Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý trường học

SỞ GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC VERSION 2.0 (SCHOOL MANAGEMENT SYSTEM) ĐÔNG HÀ – 2007 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU I. TỔNG QUAN Với mục tiêu tạo một công cụ quản lý cho lãnh đạo các cấp từ Trường đến S, công cụ tác nghiệp cho giáo viên, và thông qua hệ thống này góp phần nâng cao chất lượng DẠY và HỌC ở các trường phổ thông hiện nay, Sở Giáo dục – Đào tạo Quảng Trị đã nghiên cứu và xây dựng Phần mềm Quản lý trường học (School Management Information system – SMIS) để triển khai đến tận các trường THCS, THPT năm học 2005-2006 và 2006-2007. Phần mềm Quản lý trường học là một phần mềm trong Bộ các phần mềm Quản lý giáo dục do Sở Giáo dục – Đào tạo Quảng Trịchủ trì, bao gồm: - Quản lý trường học - Quản lý thi tốt nghiệp - Quản lý thi học sinh giỏi - Tuyển sinh THPT - Quản lý học nghề và thi nghề - Quản lý phổ cập THCS, bậc trung học - Quản lý thư viện - Quản lý tài chính, kế toán….. Trong đó SMIS là phần mềm trung tâm, để kết nối và chuyển dữ liệu cho các phần mềm khác. SMIS hỗ trợ quản lý học sinh, Quản lý điểm, quản lý giảng dạy của giáo viên, thi học kỳ, thi học sinh giỏi, xétTN THCS, thi TN THPT và thống kê báo cáo. Đây là phần mềm được xây dựng trong khuôn khổ đề tài khoa học cấp tỉnh năm 2006: “Ứng dụng CNTT trong quản lý kết quả học tập của học sinh THCS, THPT tỉnh Quảng Trị” do cán bộ quản l, cán bộ tin học và giáo viên trong ngành cùng tham gia. SMIS là một sản phẩm có sự đóng góp trí tuệ của tập thể, thể hiện sự năng động sáng tạo, đề ra giải pháp ứng dụng CNTT quản lý kết quả học tập toàn cấp của học sinh, xét tốt nghiệp THCS, tuyển sinh THPT phù hợp với Luật giáo dục sửa đổi (năm 2005) và phù hợp với xu hướng chung đó là: hướng tới một trường học điện tử. Phần mềm đã được áp dụng thí điểm tại trường THCS Phan Đình Phùng-Đông Hà,THPT Hải Lăng tuy nhiên do hiện nay quy chế xếp loại, đánh giá học sinh đã thay đổi nên phần mềm có thay đổi và bổ sung thêm nhiều chức năng mới, tích hợp quản lý trường học THCS, THPT vào trong một hệ thống... những phần này đã thử nghiệm một số trường nhưng chưa hoàn thiện. Những phần khác tuy đã được thử nghiệm, song khi áp dụng đại trà chắc chắn sẽ có nhiều vấn đề chỉnh sửa bổ sung cho phù hợp với việc quản lý ở tất cả các vùng miền. Vì vậy rất mong các cán bộ Quản lý, các thầy cô giáo góp ý. Mọi ý kiến xin gửi về phòng THPT Sở Giáo dục – Đào tạo Quảng Trị hoặc qua hộp thư điện tử: SOGIAODUCQT@YAHOO.COM.VN hoặc liên hệ với đ/c Hồ Sĩ Anh, ĐT: 0903507392.Cảm ơn sự hợp tác của quý thầy cô và các bạn. II. QUI TRÌNH THỰC HIỆN QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC Quản lý toàn diện nhà trường, bao gồm Quản lý học sinh, quản lý điểm, thi học kỳ, thi học giỏi, Xét/Thi tốt nghiệp, Thống kê – Báo cáo. Thực hiện các bước sau: Bước 1: Cài đặt, tạo biểu tượng, khởi động chương trình và chọn cấp sử dụng là cấp Trường Bước 2: Tạo dữ liệu