch, mẫu Hợp đồng …, mẫu văn bằng chứng chỉ, mẫu giấy giới thiệu, mẫu hoá đơn, chứng từ … BT : Làm và dùng mẫu Thông tư của bộ tài chính . Tạo và thử dùng mẫu chứng chỉ Tin học. Ghi chú: Cách làm khung cho toàn trang : FormatàBorders & Shading àPage Border à chọn mẫu nét cho khung Cách làm khung cho một khối văn bản :à Borders & Shading à chọn mẫu nét cho khung Tranh nền cho toàn văn bản : Format àBackGround àFillEffects àTexture ‚Ã K56  Sử dụng tranh ảnh trong văn bản 1. Đưa tranh vào văn bản : Insert à Picture: ClipArt : lấy tranh từ thư viện tranh có sẵn của máy: ấn Organize Clips sau đó Copy tranh, dán vào văn bản. GĐ Nguyễn Trọng Lượng From File : từ file tranh ảnh bất kỳ trên đĩa. Kích chuột vào tranh àmiết chuột tại các mấu àphóng to-thu nhỏ tranh; miết chuột khi có mũi tên 4 chiều à di chuyển tanh đến chỗ khác. 2. Định dạng tranh : ấn chuột fải trên tranh à Format Picture àLayout : chọn các phương án : để tranh trong một vùng riêng , để tranh chiếm hết chiều ngang của văn bản, để cho phép chữ tràn vào chỗ trống của tranh, nằm dưới hoặc nằm trên văn bản. 3. Cắt bớt tranh : Format Picture à Picture àCrop From : cắt bớt từ phía nào đó (Left: từ bên trái , Right: từ bên phải, Top: Từ bên trên, Bottom: từ bên dưới ). 4. Viết chữ lên tranh : Dùng TextBoxàViết chữ, đưa vào tranh rồi ấn chuột fải àFormat TextBox àColor&Line : NoFill , NoLine(Bỏ nền, bỏ khung). Có thể chọn mầu chữ cho thích hợp để đối lập với nền của tranh. 5.Tự vẽ thêm : Bật thanh công cụ > sau đó chọn công cụ (mẫu hình) để vẽ . Có thể : chọn nét , chọn mầu nét, mầu của nền, đánh bóng… và Format bức tranh … Gắn các hình lại với nhau : Chọn các hình (bằng cách giữ phím Shift và nháy chuột vào chúng) sau đó chọn Groupingà Group. Thư viện các hình mẫu thông dụng : AutoShapes. Tin học? Chuyện nhỏ! Lương Thanh Hương Sao thế nhỉ? 6.Sử dụng chữ nghệ thuật (WordArt): Insert àPictureàWordArt à Chọn mẫu sơ bộ àViết chữ àOK . Chỉnh sửa : như với tranh, ấn nút > để chọn kiểu dáng chi tiết , tô mầu , có thể xoay(nút màu xanh), đánh bóng 3 chiều, … 7.Làm khung cho một khối văn bản : Chọn khối à Format à Border & Shading Làm khung cho toàn trang : Format à Border & Shading àPage Border àChọn kiểu khung, nét … Có thể các kiểu khung nghệ thuật … 8. Vẽ sơ đồ/biểu đồ : ấn biểu tượng > à Chọn kiểu dáng sơ đồ. *Vẽ sơ đồ tổ chức : Organiztion Chart Thêm nút ngang cấp : Insert Shapeà Coworker Thêm nút cấp dưới : Insert ShapeàSubOrdinate Layout: chọn kiểu dáng của nhánh(ngang/dọc) ấn nút AutoFormat để chọn phong cách trình bày sơ đồ Các kiểu sơ đồ khác : * Sơ đồ hình tháp –Pyramid Diagram * Sơ đồ hình sao : Radial Diagram * Sơ đồ giao thoa - Venn Diagram * Sơ đồ chu trình- Cycle Diagram * Sơ đồ mục tiêu – Target Diagram VII. Ghép trộn thư-Mail Merge Mục đích : Để trộn địa chỉ (trong một danh sách) vào một thư. / Gửi một văn bản cho một danh sách đối tác có sẵn./ Trộn dữ liệu vào một mẫu văn bản. Chuẩn bị : - Một danh sách đối tác ( địa chỉ/ dữ liệu ) đặt tên cho tệp này, ví dụ : “Danh_sach_hoc_vien.doc” - Thư (văn bản cần gửi) – Ví dụ : "Chứng_chỉ_tin_học" Thao tác ghép trộn : Hãy xuất phát từ thư này, vào menu ToolsàLetters&MailingsàMail Merge để bắt đầu qui trình ghép trộn theo các bước (Step) như sau : Bước 1 (Step 1/6): xác định kiểu tài liệu gửi, hãy để ÔLetter (thư) à ấn Next (=“bước tiếp theo”) Bước 2 (Step 2/6 ): Chọn tài liệu xuất phát, hãy để Ô Use current document: Thư là văn bản hiện hành (đang có trên cửa sổ soạn thảo).à ấn Next Bước 3 (Step 3/6) : Chọn người nhận, hãy để Ô Use an existing list (dùng danh sách người nhận đã có), ấn > để tìm file danh sách đó trên đĩa, ví dụ Danh_sach_hoc_vien.doc à khi ds hiện lên, ta có thể chọn người sẽ gửi (có thể thêm, bớt trên ds đã có này) Bước 4 : Bật thanh công cụ : ViewàToolbar à Mail Merge Dùng nút > để đưa từng trường (cột) của dữ liệu vào vị trí thích hợp trong chứng chỉ (thư). Bước 5: ấn > để xem và kiểm tra. Bước 6 : ấn > để đưa kết quả ghép trộn sang một văn bản mới. Bước 7: Tại văn bản mới đó, hãy ấn > để xem kết quả. ấn FileàSave để ghi lại nếu cần. BT: - In chứng chỉ cho danh sách học viên - Gửi thông tư của BTC cho ds cán bộ nói trên  VIII.Công việc In ấn FileàPrint : Xác định nội dung in - Page range : Vùng cần in : All =toàn bộ; Current Page = In trang hiện hành ; Pages= In một số trang nhất định vd:1,22,46 Number of copies : Số bản cần in . Có thể in trang chẵn (Even)sau đó in trang lẻ (Odd) để in 2 mặt giấy.