Bài giảng Chương 1: khái luận về quản trị

CHƯƠNG I: KHÁI LUẬN VỀ QUẢN TRỊ Khái niệm và các chức năng quản trị. Khái niệm và bản chất quản trị. a) Khái niệm quản trị: Giới thiệu một số khái niệm: - Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường (Lý thuyết quản trị kinh doanh, trường ĐHKTQD – NXB Thống kê 1994) - Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích (đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực (sự thực hiện) của những người khác (Quản trị DNTM. GS. TS Phạm Vũ Luận – NXB Thống kê 2004) - Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành đọng riêng rẽ không thể nào đạt được (Quản trị học căn bản. James H.Donnelly; J.Gibson – NXB Thống kê 2001) Þ Từ nghiên cứu các khái niệm, chúng tôi lựa chọn khái niệm quản trị sau đây: - Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức. (Management Angelo Kinicki, Williams. Mc Graw Hill Irwin – New York 2006) Giải thích: - Quản trị là hoạt động của một hay một số người nhằm phối hợp các hoạt động của người khác để đạt được mục tiêu. - Sự phối hợp các hoạt động được thực hiện thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực của tổ chức. - Quá trình hoạt động đòi hỏi sử dụng nhân tài, vật lực để đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả nhất. b) Quản trị là một khoa học, nghệ thuật và một nghề. * Quản trị là một khoa học: - Quản trị ra đời cùng với sự xuất hiện của phân công hợp tác lao động, của thực tiễn hoạt động kinh tế, xã hội ® Các công trình nghiên cứu về quản trị ra đời. - Quản trị đòi hỏi phải nhận thức và vận dụng các quy luật kinh tế xã hội. - Sử dụng thành tựu các khoa học khác: toán kinh tế, điều khiển học, tin học, công nghệ, kinh tế, thống kê, xã hội học, tâm lý học, luật,… * Quản trị là một nghệ thuật: - Ví quản trị là một nghệ thuật, nhà quản trị là một nghệ sỹ, vì thực tiễn hoạt động kinh doanh luôn thay đổi ® nhà quản trị không được áp dụng kiến thức một cách cứng nhắc, giáo điều ® mà phải vận dụng sáng tạo. - Nghệ thuật quản trị là quan trọng song phải coi khoa học quản trị là nền tảng; không phủ nhận khoa học quản trị. - Nghệ thuật quản trị là tài nghệ của nhà quản trị trong việc giải quyết những vấn đề đặt ra một cách khéo léo, có hiệu quả nhất đối với mỗi tình huống cụ thể. * Quản trị là một nghề: - Từ năm 1950: Quản trị dần tiến đến chuyên nghiệp, được đào tạo chính quy thành một nghề có mặt trong tất cả tổ chức kinh tế, xã hội và con người có thể kiếm tiền bằng nghề này. 1.1.2. Các chức năng quản trị. Quá trình quản trị: thực hiện 4 chức năng riêng biệt song có mối liên hệ mật thiết, đó là: hoạch định (phải làm gì), tổ chức (ai làm, làm cách nào), lãnh đạo (gây ảnh hưởng lên cách làm), kiểm soát (đảm bảo thực hiện kế hoạch). Hoạch định Tổ chức Lãnh đạo Kiểm soát Nhân lực Tài chính ----> Mục tiêu T/C Thông tin Quá trình này thực hiện sự phối hợp nguồn nhân lực, nguồn tài chính, thông tin để đạt mục tiêu đã dự định. - Các chức năng quản trị bao gồm những nhiệm vụ lớn, bao trùm trong các hoạt động quản trị. - Có nhiều tiếp cận về chức năng quản trị