trường, Nhập thông tin hệ thống, Nhập thông tin lớp, Nhập danh mục tổ. Bước 3: Nhập Hồ sơ học sinh, nhập hồ sơ giáo viên và phân công giảng dạy. Bước 4: Đăng ký người sử dụng Bước 5: Quản lý điểm, thi học kỳ, thi học sinh giỏi Bước 6: Xét tốt nghiệp (THCS) hoặc thi tốt nghiệp (THPT) Bước 7: Thống kê, báo cáo và sao chép dữ liệu về Phòng giáo dục. III.HỆ THỐNG THƯ MỤC LƯU TRỮ VÀ TÊN CÁC TỆP Hệ thống thư mục trong QLHS TT Tên thư mục Nội dung thư mục Ghi chú 1 BMP Chứa các tệp ảnh làm biểu tượng 2 DBF Chứa dữ liệu về học sinh, giáo viên 3 INF Chứa thông tin về các danh mục 4 DIEM Chứa dữ liệu điểm, quá trình học tập, quá trình vắng, 5 HSG Chứa các tệp học sinh giỏi 6 HSTHI Chứa danh sách học sinh thi học kỳ, thi học sinh giỏi và xét tốt nhgiệp 7 KQUA Chứa kết quả thi học kỳ, thi học sinh giỏi, tệp học sinh ra trường, chuyển trường 8 TMP Chứa các tệp tạm 9 EMPIMAGE Chứa ảnh học sinh 10 LUU Chứa các tệp hồ sơ học sinh và tệp điểm lưu mỗi khi thoát nhập hồ sơ và thoát nhập điểm Đề phòng mất dữ liệu 11 DULIEU Lưu tất cả dữ liệu sao chép cho phòng GD và Sở GD 12 EXCEL Lưu trữ các tệp Excel khi chuyển từ DBF sang XLS Các tệp Table trong hệ thống CSDL: TT Tên tệp Thư mục Dữ liệu 1 ‘HS’+mã huyện+mãtrường+mã năm học+’.DBF’ DBF Lưu các thông tin cơ bản của từng học sinh theo từng lớp 2 ‘D’+mã huyện+mãtrường+mã năm DIEM Lưu điểm từng năm học 3 GIAOVIEN.DBF DBF Lưu HS PCGD của giáo viên 4 QTHTAP+.DBF DIEM Lưu quá trình học tập từng năm của mỗi giáo viên (học bạ điện tử) 5 QTVANG.DBF DIEM Lưu quá trình vắng của học sinh IV. BẢNG Mà VÀ MỘT SỐ QUY ĐỊNH KHI NHẬP HỒ SƠ, NHẬP ĐIỂM 1. Mã huyện, thị Mã Tên huyện 461 TX Đông Hà 462 TX Quảng Trị 464 Vĩnh Linh 465 Hướng Hóa 466 Gio Linh 467 Đakrông 468 Cam Lộ 469 Triệu Phong 470 Hải Lăng Ngoài ra, trong một số môđun, nếu có ngoại tỉnh thì mã huyện là “00” 2. Mã cấp học Mã Tên cấp học 1 Nhà trẻ 2 Mẫu giáo 3 Mầm non 4 Tiểu học 5 THCS 6 PTCS 7 THPT 8 PTTH (cấp 2-3) 9 GDTX 3. Quy định về học lực, hạnh kiểm, xếp loại Mã Tên 0 Chưa xếp loại 1 Giỏi 2 Khá 3 TB 4 Yếu 5 Kém 4. Quy định nhập điểm : Điểm Quy định nhập 0 Nhập 0 0.5 Nhập 05 1 Nhập 1 1.5 Nhập 15 2 Nhập 2 hoặc 20 3 Nhập 3 hoặc 30 3.5 Nhập 35 … …. 9.5 Nhập 95 10 Nhập 10 Vắng Nhập V 5. Quy định phím tắt: TT Fím gõ tắt Nội dung 1 Alt_N (New) Thêm bản ghi mới 2 Alt_S (Save) Ghi bản ghi hiện tại vào tệp 3 Alt_C (Change) Sửa bản ghi hiện tại 4 Alt_P (Print) Kích hoạt màn hình in 6 Alt_D (Delete) Đánh dấu xóa /thôi đánh dấu xóa 7 Alt_X (Exit) Thoát khỏi màn hình hiện tại ` 6. Quy định gõ tắt: Khi nhập dữ liệu, để tăng tốc độ nhập ta thực hiện gõ tắt Nhập nơi sinh chỉ cần gõ 4 ký tự là huyện và tỉnh trên phạm vi toàn quốc, nếu chưa có thì có thể bổ sung bằng chức năng nhập danh mục gõ tắt. Ví dụ: clqt à Cam Lộ - Quảng Trị vlqt à Vĩnh Linh - Quảng Trị tcnaà Thanh Chương - Nghệ An ltqbà Lệ Thủy - Quảng Bình 7. Nhập các giá trị trong Combo: chỉ cần gõ ký tự đầu tiên trong danh mục (chỉ có tác dụng với ký tự tiếng Anh) Ví dụ 1: Nhập nghề nghiệp của cha, mẹ: 1: làm ruộng, 2: Buôn bán, 3. Cán bộ,…. Tªn nghÒ M· 0. 