Bài giảng Quản trị học - Bài 7: Công tác tổ chức

CÔNG TÁC TỔ CHỨC (ORAGANIZING) BÀI 6 KHÁI NIỆM Tổ chức là sự phân công lao động , là sự hình thành các đơn vị & các bộ phận nhỏ trong tổ chức , xác định rõ mối quan hệ , quyền hành & trách nhiệm giữa các bộ phận này Mục đích của tổ chức là tạo ra môi trường nội bộ thuận lợi để mọi người nổ lực phấn đấu , hoàn thành mục tiêu chung CÁC TIÊU CHUẨN ĐỂ THÀNH LẬP CÁC ĐƠN VỊ & BỘ PHẬN NHỎ TRONG TỔ CHỨC Phân công thành lập đơn vị theo số lượng nhân viên ( hiện nay ít được áp dụng ) Phân công & thành lập đơn vị theo thời gian làm việc ( hiện nay vẫn còn áp dụng khá phổ biến ) Phân công & thành lập đơn vị theo chức năng hay nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan , xí nghiệp ( hiện nay vẫn còn áp dụng ) Phân công và thành lập theo lãnh thổ : được áp dụng trong việc thành lập các bộ phận hành chánh theo sự nghiệp theo lãnh thổ ) CÁC TIÊU CHUẨN ĐỂ THÀNH LẬP CÁC ĐƠN VỊ & BỘ PHẬN NHỎ TRONG TỔ CHỨC ( tt ) 5. Phân công & thành lập đơn vị theo sản phẩm ( áp dụng khi các sản phẩm có qui trình công nghệ sản xuất và chiến lược tiếp thị khác nhau ) 6. Phân công & thành lập đơn vị khách hàng ( áp dụng rộng rãi trong cơ sở kinh doanh , cơ sở hành chánh sự nghiệp ) 7. Phân công & thành lập đơn vị cuối cùng (DN có thể sử dụng theo quy trình hay thiết bị ) KHÁI NIỆM VỀ TẦM QUẢN TRỊ Điều khiển được nhiều người gọi là tầm hạn quản trị rộng Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát . Đây là một khái niệm chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất . Điều khiển được ít người gọi là tầm hạn quản trị hẹp QUYỀN HÀNH TRONG QUẢN TRỊ Quyền hành là năng lực cho phép chúng ta yêu cầu người khác hành động theo chỉ đạo của mình . Quyền hành là công cụ của nhà quản trị . Vấn đề là quyền hành của nhà quản trị xuất phát từ đâu ? Làm sao nhà quản trị có được quyền hành . SỰ PHÂN CẤP QUẢN TRỊ Mục đích của sự phân cấp: Giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà QTV cao cấp Để đáp ứng được những tình huống thay đổi mục tiêu Cơ hội để đào tạo đội ngũ kế thừa trong tương lai Sự phân cấp quản trị còn là tăng tính chủ động cho cơ sở. Đây là một sự chia bớt hay uỷ thác bớt quyền hạn của nhà quản trị viên cao cấp cho các nhà quản trị viên cấp dưới . Nhược điểm của sự phân cấp: Đôi khi làm mất đi tính thống nhất của tổ chức Năng lực & trình độ của nhà QTV cấp dưới KỸ THUẬT UỶ QUYỀN Uỷ quyền là một sự giao phó về quyền hạn và trách nhiệm của nhà QTV cao cấp cho các nhà QT cấp dưới để thay mặt mình giải quyết một số công việc riêng biệt nào đó. Các nguyên tắc uỷ quyền: Chọn đúng người Đảm bảo quyền hạn = trách nhiệm Cần có một sự chỉ dẫn chu đáo Thường xuyên duy trì sự phản hồi Nên uỷ quyền bằng văn bản cụ thể XÂY DỰNG CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY Mô hình đơn giản : Tổ chức thông thường chỉ có hai cấp, tất cả các quyền quyết định đều được tập trung về nhà QTV cao cấp Mô hình gọn nhẹ và linh hoạt Ít tốn kém về chi phí Ưu điểm Chỉ thích ứng với những tổ chức có qui mô nhỏ Mang tính mạo hiểm cao Nhược điểm XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC (tt) Mô hình chức năng : Đây là mô hình văn bản nhất đối với các loại hình tổ chức. Tổ chức thành lập các đơn vị và bộ phận, chức năng Có tính chuyên môn hoá cao, nhân viên phát huy hết năng lực của mình. Ít tốn kém về chi phí Ưu điểm Thường xuyên mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng. Không đào tạo đội ngũ kế thừa. Nhược điểm XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC (tt) Mô hình trực tuyến (mô hình phân ngành): Xây dựng các đơn vị phân ngành tự chịu trách nhiệm, giải trình về thành quả của tổ chức, chúng có thể phân ngành theo sản phẩm, khách hàng or khu vực địa lý. Thích ứng được với những tổ chức có quy mô lớn mạnh Đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Đào tạo được đội ngũ kế thừa trong tương lai. Ưu điểm Ít tốn kém về mặt chi phí Đôi khi giữa các đơn vị này tự cạnh tranh nhau. Nhược điểm XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC (tt) Mô hình hỗn hợp trực tuyến chức năng : Để khắc phục nhược điểm của các mô hình trực tuyến & chức năng, đồng thời vận dụng ưu điểm của hai mô hình trên người ta xây dựng mô hình trực tuyến chức năng. Tạo đk thuận lợi cho sự phối hợp hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung Đáp ứng được yêu cầu của KH Ít tốn kém về chi phí Ưu điểm Thường xuyên có sự mâu thuẫn giữa các đơn vị trực tuyến với các đơn vị chức năng. Làm chậm đáp ứng các tình huống đặc biệt & có thể làm gia tăng chi phí gián tiếp. Nhược điểm CÁC VẤN ĐỀ QUAN TÂM KHI XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC Dựa trên chiến lược của Công ty Căn cứ trên trình độ của lực lượng lao động Dựa trên yếu tố công nghệ Dựa trên yếu tố môi trường