song phổ biến các nhà nghiên cứu cho rằng quản trị có 4 chức năng trên. - Các chức năng không tồn tại độc lập mà có mối quan hệ mật thiết. a) Hoạch định (Planning): - Là chức năng đầu tiên và mọi chức năng (nhiệm vụ) đều phụ thuộc vào nó. - Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, những phương pháp (biện pháp) và phương tiện để đạt được mục tiêu. b) Tổ chức (Organizing): - Là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc và phân quyền. - Những công việc của tổ chức bao gồm: xác định những việc phải làm, ai làm, phối hợp hành động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận, hệ thống quyền hành trong tổ chức. c) Lãnh đạo (Leading): - Là gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn, động viên người thừa hành thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở hiểu rõ động cơ, hành vi của họ bằng phong cách lãnh đạo phù hợp để đạt mục tiêu. d) Kiểm soát (Reviewing): - Xác định thành quả (kết quả) đạt được so với mục tiêu đã đặt ra. - Tìm nguyên nhân sai lệch và biện pháp để điều chỉnh, sửa sai. 1.2. Các lý thuyết quản trị Lý thuyết quản trị là một hệ thống về các tư tưởng, quan niệm đúc kết, giải thích về các hoạt động quản trị được thực hành trong thực tế. - Quản trị ra đời từ 5000 năm trước Công nguyên với các công trình ở Irăc, 3000 năm kim tự tháp. - Ở châu Âu được áp dụng trong kinh doanh từ thế kỉ 16. - Thế kỷ 18 áp dụng trong công nghiệp. - Thế kỷ 19 Robert Owen đặt nền móng cho khoa học quản trị. - Đầu thế kỷ 20, F.Taylor đặt nền móng cho quản trị hiện đại. Từ đó cho đến nay có thể chia thành 5 lý thuyết cơ bản. a) Quan điểm quản trị cổ điển: Được đưa ra ở Châu Âu và Hoa Kỳ những năm cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20 gồm 2 dòng chính; - Quản trị khoa học - Quản trị hành chính * Quan điểm quản trị khoa học: Các tác giả: + Charler Babbage (1792 – 1871) Anh + Frank & Lik Gilberth (1868 – 1924) & (1878 – 1972) + Henry L.Gautt (1861 – 1919) Song tiêu biểu nhất là Frederich Willslow Taylor (1856 – 1915) Cha đẻ của phương pháp quản trị khoa học thể hiện trong “Các nguyên tắc quản trị một cách khoa học” (Principles of Scientific Management) xuất bản lần đầu ở Mỹ năm 1911. 4 nguyên tắc Taylor: + Xây dựng cơ sở khoa học cho các công việc cùng với các định mức và phương pháp phải thực thi. + Chọn công nhân chú trọng kỹ năng, sự phù hợp với công việc và đào tạo, huấn luyện họ để hoàn thành công việc. + Tăng cường hợp tác, khen thưởng dựa theo kết quả công việc, trang thiết bị và bố trí hiệu quả nơi làm việc. + Công việc và trách nhiệm tách bạch giữa nhà quản trị với công nhân. Công tác quản trị tương ứng + Nghiên cứu thời gian và thao tác hiệu quả nhất để hoàn thành công việc. + Mô tả công việc để lựa chọn công nhân phù hợp, thiết lập hệ thống tiêu chuẩn và hệ thống huấn luyện chính thức. + Trả lương theo kết quả công việc, đảm bảo an toàn lao động bằng những phương tiện thích hợp + Thăng tiến trong công việc, coi trọng lập kế hoạch và tổ chức. * Ưu và nhược điểm của quan điểm quản trị khoa học: - Ưu điểm: + Phát triển kỹ năng quản trị qua phân công, chuyên môn hoá lao động, hình thành sản xuất theo dây truyền. + Đề cao công tác tuyển chọn, huấn luyện + Dùng đãi ngộ để kích thích người lao động nâng cao năng suất. + Sử dụng nhiều phương pháp hợp lý để giải quyết những vấn đề quản trị. + Coi quản trị là đối tượng nghiên cứu khoa học - Nhược điểm: + Chỉ áp dụng thích hợp cho môi trường ổn định. + Đánh giá cao nhu cầu kinh tế, chú trọng yếu tố kỹ thuật, coi con người như một đinh vít trong một cỗ máy mà chưa chú ý những nhu cầu xã hội, tâm lý của người lao động. * Quan điểm quản trị hành chính: Phát triển những nguyên tắc quản trị chung cho tổ chức. Hai nhà tiên phong là Henry Fayol và Max Weber. - Henry Fayol nêu 14 nguyên tắc tổng quát. + Phân công lao động + Quyền hạn và trách nhiệm + Kỷ luật + Thống nhất chỉ huy + Thống nhất lãnh đạo + Lợi ích của cá nhân phụ thuộc vào quyền lợi của tổ choc + Thù lao + Tập trung hóa + Định hướng lãnh đạo + Trật tự + Sự công bằng + ổn định về nhân sự + Sáng kiến + Tinh thần đồng đội - Max Weber nêu 6 nguyên tắc mang tính chất hành chính. + Phân công lao động với thẩm quyền và trách nhiệm được quy định rõ và hợp pháp hoá như nhiệm vụ chính thức. + Các chức vụ thích hợp theo hệ thống chỉ huy mỗi chức vụ được nằm dưới chức vụ khác cao hơn. + Nhân sự được tuyển dụng và thăng cấp theo khả năng, qua thi cử, huấn luyện. + Các hành vi hành chính và quyết định phải bằng văn bản. + Quản trị tách rời sở hữu. + Các nhà quản trị phải tuân thủ điều lệ, thủ tục, luật lệ áp dụng cho tất cả mọi người. - Ưu điểm: + Năng suất lao động cao nếu tổ chức được sắp xếp hợp lý. + Nguyên tắc quản trị vẫn được áp dụng đến ngày nay. + Hình thức tổ chức, phân công, phân quyền vẫn được sử dụng trong các trường phái quản trị hiện đại. -Nhượcđiểm:+Chỉ áp dụng tốt trong môi trường ổn định. + Ít chú ý đến con người và xã hội -> xa rời thực tế. b) Quan điểm hành vi: Một số nhà nghiên cứu tiêu biểu coi quản trị thực chất là quản trị con người * Huygo Munsterberg (1863 – 1916): - Nhấn mạnh nghiên cứu khoa học, tác phong của con người; từ đó tìm kỹ thuật thích hợp động viên người lao động làm việc. - Năng suất lao động sẽ tăng nếu công việc giao phó cho người lao động được phân tích chu đáo, hợp với kỹ năng, tâm lý người lao động. * Elton Mayo (1880 – 1949) : Giáo sư tâm lý Havard - Cho rằng “Yếu tố xã hội” là nguyên nhân chính tăng năng suất lao động, tâm lý và tác phong có mối quan hệ mật thiết với nhau. - Ảnh hưởng của tập thể tác động và tạo ra tác phong của cá nhân. ® Để tăng năng suất lao động nhà quản trị phải tìm cách tăng sự thoả mãn tâm lý và tinh thần người lao động. * Abrahbam Maslow (1908 – 1970) – Nhà tâm lý học: thang nhu cầu 5 bậc….. Quản trị hữu hiệu cần căn cứ vào nhu cầu của người dưới quyền. * Doulas Mc Gregor: (Thuyết Y) - Con người sẽ thích thú công việc nếu có được những thuận lợi và sẽ cống hiến nhiều cho tổ chức. - Thay vì nhấn mạnh kiểm tra thì nên coi trọng phối hợp hành động. * Ưu điểm của quan điểm hành vi: - Nhấn mạnh nhu cầu xã hội, tự thể hiện bổ sung cho lý thuyết cổ điển chỉ coi trọng yếu tố kỹ thuật. - Xác nhận mối quan hệ năng suất với tác phong, qua đó hiểu rõ hơn sự động viên đối với người lao động và ảnh hưởng của tập thể đến tác phong người lao động. * Nhược điểm: - Quá chú ý đến yếu tố xã hội của con người nên dẫn đến thiên lệch “con người xã hội” chỉ bổ sung cho “con người kinh tế”. - Không phải con người nào thoả mãn nhu cầu cũng có năng suất cao. - Coi con người là phần tử trong hệ thống khép kín là không thực tế. c) Quan điểm định lượng trong quản trị: Quan điểm định lượng với cơ sở là lý thuyết ra quyết định, áp dụng thống kê, toán kinh tế và máy tính điện tử phục vụ cho ra quyết định. 3 áp dụng cơ bản: + Quản trị khoa học: (khác Taylor) Trong quản trị sử dụng các mô hình toán kinh tế, thống kê, phân tích để ra quyết định. + Quản trị tác nghiệp (quản trị hoạt động) Áp dụng phương pháp định lượng vào công tác tổ chức và kiểm soát các hoạt động (dự báo, quy hoạch thị thường, lý thuyết hệ thống, mô hình dự trữ…) + Quản trị hệ thống thông tin: Là chương trình tích hợp, thu thập, xử lý thông tin và ra quyết định dưới sự trợ giúp của máy tính điện tử. - Ưu điểm của quan điểm định lượng : Được áp dụng rộng rãi trong các hoạt động quản trị trong các tổ chức lớn, hoạt động ngày nay. Đóng góp vào nâng cao trình độ hoạch định, tổ chức và kiểm soát các hoạt động. - Nhược điểm: Chưa giải quyết thoả đáng khía cạnh nhân bản và tác phong của con người trong doanh nghiệp. d) Quan điểm hệ thống - Coi doanh nghiệp là một hệ thống, hơn nữa là hệ thống mở vì có mối liên hệ với môi trường bên ngoài - Hệ thống trong doanh nghiệp bao gồm nhiều phân hệ (nhân sự, tài chính, tổ chức, quản trị, v.v...) có mối quan hệ tương tác trong quá trình hoạt động để đạt tới mục tiêu. e) Quan điểm tích hợp trong quản trị: * Tiếp cận quản trị là một quá trình: Thực chất đã được đề cập trong tư tưởng Fayol. - Tư tưởng này cho rằng quản trị là một quá trình liên tục của các chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. - Đây là các chức năng chung của quản trị. * Tiếp cận tình huống: tiêu biểu là Fiedler - Cho rằng quản trị hữu hiệu phải căn cứ vào tình huống cụ thể, điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của mỗi tình huống. - Các tổ chức khác nhau thì khác nhau về quy mô, mục tiêu, nhiệm vụ,… nên khó có thể dùng nguyên lý chung áp dụng cho tất cả các tổ chức. f) Lý thuyết quản trị Nhật bản: (Thuyết Z) Giáo sư Nhật William Ouchi áp dụng cách quản lý Nhật Bản, ra đời năm 1978. coi trọng yếu tố con người và giá trị xã hội trong tổ chức. Đặc điểm: công việc dài hạn (Biên chế suốt đời), quyết định thuận hợp, trách nhiệm cá nhân, xét thăng thưởng chậm, kiểm soát kín đáo bằng các biện pháp công khai, quan tâm đến tập thể và cả gia đình nhân viên. * Kaizen (cải tiến) - Kaizen do Massaakiwai đưa ra: Chú trọng đến quá trình cải tiến liên tục tập trung vào 3 yếu tố: nhà quản trị, cá nhân người thừa hành và tập thể. - Mô hình JIT (Just in time) - Ghi nhận đóng góp của công nhân và khuyến khích họ phát hiện và báo cáo mọi vấn đề nảy sinh