00 1.Lµm ruéng 01 2.Bu«n b¸n 02 3.C¸n bé 03 4.C«ng an 04 5.Qu©n ®éi 14 6.Gi¸o viªn 05 7.C«ng nh©n 06 8.Néi trî 07 9.VÒ hưu 08 A.MÊt søc L§ 09 B.L¸i xe 10 C.Ng d©n 11 D.Thî 12 E.ChÕt 13 Ví dụ 2: Nhập hộ khẩu thường trú: chỉ cần nhập 1, 2,3,…. 1. Huyện Vĩnh Linh Tên Mã Huyện 1.TT Hồ Xá 19363 464 2. TT Bến Quan 19366 464 3. Vĩnh Thái 19369 464 4. Vĩnh Tú 19372 464 5. Vĩnh Chấp 19375 464 6. Vĩnh Trung 19378 464 7. Vĩnh Kim 19381 464 8. Vĩnh Thạch 19384 464 9. Vĩnh Long 19387 464 A. Vĩnh Nam 19390 464 B. Vĩnh Khê 19393 464 C. Vĩnh Hòa 19396 464 D. Vĩnh Hiền 19399 464 E. Vĩnh Thủy 19402 464 F. Vĩnh Lâm 19405 464 G. Vĩnh Thành 19408 464 H. Vĩnh Tân 19411 464 I. Vĩnh Quang 19414 464 K. Vĩnh Hà 19417 464 L. Vĩnh Sơn 19420 464 M. Vĩnh Giang 19423 464 N. Vĩnh Ô 19426 464 2. Huyện Gio Linh 1. TT Gio Linh 19495 466 2. Trung Giang 19498 466 3. Trung Hải 19501 466 4. Trung Sơn 19504 466 5. Gio Phong 19507 466 6. Gio Mỹ 19510 466 7. Vĩnh Trường 19513 466 8. Gio Bình 19516 466 9. Gio Hải 19519 466 A. Gio An 19522 466 B. Gio Châu 19525 466 C. Gio Thành 19528 466 D. Gio Việt 19531 466 E. Linh Thượng 19534 466 F. Gio Sơn 19537 466 G. Gio Hòa 19540 466 H. Gio Mai 19543 466 I. Hải Thái 19546 466 K. Linh Hải 19549 466 L.Gio Quang 19552 466 3. Thị xã Đông Hà: 1.Phường 1 – Đông Hà 19333 461 2.Phường 2 – Đông Hà 19342 466 3.Phường 3 – Đông Hà 19354 466 4.Phường 4 – Đông Hà 19345 466 5.Phường 5 – Đông Hà 19348 466 6.Đông Giang – Đông Hà 19330 466 7.Đông Thanh – Đông Hà 19339 466 8. Đông Lễ - Đông Hà 19336 466 9. Đông Lương – Đông Hà 19351 466 4. Huyện Cam Lộ 1. TT Cam Lộ 19597 468 2. Cam Tuyền 19600 468 3. Cam An 19603 468 4. Cam Thủy 19606 468 5. Cam Thanh 19609 468 6. Cam Thành 19612 468 7. Cam Hiếu 19615 468 8. Cam Chính 19618 468 9. Cam Nghĩa 19621 468 5. Huyện Đakrông 1. TT Krông Klang 19555 467 2. Mò ó 19558 467 3. Hướng Hiệp 19561 467 4. Đa Krông 19564 467 5. Triệu Nguyên 19567 467 6. Ba Lòng 19570 467 7. Hải Phúc 19573 467 8. Ba Nang 19576 467 9. Tà Long 19579 467 A. Húc Nghì 19582 467 B. A Vao 19585 467 C. Tà Rụt 19588 467 D. A Bung 19591 467 E. A Ngo 19594 467 6. Huyện Hướng Hóa 1. TT Khe Sanh 19429 465 2. TT Lao Bảo 19432 465 3. Hướng Lập 19435 465 4. Hướng Việt 19438 465 5. Hướng Phùng 19441 465 6. Hướng Sơn 19444 465 7. Hướng Linh 19447 465 8. H. Tân Hợp 19450 465 9. Hướng Tân 19453 465 A. Tân Thành 19456 465 B. Tân Long 19459 465 C. Tân Lập 19462 465 D. Tân Liên 19465 465 E. Xã Húc 19468 465 F. Thuận 19471 465 G. Hướng Lộc 19474 465 H. Ba Tầng 19477 465 I. Thanh 19480 465 K. A Dơi 19483 465 L. A Xing 19486 465 M. A Túc 19489 465 N. Xã Xy 19492 465 7. Huyện Triệu Phong 1. TT ái Tử 19624 469 2. Triệu An 19627 469 3. Triệu Vân 19630 469 4. Triệu Phước 19633 469 5. Triệu Độ 19636 469 6. Triệu Trạch 19639 469 7. Triệu Thuận 19642 469 8. Triệu Đại 19645 469 9. Triệu Hòa 19648 469 A. Triệu Lăng 19651 469 B. Triệu Sơn 19654 