để nhà quản trị xử lý kịp thời. Môi trường quản trị. 1.3.1. Khái niệm: Môi trường chỉ những định chế hay lực lượng bên trong và bên ngoài tác động đến hoạt động của quản trị tổ chức. Môi trường được chia thành: - Môi trường bên ngoài gồm: Môi trường chung và môi trường đặc thù - Môi trường bên trong. * Môi trường chung: + Các yếu tố kinh tế vĩ mô + Các yếu tố chính trị, luật pháp + Các yếu tố xã hội + Các yếu tố tự nhiên + Các yếu tố công nghệ * Môi trường đặc thù: + Khách hàng + Nhà cung cấp + Đối thủ cạnh tranh + Cơ quan hữu quan * Môi trường bên trong tổ chức (nội bộ). 1.2.1.Môi trường chung và tác động của nó tới quản trị Mô tả và phân tích ảnh hưởng của các yếu tố môi trường đến hoạt động kinh doanh và đến hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát và ra quyết định quản trị. a) Yếu tố kinh tế: + Thu nhập quốc dân (tăng trưởng hay suy thoái kinh tế) + Lạm phát + Tín dụng, lãi suất, tỷ giá hối đoái + Tình trạng công ăn việc làm, thu nhập + Thuế + …………. b) Các yếu tố chính trị, luật pháp + Sự ổn định chính trị, đường lối, chính sách + Hệ thống luật pháp liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp + Các định chế quốc tế và khu vực c) Các yếu tố văn hoá, xã hội + Dân số và phân bố dân cư + Văn hoá, lối sống, các chuẩn mực đạo đức,…. + Phong tục tập quán + Tôn giáo d) Các yếu tố kỹ thuật, công nghệ + Tình hình phát minh, sáng chế + Tình hình ứng dụng tiến bộ khoa học, kỹ thuật, công nghệ + Chu kỳ đổi mới chức năng và vòng đời sản phẩm của + Bùng nổ cách mạng thông tin, truyền thông, tự động hoá….. e) Yếu tố tự nhiên + Tài nguyên thiên nhiên, khí hậu ảnh hưởng đến lối sống, sinh hoạt của người dân (khách hàng doanh nghiệp) + ảnh hưởng đến nguồn lực đầu vào của doanh nghiệp + Vấn đề ô nhiễm môi trường và trách nhiệm của doanh nghiệp ® vẽ sơ đồ môi trường. 1.2.2. Môi trường đặc thù (môi trường ngành) và tác động của nó tới quản trị a) Khách hàng: Khách hàng là người quyết định đầu ra, nuôi sống doanh nghiệp. - Khả năng mua (sức mua) là cơ sở thông tin để ra quyết định trong - Nhu cầu, thị hiếu của khách. Þ hoạch định chiến lược , chính sách, mục tiêu - Sự tín nhiệm của khách hàng và tổ chức phục vụ ....... b) Người cung ứng: - Cung cấp tài chính, lao động, hàng hoá, nguyên vật liệu, thông tin: quyết định yếu tố: + Số lượng nhà cung ứng + Chất lượng + Giá cả Þ Quyết định tính thường xuyên, đều đặn của kinh doanh, chất lượng, giá cả, khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Þ Là cơ sở ra các quyết định quản trị. c) Đối thủ cạnh tranh: - Đối thủ trực tiếp, gián tiếp. - Đối thủ chủ yếu, thứ yếu. - Đối thủ trước mắt, tiềm ẩn. Þ Hoạch định chính sách chiến lược và đối sách để tồn tại và tăng tính cạnh tranh. d) Các cơ quan hữu quan: - Giới tài chính (nguồn cung cấp vốn) - Cơ quan thông tin đại chúng. - Các cơ quan Nhà nước hữu quan (thuế, quản lý thị trường, công an, UBND,…) - Tổ chức xã hội (hội bảo vệ người tiêu dùng, tổ chức bảo vệ môi trường, quần chúng trong xã hội…) 1.2.3. Môi trường bên trong. - Nguồn nhân lực - Tài chính - Cơ sở vật chất, trang bị kỹ thuật - Văn hoá, tinh thần doanh nghiệp Quản trị trong môi trường toàn cầu. Đặc điểm của môi trường toàn cầu. - Xu hướng hội nhập, toàn cầu hoá ® sự phụ thuộc lẫn nhau ngày càng tăng giữa các nước ® tạo ra sự cần thiết phải làm việc cùng nhau với những người (nước) khác và phối hợp các hoạt động thương mại, đầu tư, hợp tác. - Xuất hiện các hiệp ước quốc tế và liên minh kinh tế với những quy định trong mậu dịch và đầu tư. - Các yếu tố môi trường quốc tế ngày càng tác động lớn đến sản xuất kinh doanh trong nội địa, các công ty đa quốc gia và doanh nghiệp có chi nhánh nước ngoài ngày càng tăng về số lượng, quy mô hoạt động. - Tiến bộ khoa học – kỹ thuật – công nghệ ngày càng tăng và phổ biến, ứng dụng vào đời sống sản xuất kinh doanh nhanh chóng do sự bùng nổ công nghệ thông tin, kinh tế tri thức. - Thương mại điện tử ra đời và ứng dụng ngày càng rộng rãi ® làm thay đổi cách thức kinh doanh và quản trị. - Kinh tế phát triển, những nét văn hoá cũng thay đổi nhanh chóng làm ảnh hưởng đến hành vi con người trong mua sắm, trong kinh doanh cũng như quản trị.... - Cạnh tranh ngày càng gay gắt Tác động của môi trường toàn cầu đến quản trị tổ chức. a) Hoạch định: Phải tính đến các yếu tố của môi trường trong nước và toàn cầu. - Nhiều nền văn hoá khác, đa ngôn ngữ. - Nghiên cứu hệ thống kinh tế. - Nghiên cứu hệ thống chính trị. - Nghiên cứu định chế và quy định pháp lý khác. - Nghiên cứu thị thường tiền tệ, tài chính. - Thị trường trong nước và quốc tế. b) Tổ chức: Sử dụng các mô hình tổ chức thích hợp với tính linh hoạt cao. 3 loại mô hình tổ chức thường áp dụng: - Mô hình tổ chức theo sản phẩm, ngành. - Mô hình tổ chức theo địa lý. - Mô hình tổ chức theo chức năng. c) Lãnh đạo: - Tính đến môi trường đa văn hoá, đa sắc tộc, phong tục, tập quán ® có chính sách sử dụng nhân viên phù hợp. - Tăng cường các mối quan hệ cá nhân trong tổ chức không chính thức. - Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin. - Xây dựng đội ngũ các nhà quản trị có tầm hoạt động quốc tế (nhà quản trị mặc áo đỏ) - Lựa chọn phong cách lãnh đạo khác phù hợp trong mỗi quốc gia và nơi đặt chi nhánh. d) Chức năng kiểm tra: 3 yếu tố trong kiểm tra: - Tiêu chuẩn - Thông tin - Biện pháp Do sự khác biệt văn hoá giữa các quốc gia nên mức độ và hình thức kiểm tra cũng khác. - Khi xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra phải xét cả mục tiêu chung và của từng chi nhánh ở các quốc gia. Các nhà quản trị cũng tham gia vào xây dựng tiêu chuẩn. - Thông tin phải đầy đủ, trung thực, cập nhật nhanh chóng và vận dụng công nghệ thông tin và các mạng thông tin phục vụ cho kiểm soát. - Hệ thống cơ sở hạ tầng (thu thập, xử lý, chọn lọc, phân loại thông tin) phục vụ ra quyết định. - Kiểm tra: tập trung trong tay trung tâm đẩu não và uỷ quyền cho chi nhánh, song đa số các trường hợp là tâp trung. Quản trị sự thay đổi. Tính tất yếu khách quan của sự thay đổi trong quản trị. - Trong thế kỷ 21, nhà quản trị phải đương đầu với sức ép và chắc chắn không thể tránh khỏi tác động của sự thay đổi môi trường