469 C. Triệu Long 19657 469 D. Triệu Tài 19660 469 E. Triệu Đông 19663 469 F. Triệu Trung 19666 469 G. Triệu ái 19669 469 H. Triệu Thượng 19672 469 I. Triệu Giang 19675 469 K. Triệu Thành 19678 469 8. Thị xã Quảng Trị 1. Phường 1 – TX Q.Trị 19357 461 2. Phường 2 – TX Q.Trị 19360 461 9. Huyện Hải Lăng 1. TT Hải Lăng 19681 470 2. Hải An 19684 470 3. Hải Ba 19687 470 4. Hải Xuân 19690 470 5. Hải Quy 19693 470 6. Hải Quế 19696 470 7. Hải Vĩnh 19699 470 8. Hải Phú 19702 470 9. Hải Lệ 19705 470 A. Hải Thượng 19708 470 B. Hải Dương 19711 470 C. Hải Thiện 19714 470 D. Hải Lâm 19717 470 E. Hải Thành 19720 470 F. Hải Hòa 19723 470 G. Hải Tân 19726 470 H. Hải Trường 19729 470 I. Hải Thọ 19732 470 K. Hải Sơn 19735 470 L. Hải Chánh 19738 470 M. Hải Khê 19741 470 Ngoại tỉnh 99999 470 CHƯƠNG II CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM I. Cài đặt phần mềm Cài đặt phần mềm quản lý học sinh THCS B1: Kích Start/ kích chọn Run /kích Browse/kích chọn ổ đĩa chứa phần mềm Setqlhsc2/kích đúp vào thư mục Setqlhsc2/ kích đúp vào tm Disk144/ kích đúp vào tm Disk1/ kích Setup/kích Open/kích Ok. B2: Nhập tên người dùng và tên cơ quan, sau đó chọn OK. B3: Nếu muốn thay đổi thư mục thì đổi tên thư mục, tuy nhiên tốt nhất là để nguyên thư mục này và chọn OK B4: Nhắp vào biểu tượng máy tính và chọn OK Chờ ít phú máy cài đặt xong và cập nhật vào hệ thống, việc cài đặt đã hoàn tất. B. Sử dụng phần mềm quản lý học sinh 1. Tạo biểu tượng ( Shortcut ) trên màn hình nền b1: Kích chuột phải vào màn hình nền /chọn New rồi chọn Shortcut, màn hình sau xuất hiện: b2: Kích Browse/Chọn Đĩa C: Chọn thư mục QLHSTHCS chọn biểu tượng Kích Ok. b3: Chọn Next, chọn Finish trên màn hình xuất hiện biểu tượng: Sau đó kích phím phải chuột vào biểu tượng con cáo, chọn Renaem để đổi tên và chọn Properties đổi biểu tượng con cáo bằng một biểu tượng nào đó ở thư mục BMP 2. Thực hiện chương trình lần đầu thì màn hình sau đây xuất hiện: - Chọn cấp sử dụng: TRUONG THCS, TRUONG THPT, PHONG GD, SOGD Đối với trường ta chọn Trường THCS hoặc trường THPT khi đó nút mặc định xuất hiện, nếu ta chọn vào mặc định thì lần sau không xuất hiện màn hình này nữa. Đối với trường phổ thông cấp 2-3 không nên chọn mặc định, bởi vì trong quá trình quản lý khi thì làm việc đối với THCS, khi thì làm việc đối với THPT. - Chọn cấp nào thì hệ thống Menu phù hợp với cấp đó. - Năm học: ta chọn là năm học hiện tại, năm nay là 2005-2006 Sau khi chọn xong, thì màn hình sau xuất hiện: b2: Gõ tên sử dụng : sgd vào ô : Tên sử dụng Gõ mật khẩu : sgd vào ô : Mật khẩu b3: Kích Ok hoặc nhấn Enter thì hệ thống Menu hệ thống xuất hiện CHƯƠNG III MENU HỆ THỐNG 1. Tạo dữ liệu trường: b1: Vào mục hệ thống Chọn mục : 1. Tạo dữ liệu trường b2: Chọn TRƯỜNG để làm việc * Tham số 1 : Huyện, thị xã... * Tham số 2 : Trường .b3: Kích nút Chọn để khẳng định, Kích nút Kết thúc để trở về Menu 2. Nhập thông tin hệ thống: b1: Vào mục hệ thống/ Nhập thông tin hệ thống Ở đây chủ yếu là nhập tên hiệu trưởng, còn các thông tin khác như mã huyện, mã trường, đơn vị qủan lý, địa phương ...phần Tạo dữ liệu trường ở trên đã tạo ra. Phần kỳ thi, ngày thi là phần động có thể thay đổi trong quá trình sử dụng. Sau khi nhập xong chọn nút kết thúc Chọn kỳ thi và năm học: Chọn mục này, màn hình sau xuất hiện Ở đây ta chọn kỳ thi, bao gồm các kỳ thi học kỳ, học sinh giỏi và xét tốt nghiệp: Tên Mã Học kỳ I - lớp 9 K1091 Học kỳ II - Lớp 9 K2091 Học kỳ l - Lớp 8 K1081 Học kỳ II - Lớp 8 K2081 Học kỳ l - Lớp 7 K1071 Học kỳ lI - Lớp 7 K2071 Học kỳ l - Lớp 6 K1061 Học kỳ lI - Lớp 6 K2061 Chọn Học sinh giỏi lớp 9 HSGVH Chọn học sinh giỏi Casio HSGMT Chọn học sinh giỏi K.Thuật HSGKT Chọn học sinh giỏi Thực hành HSGTH Chọn học sinh giỏi lớp 5 HSGTD Xét tốt nghiệp THCS XTNC2 4. Đăng ký ngưởi dùng: Việc đăng ký người dùng là việc của người QUẢN TRỊ, phải đăng ký sau khi đã nhập đầy đủ giáo viên và phân công giảng dạy. Trong phần nhập Hồ sơ giáo viên, khi ghi thì họ tên giáo viên, số hiệu giáo viên được đưa qua tệp đăng ký người dùng, vì vậy khi Đăng ký người sử dụng ta chỉ cần nhập tên sử dụng , quyền sử dụng và mật khẩu (đầu tiên) của từng người. Người dùng có thể đặt lại mật khẩu của mình. Người dùng được chia là 3 đối tượng: Đối tượng Thành phần Quyền sử dụng Quản trị Là giáo viên Tin học hoặc giáo vụ, văn phòng (người phụ trách vận hành chương trình) QUANTRI Hiệu trưởng Ban giám hiệu HIEUTRUONG Giáo viên Toàn bộ giáo viên GIAOVIEN + Nếu hiệu trưởng hoặc phó hiệu trưởng có dạy thì phải khai thêm một Tên khác, với quyền sử dụng là GIAOVIEN Danh sách giáo viên đã được nhập trước trong hồ sơ giáo viên Khi nhập người nào ta chọn người đó: Thanh công cụ: Edit New Save Delete Close 5. Thay đổi người sử dụng: Nếu giữa chừng muốn thay đổi người khác để nhập điểm thì màn hình Login ban đầu xuất hiện, ta nhập tên sử dụng, mật khẩu và mục đích sử dụng của người đó thì hệ thống sẽ làm việc với người mới 6. Thay đổi mật khẩu: Chọn chức năng này thì màn hình sau xuất hiện: Nếu muốn thay đổi mật khẩu của người nào thì chọn người đó rồi nhắp chuột vào Nút Edit, yêu cầu phải gõ đúng mật khẩu cũ. nếu không đúng hệ thống không cho thay đổi. 7. Xem nhật ký hệ thống Việc này chỉ có Hiệu trưởng mới có quyền Trong màn hình này cho phép lọc Theo tên sử dụng và in danh sách những người sử dụng, nếu có sửa điểm thì sẽ cho biết ai sửa, sửa điểm của học sinh nào, vào thời điểm nào, sửa cột điểm nào từ mấy điểm lên mấy điểm…. 8. Nhập thông tin lớp: Thực hiện chức năng này, màn hình sau xuất hiện và cho phép nhập mã lớp, tên lớp, ban/chuyên (đối với THPT), khối, học tên GVCN… 9. Nhập Danh mục tổ chuyên môn: 10. Chuẩn bị dữ liệu cho năm học mới: Chức năng này chỉ thực hiện khi đã quản lý học sinh đầy đủ và chuyển học sinh cuối cấp ra trường, số học sinh từ lớp 8 trở xuống sẽ được làm rỗ các trường điểm, trường xếp loại….và Danh mục lớp cũng tự động thay đổi. Để thực hiện chức năng này, trước hết ta phải nhập năm học là năm học tiếp theo năm hiện tại ở chức năng nhập Thông tin hệ thống. màn hình sau Ta thực hiện lần lượt các chức năng trong màn hình này. 11. Trở về WinDows: Chức năng này thoát khỏi chương trình và trở về Windows CHƯƠNG III QUẢN LÝ HỒ SƠ Để quản lý hồ sơ học sinh và hồ sơ giáo viên, hỗ trợ giáo vụ ta thực hiện Menu Quản lý hồ sơ, bao gồm: Nhập và sửa dữ liệu học sinh: HC Gõ tắt New Save Edit Delete Undo Print To Excel Close Chọn khối và chọn lớp thì học sinh của lớp đó xuất hiện, nếu chưa có học sinh thì mục họ tên vẫn trống. Ví dụ trong màn hình là học sinh lớp 9A trường THCS Phan Đình Phùng Một số lưu ý: Tệp ảnh của từng học sinh được đặt với tên trùng với Số hiệu học sinh và lưu trong thư mục EMPIMAGE Ví dụ: Em Nguyễn Thị Diệu Ánh, có mã số 03509.20020050 thì tệp ảnh là 03509.20020050.BMP Nhập dân tộc: Gõ K ---> Kinh, V--->: Vân Kiều, P ---->Pacô..... Nhập Hộ khẩu thường trú thì chọn huyện, sau đó chỉ cần gõ 1, 2,3,4,...A,B,C.... Nghề nghiệp của Cha, Mẹ: chỉ cần gõ 1, 2,3,4.....như bảng danh mục nghề. Nhập khuyết tật phải kích vào Checkbox và chọn loại khuyết tật. Bổ sung danh mục gõ tắt: Nhắp chuột vào nút ABC màn hình sau xuất hiến Màn hình này cho phép, bổ sung, thay đổi và xóa hàng gõ tắt Màn hình nhập này có 2 trang, muốn xem danh sách đầy đủ thi kích hoạt trang XEM DANH SÁCH, màn hình sau xuất hiện Cập nhật dữ liệu từ tuyển sinh (đối với THPT) Chức năng này cho phép cập nhất dữ liệu từ kết quả tuyển sinh. Toàn bộ kết quả tuyển được sắp xếp ABC và đưa vào lớp 10A1. Sau đó từ lớp 10A1, ta thực hiện chuyển lớp đến các lớp khác (căn cứ vào danh sách học sinh trong từng lớp học ở sổ điểm) Sắp xếp ABC và in danh sách lớp: Chức năng này cho phép sắp xếp Alphabet và in danh sách theo từng lớp để ghi vào sổ điểm đầu năm. To Print Sắp xếp theo tên và họ đệm Sắp xếp theo STT trong lớp Trong màn hình này lưu ý đến việc sắp xếp, nếu đầu năm thì sắp xếp theo Tên và Họ để phục vụ ghi sổ điểm, nếu giữa năm thì chỉ cần sắp theo STT lớp cho đúng với sổ điểm. Về In: Khi nhắp chuột vào Nút Print thì màn hình sau xuất hiện cho phép In danh sách lớp, In danh sách học quốc phòng, in danh sách quét ảnh, In danh sách đăng ký học nghề. Hỗ trợ giáo vụ: Chọn chức năng này thì màn hình sau xuất hiện Kiểm tra dữ liệu: Kiểm tra logic dữ liệu, nếu như noi sinh, hộ khẩu thường trú, nhóm môn, dân tộc ... không nhập thì máy đưa ra danh sách những học sinh sinh và yêu cầu phải chỉnh sửa, bổ sung. Chuyển lớp: Phải chọn lớp cũ vào lớp mới (lớp chuyển đến), chuyển em nào thi chọn (kích vào ô Checkbox), có thể chọn nhiều em để cùng chuyển, và nhắp chuột vào nút chuyển thì em đó sẽ chuyển qua lớp khác. Trường hợp muốn chuyển lại thì phải hoán vị lớp cho 2 ô. Nút chuyển Chuyển trường nội tỉnh: Chọn chức năng này, màn hình sau xuất hiện Xoá/hồi phục bản ghi Trong màn hình này, đầu tiên chọn khối và lớp. Chuyển em nào thì chọn em đó và chọn chức năng chuyển học sinh này thì xuất hiện màn hình hỏi Có chắc chắn không, nếu chắc chắn thì cho phép chọn trường và học sinh này được chuyển qua danh sách những học sinh chuyển trường. In DSchuyển trường In giấy chuyển trường Chuyển trường ngoại tỉnh: Chuyển trường ngoại tỉnh cũng tương tự chuyển trường nội tỉnh. Chỉ khác là chọn tỉnh đến và phải nhập tên trường chuyển đến (nên nhập đầy đủ cả huyện). Ví dụ: Chuyễn đến Trường THCS Nguyễn Tri Phương – Thành phố Huế để khi in giấy chuyển trường đầy đủ hơn. In danh sách lớp (tương tự như sắp xếp và in danh sách) Sao chép dữ liệu cho Trung tâm KTTH-HN để cập nhật vào hệ thống quản lý nghề: đây là chức năngsao chép dữ liệu cho hệ thống Quản lý học sinh học nghề và thi nghề. Hiện nay các trung tâm đã có phần mềm quản lý học sinh học nghề và thi nghề, song cần phải thiết kế và xây dựng lại cho phù hợp với hệ thống Quản lý trường học của Sở Chọn lớp và chọn ổ đĩa và thư mục để sao chép dữ liệu qua. In sổ đăng bộ (lớp đầu cấp): Nên chọn lớp đầu cấp In giấy khen: Đây là chức năng in giấy khen cuối học kỳ và cuối năm, khi chọn chức năng này, màn hình sau xuất hiện, ta chọn học kỳ, chọn cả trường hay từng lớp để in. Nhập hồ sơ giáo viên: Chọn chức năng này màn hình sau xuất hiện, màn hình có 3 trang: CẬP NHẬT HỒ SƠ, THÀNH TÍCH THI ĐUA VÀ XEM HỒ SƠ a) Trang CẬP NHẬT HỒ SƠ: Việc nhập hồ sơ giáo viên tương tư như nhập hồ sơ học sinh, lưu ý là khi nhập địa chỉ cần bổ sung vào danh mục gõ tắt để gõ tắt địa chỉ cho nhanh. Việc nhập phân công giảng dạy rất quan trọng, bởi vì phân công giảng dạy này sẽ liên quan đến việc nhập điểm. Tuy nhiên ở đây chỉ cho phép nhập 3 môn, trong thực tế nếu có 4 môn, 5 môn thì sẽ bổ sung hiệu chỉnh phần mềm sau. Nguyên tắc nhập phân công như sau: 6A(3), 6B(3),.... 6A 3 tiết, 6B 3 tiết Trang THÀNH TÍCH THI ĐUA C) Trang XEM HỒ SƠ 5) Xem và sửa phân công giảng dạy: 6) In danh sách coi thi, chấm thi:  CHƯƠNG IV. QUẢN LÝ ĐIỂM Đây là một Modun quan trọng của Quản lý học sinh Vào menu “Quản lý điểm” một menu xuất hiện như sau: có các chức năng sau: Sao chép dữ liệu cho giáo viên: Nếu muốn chọn lớp nào thì đánh dấu ü vào lớp cần chọn trong cột chọn. ngược lại nếu muốn huỷ thao tác chọn thì nhấp chuột vào nút “bỏ chọn tất cả”. Để sao chép dữ liệu ra đĩa mềm nhấp chuột vào nút “sao chép dữ liệu ra đĩa mềm. * Chú ý : Trước khi sao chép cần phải chắc chắn có đĩa mềm trong ổ đĩa. Nhập điểm thành phần học kỳ: Chức năng này chỉ dành cho giáo viên, Hiệu trưởng và người quản trị không được nhập điểm tàhnh phần. Để nhập điểm, ta chọn khối, lớp, và môn phải chính xác. Nhập điểm vào cột Điểm nhập với quy định nhập điểm kiểm tra và điểm học kỳ như trên và chuyển đến cột miệng, 15 phút .... ta có thể nhập 1 lúc 3 con điểm Nhập điểm tổng kết học kỳ I Màn hình này có 2 trang: Trang 1: NHẬP ĐIỂM TỔNG KẾT KỲ I, Trang 2: NHẬP HẠNH KIỂM Nếu đã quản lý điểm từ đầu và tính điểm TB từng môn thì việc nhập này không cần. Chỉ cần nhập hạnh kiểm, sau khi nhập hạnh kiểm xong mới xếp loại thi đua Hạnh kiểm: 1 - Giỏi 2 – Khá 3 - TB 4 - Yếu 5 - Kém 4. Nhập điểm tổng kết học kỳ II: Tương tự kỳ I nhưng có thêm Tính điểm cả năm và XL thi đua Nhập học sinh vắng Để nhập học sinh vắng, ta chọn năm học, học kỳ, chọn lớp và chọn tháng Nhập em nào thì di chuyển con trỏ đến em đó, sau đó kích hoạt trang NHẬP VẮNG Tại màn hình này, ta chọn NEW để thêm một bản ghi vào quá trình vắng của học sinh này và nhập ngày vắng (dạng 01, 02,03, 15,17...) Kiểu vắng: P (vắng có phép), K (vắng không phép) Chuyển về màn hình trước để In danh sách vắng và Cập nhập số ngày vắng qua sổ điểm Ghép dữ liệu điểm đã nhập ở máy trạm qua máy chủ: Việc này là làm ngược với việc sao chép dữ liệu hồ sơ và điểm cho máy trạm. Công việc ghép nối này đòi hòi phải cẩn thận. máy sẽ xóa dữ liệu cũ của các lớp trong máy chủ và ghép nối dữ liệu từ máy trạm qua. 8. In sổ điểm học kỳ và cả năm: Chú ý phải chọn đầy đủ Học kỳ, Khối, Lớp, môn (trong trường hợp in bị lỗi hãy xem lại đã chọn đầy đủ chưa) Phần mềm cho phép in các trang sổ điểm, in bảng điểm môn, in bảng điểm tổng kết. 9.In sổ liên lạc Gia đình & Nhà trường Đây là công việc In sổ liên lạc giữa gia đình và nhà trường . Có tác dụng thông báo cho phụ huynh biết điểm cụ thể của con em mình. Cho phép In cả lớp, in từng cá nhân 10) Thống kê học kỳ: Thực hiện lần lượt các mục trong thống kê học kỳ. Ví dụ chọn mục Thống kê điểm TBM học kỳ theo khối, màn hình sau xuất hiện; Sau khi chọn khối, ta phải chọn mục Thống kê để thực hiện việc thống kê 11) Tra cứu điểm của học sinh: Giá trị Phép toán Thuộc tính cần tìm Thực hiện Thêm để ghi thêm câu hỏi, Tìm kiếm để đưa ra danh sách. kết quả tìm kiếm cho ra màn hình sau: Nhập tiêu đề in ở đây 12) Xem điểm giáo viên: Chọn học kỳ, chọn giáo viên sau đó thực hiện: Xem điểm, Thống kê lớp dạy, Thống kê toàn trường 13) Xét lên lớp và ở lại, thi lại: . Xét theo lớp để dễ theo dõi, đồng thời việc này là giai đoạn công việc cuối năm, vì vậy học lực và hạnh kiểm phải có 15) Ghi điểm vào học bạ: Đây là công việc mô phỏng việc ghi điểm vào học bạ cuối năm của giáo viên. Ở đây là ghi điểm vào học bạ điện tử: Tức là ghi điểm vào tệp quá trình học tập của từng em học sinh để sau này in ra học bạ điện tử và sẽ chuyển dữ liệu này cho cấp học cao hơn. Trong hệ thống phần mềm này sẽ có quá trình học tập của từng học sinh từ lớp 6 đến lớp 12. Trong màn hình này có 2 trang: BẢNG ĐIỂM CẢ NĂM CỦA LỚP và HỒ SƠ Đà CẬP NHẬT ĐIỂM CẢ NĂM QUA 16) Xem và nhập điểm vào học bạ: Chức năng này cho phép xem và nhập điểm tổng kết học kỳ 1, kỳ 2, cả năm của từng em học sinh. Nếu có quản lý học sinh, khi thực hiện mô đun Ghi điểm vào học bạ thì các kết quả học tập và rèn luyện sẽ được tự động ghi vào học bạ (quá trình học tập) CHƯƠNG V: THI HỌC KỲ Thi học kỳ là một công tác kiểm tra định kỳ của nhà trường, trong thời gian gần đây để nâng cao chất lượng, nhiều trường, nhiều phòng giáo dục đã tổ chức kiểm tra học kỳ theo đề chung. Đặc biệt là lớp cuối cấp, toàn trường được sắp xếp Alphabet và phân phòng thi 1 phòng 25 em như thi tốtnghiệp. Phần