bên trong và môi trường bên ngoài: thay đổi chính trị, luật pháp, kinh tế, văn hoá, xã hội, cạnh tranh toàn cầu, sức tăng, tiến bộ khoa học, công nghệ… Những thay đổi này có thể gây ra rủi ro hoặc tạo cơ hội nên buộc nhà quản trị phải có những thay đổi trong quản trị để tận dụng cơ hội, giảm thiểu rủi ro đảm bảo hoạt động của tổ chức thích nghi với môi trường. Mô hình quản trị thay đổi. - Không phải mọi sự thay đổi đều dẫn đến thành công, cộng với những chi phí trong nghiên cứu, phát triển thường rất lớn và áp lực phải thay đổi trong quản trị đòi hỏi các nhà quản trị phải hành động nhanh, song phải thận trọng và chính xác. - Những nỗ lực thay đổi có thể vấp phải sự chống đối từ phía nhân viên dưới quyền vì: + Quyền lợi cá nhân thiển cận. + Tính ỳ, thói quen, sự thay đổi + Đánh giá không đầy đủ, chính xác về thay đổi, thực hiện mục tiêu về sự thay đổi. + Khả năng chịu đựng sự thay đổi kém. - Các chiến lược nhằm làm giảm sự chống đối với sự thay đổi. + Giáo dục và truyền đạt thông tin. + Tham gia và lôi kéo + Tạo thuận lợi. + Thương lượng và thoả thuận. + Thao túng và tranh thủ. + Ép buộc (công khai hay ngấm ngầm). Tuỳ từng tình huống mà áp dụng các chiến lược cho thích hợp. * Mô hình quản trị sự thay đổi (trang 566 – Quản trị căn bản) James H.Donnelly. Quản trị sự thay đổi được thực hiện như một quá trình bao gồm các bước: Các tác nhân kích thích Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 5 Các lực lượng nội tại Các lực lượng bên ngoài Nhận thức nhu cầu thay đổi Phản ứng của lãnh đạo Chẩn đoán lĩnh vực có vấn đề Nhận thức các điều kiện hạn chế Lụa chọn phương án thủ thuật, chiến lược Thực hiện và đánh giá Các phương án, thủ thuật thay đổi Thông tin phản hồi A C D G H B E F Bước 1: Xác định những tác nhân kích thích – lực lượng đòi hỏi sự thay đổi. - Lực lượng bên ngoài: + Sự thay đổi thị trường: Khách hàng Nhà cung cấp Đối thủ cạnh tranh + Thay đổi công nghệ. + Thay đổi môi trường khác. - Lực lượng bên trong: + Các quá trình bên trong tổ chức: Ra quyết định Truyền đạt thông tin Giao tiếp + Con người trong tổ chức. - Phản ứng – thừa nhận nhu cầu cần thay đổi. + Thông tin giúp nhà quản trị hiểu rõ quy mô, thay đổi các lực lượng đòi hỏi thay đổi. Bước 2: Chẩn đoán vấn đề. - Phân tích triệu chứng của vấn đề để phát hiện vấn đề (thu thập thông tin từ báo cáo và nguồn khác, điều tra thu thập bằng phiếu điều tra). - Cần phải thay đổi cái gì để giải quyết vấn đề đó. - Các mục tiêu của sự thay đổi và các chỉ tiêu đo lường mục tiêu. Bước 3: Các phương án, thủ thuật quản trị sự thay đổi. - Lựa chọn phương án, thủ thuật giải quyết vấn đề: phải căn cứ vào bản chất của vấn đề đã được chuẩn đoán. + Trọng tâm của thủ thuật thay đổi: Ÿ Cơ cấu tổ chức Ÿ Con người Ÿ Công nghệ * Thay đổi cơ cấu: Xác định các công việc, bộ phận, quy mô và quyền hạn nhà quản trị, cơ chế truyền đạt thông tin và ra quyết định. * Thay đổi con người: Ÿ Đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện. Ÿ Xây dựng tổ đội. Ÿ Phát triển quản trị. * Thay đổi công nghệ: Ÿ Máy móc. Ÿ Tự động hoá Ÿ Robốt Þ ảnh hưởng đến cơ cấu và hành vi tổ chức. - Nhận rõ những điều kiện hạn chế: + Lựa chọn phương án và thủ thuật giải quyết những vấn đề phải căn cứ vào điều kiện tại thời điểm đó * Không khí lãnh đạo Ÿ Phong cách lãnh đạo Ÿ Hệ thống hành chính của cấp trên * Tổ chức chính thức phải phù hợp với thay đổi dự kiến. * Văn hoá tổ chức. Bước 4: Lựa chọn phương án. - Lựa chọn chiến lược để thực hiện thủ thuật ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của thực hiện mục tiêu thay đổi. - Có 3 kiểu: + Đơn phương sử dụng quyền lực. + Uỷ quyền toàn bộ. + Chia sẻ quyền hạn tuỳ theo vị trí. Þ Tuỳ từng điều kiện cụ thể mà chọn chiến lược thích hợp, tính đến yếu tố môi trường văn hoá bên trong và uy tín, vị trí nhà quản trị… Bước 5: Thực hiện và đánh giá: - 2 khía cạnh thực hiện sự thay đổi: Ÿ Thời gian Ÿ Phạm vi + Xác định thời điểm thích hợp để khởi xướng sự thay đổi. + Xác định phạm vi, quy mô thích hợp cho sự thay đổi. - Đánh giá là công việc quan trọng: Đánh giá là phân tích, so sánh kết quả đạt được khi thực hiện sự thay đổi với mục tiêu của thay đổi 3 tiêu chí đánh giá: Ÿ Phản ứng nội bộ Ÿ Phản ứng bên ngoài Ÿ Phản ứng của người tham gia. CHƯƠNG II NHÀ QUẢN TRỊ 2.1. Khái niệm và vai trò nhà quản trị 2.1.1. Khái niệm nhà quản trị: Theo chức năng quản trị: Nhà quản trị là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức Theo hoạt động tác nghiệp: Nhà quản trị là người đảm nhận chức vụ nhất định trong tổ chức, điều khiển công việc của các bộ phận, cá nhân dưới quyền và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ è Nhà quản trị là chủ thể trong hệ thống quản trị, là người đưa ra các tác động quản trị 2.1.2. Vai trò nhà quản trị: 2.1.2.1. Vai trò liên kết: Là người đại diện Là người lãnh đạo Là người tạo ra các mối quan hệ 2.1.2.2. Vai trò thông tin: Tiếp nhận Sử lý thông tin Truyền đạt thông tin Cung cấp thông tin 2.1.2.3. Vai trò ra quyết định: Là người phụ trách Là người loại bỏ các vi phạm Là người phân phối các nguồn lực Là người tiến hành các cuộc đàm phán 2.2. Các cấp bậc quản trị 2.2.1. Nhà quản trị cấp cao Là những người giữ các chức vụ, vị trí hàng đầu trong tổ chức Họ chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức Họ đưa ra các chỉ dẫn, phương hướng mang tính chiến lược trong sự cân nhắc nguồn lực của tổ chức, cơ hội và nguy cơ từ môi trường bên ngoài Nhà quản trị cấp cao cần có khả năng nhận thức, phán đoán để xử lý được lượng thông tin lớn từ môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức Uy tín của các nhà quản trị cấp cao có ảnh hưởng lớn đến văn hoá và bầu không khí bên trong của tổ chức Các chức danh của nhà quản trị cấp cao thường là: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. 2.2.2. Nhà quản trị cấp trung: Là các nhà quản trị hoạt động ở dưới các nhà quản trị cấp cao nhưng ở trên các nhà quản trị cấp cơ sở Họ trực tiếp giám sát, kiểm tra các nhà quản trị cấp cơ sở Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các chiến lược và các chính sách của tổ chức, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoà