Trình chiếu với MS-PowerPoint

Trong phần này Trang Giới thiệu PowerPoint Điều chỉnh một số cấu hình cơ bản (zoom, options) Các kiểu xem tập tin trình chiếu (View mode) Làm việc với slide Design Template Làm việc với tùy chọn nền Master và thiết kế master Các thao tác hiệu chỉnh Định dạng phiên trình bày Bullets and numbering Chèn hình ảnh, âm thanh, đoạn phim, thu âm thanh Siêu liên kết Sử dụng biểu đồ, đồ thị Tạo sơ đồ tổ chức Hình vẽ và làm việc với các hình vẽ Sao chép, di chuyển, xóa các đối tượng Hiệu ứng In ấn Trình chiếu slide Học phần IV: Trình chiếu với MS-PowerPoint Mục tiêu Hoàn thành học phần này, học viên có thể biết: các thao tác cơ bản trên MS PowerPoint xây dựng cấu trúc của một bài trình chiếu sử dụng hình ảnh, đồ thị, phim ảnh để minh họa và truyền đạt thông tin Đánh giá Bài tập thực hành trong các buổi học Quan sát Bản phản hồi 5 phút sau mỗi buổi học Bài thực hành cuối khóa (performance task) Các hoạt động tập huấn Trình bày Hoạt động thực hành (hand-on practice) theo cá nhân, cặp, nhóm Q-A: phản hồi cá nhân Phương tiện Máy vi tính/học viên Máy in Máy projector Hand-out các bài tập thực hành Thư viện hình ảnh, âm thanh Giới thiệu PowerPoint: Khởi động PowerPoint - Vào Start Ò Programs Ò Microsoft PowerPoint Điều chỉnh một số cấu hình cơ bản (zoom, options) Zoom (phóng to, thu nhỏ trang) Vào Edit, chọn Zoom, hiện ra hộp hội thoại: Click chọn độ Zoom cho sẵn, hoặc tùy chọn độ Zoom theo ý muốn ở ô Percent Click OK Options: Vào Tools chọn Options: Thiết lập các tùy chọn lưu trữ (Save), bảo mật (Security), Kiểm tra chính tả (Spelling and Styles), Hiệu chỉnh (Edit), In (Print) Để bảo mật văn bản, chọn Security và gõ mật mã để bảo mật. Để thiết lập chế độ lưu trữ văn bản tự động sau một thời gian nào đó, chọn thẻ Save và tuỳ chọn tương ứng. Các kiểu xem tập tin trình chiếu (View mode) Click vào các kiểu xem tập tin trình chiểu ở góc trái của màn hình: Slideshow from current slide: Trình chiếu từ trang hiện thời Slide sorter view: Xem tất cả các slide Normal view: Xem trang hiện thời Hoặc có thể vào View chọn các kiểu xem trình chiếu: Normal, Slide Sorter hoặc Slide show Làm việc với slide: Kiểu trình bày Vào File Ò New Vào Format Ò Slide layout Chọn các kiểu trình bày ở góc phải của màn hình Design Template Vào Format Ò Slide design, chọn mẫu thiết kế ở góc phải của màn hình Làm việc với tùy chọn nền Để thay đổi màu nền của một slide cụ thể, hoặc toàn bộ các slide, nhấn chuột phải vào slide, chọn Background. Click vào mũi tên để chọn màu. Nếu muốn chọn các màu khác, có thể click vào More Colors. Nếu chọn các hiệu ứng của màu (bóng, đậm nhạt), click vào Fill Effects. Sau khi hoàn thành việc chọn màu: Click vào Apply to All: Nếu muốn màu được chọn áp dụng cho tất cả các slide trong văn bản hiện thời Click vào Apply: nếu muốn màu được chọn chỉ áp dụng cho slide hiện thời Master (khuôn mẫu thiết kế) và thiết kế Master Chức năng tạo Slide Master cho phép người sử dụng có thể lựa chọn màu và tự thiết kế bản trình diễn theo phong cách của mình. Bằng cách này người sử dụng có thể thay đổi cách thiết kế của mỗi bố cục slide và định dạng văn bản trên mỗi slide. Click vào đường viền các ô (con trỏ có hình dấu cộng), nháy phải chuột, chọn Format Placeholder, chọn tùy chọn màu và các định dạng khác. Chọn Save để lưu lại master. Các thao tác hiệu chỉnh Chèn một Slide rỗng: nháy chuột vào Insert Ò New Slide hoặc nhấn phím CTRL+M. Chèn thêm một Slide giống hệt như một Slide mà bạn đang có: Nhấn chuột vào Insert Ò Duplicate Slide Xoá Slide: Mở Slide ở dạng SlideSorter View, chọn Slide muốn xoá, nhấn phím Delete. Di chuyển Slide: Mở Slide ở dạng Slide Sorter View, chọn Slide muốn di chuyển, giữ nút trái chuột di chuyển đến vị trí mới. Sao chép Slide: Mở Slide ở dạng Slide Sorter View/ chọn Slide muốn sao chép, giữ phím Ctrl và nhấn nút trái chuột, di chuyển đến vị trí mới. Che Slide: Chọn Slide cần che, nháy phải chuột, chọn Hide Slide. Những Slide bị che sẽ không trình diễn được. Định dạng phiên trình bày Định dạng chữ (font, màu) Có hai cách gõ văn bản vào slide: Gõ vào ô theo mẫu trình bày có sẵn Dùng biểu tượng Textbox ở thanh công cụ vẽ để gõ văn bản và có thể di chuyển văn bản trên slide theo mong muốn. Định dạng chữ: - Vào Format Ò Font, xuất hiện hộp thoại Chọn các định dạng tương ứng: Font (phông chữ), Font style (Định dạng kiểu chữ thường, in nghiên, hay in đậm), Size (cỡ chữ) và Color (màu chữ) Click OK Định dạng màu nền theo ý muốn Chọn Menu Format / Background, xuất hiện hộp hội thoại Background Chọn hình mũi tên trong Background fill xuất hiện hộp hội thoại màu sắc Trong hộp thoại này: Có thể chọn màu sắc trên bảng màu hiện có Có thể pha màu theo ý muốn: chọn More color Có thể chọn các hiệu ứng màu nền: chọn Fill effects, xuất hiện hộp thoại của Fill effects như hình dưới Trong hộp thoại này: Trong Color, người sử dụng có thể chọn một màu hoặc hai màu. Trong Shading Style người sử dụng có thể chọn các kiểu bóng của màu. Click OK. Chọn Apply to all để áp dụng màu cho tất cả các slide hoặc Apply cho Slide để áp dụng màu cho slide đang chọn Huỷ bỏ chế độ màu nền vừa đặt: Chọn Format Ò Background Ò chọn lại màu cũ Bullets and numbering Vào Format chọn Bullets and Numbering, xuất hiện hộp thoại Chọn bullet tương ứng ở thẻ Bulleted, chọn đánh số ở thẻ Numbered Click OK. Chèn hình ảnh, âm thanh, đoạn phim, thu âm thanh Clip Art: Chọn hình ảnh từ thư viện có sẵn From File: Chọn hình ảnh từ file From Scanner or Camera: Chọn hình ảnh từ máy scan hoặc máy camera (nếu máy tính có kết nối với máy scan hoặc camera) New Photo Album: chọn ảnh từ Album ảnh ở đĩa Autoshapes: chọn hình WordArt: chọn ảnh nghệ thuật Organization Chart: Chọn sơ đồ tổ chức Chèn hình ảnh -Vào Insert chọn Picture, xuất hiện hộp thoại: Chèn âm thanh, đoạn phim, thu âm thanh Vào Insert chọn Movies and Sounds Chèn đoạn phim Movie from Clip Organizer: Chọn đoạn phim từ thư viện phim Movie from File: Chọn đoạn phim từ tập tin của người sử dụng Chèn âm thanh Sound from Clip Organizer: Chọn âm thanh từ thư viện âm thanh Sound from File: Chọn âm thanh từ tập tin của người sử dụng Play CD Audio Track: chọn âm thanh từ đĩa CD Record Sound: Thu âm thanh Siêu liên kết Tạo một nút điều khiển liên kết các slide trong Powerpoint Sử dụng mẫu nút có sẵn Chuyển trỏ văn bản đến vị trí cần tạo nút liên kết trong Slide Chọn Menu Slide Show Ò Action buttons, xuất hiện hộp thoại sau: Trong hộp thoại này chọn một kiểu nút , sẽ xuất hiện hộp thoại khác, cho phép người sử dụng chọn slide cần liên kết đến ở ô Hyperlink Nội dung trong hộp Hyperlink to là nội dung để các có thể chọn để lấy dữ liệu khi lựa chọn các hình thức link dữ liệu: Next Slide: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại Slide tiếp theo Slide hiện thời. Prevous Slide: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại Slide đứng trước Slide hiện thời. First Slide: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại Slide đầu tiên trước Slide hiện thời. Last Slide: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại Slide cuối cùng sau Slide hiện thời. End Show: Nút liên kết sẽ là nút có chức năng đóng Slide đang trình diễn lại, và đưa màn hình quay trở về màn hình soạn thảo Slide. Custom Show: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại một trong những nội dung đã tạo ra từ trước đó. Slide: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại Slide số mấy đứng đằng trước hoặc đằng sau Slide hiện thời (có thể chọn số theo từng Slide) . Other PowerPoint Presentation: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại các phiên trình bày khác trong chương trình PowerPoint. Other File: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại các files trong các chương trình khác như Word, Excel,... Tạo một nút liên kết theo ý muốn Vẽ một hình bất kỳ hoặc chọn một hình ảnh, một biểu tượng hoặc một ký tự đặc biệt. Bôi đen hình vừa tạo hoặc vừa chèn vào Chọn Hyperlink to/ chọn Slide/ chọn Slide cần liên kết. Chọn OK Thay đổi liên kết Click vào biểu tượng liên kết Nháy phải chuột, chọn Edit Hyperlink, xuất hiện hộp thoại như trên, chọn lại tùy chọn liên kết Hủy bỏ liên kết Click vào biểu tượng liên kết Nháy phải chuột, chọn Remove Hyperlink Sử dụng biểu đồ, đồ thị Cách 1: Click vào biểu tượng trên màn hình Cách 2: Vào Insert Ò Chart, xuất hiện hai cửa sổ, bảng tính và biểu đồ. Thay đổi số liệu trong bảng tính Nếu người sử dụng đã có dữ liệu sẵn, vào Edit Ò Import Files Thay đổi kiểu biểu đồ bằng cách: bấm chuột phải, chọn Chart Type. Tạo sơ đồ tổ chức Cách 1: Vào Insert Ò Picture Ò Organization chart Cách 2: Vào Insert chọn Diagram, chọn sơ đồ phù hợp. Hình vẽ và làm việc với các hình vẽ Vẽ hình dùng thanh công cụ vẽ trong PowerPoint Ở mục AutoShapes, người sử dụng có thể chọn các dạng hình tương ứng. Ở mục Draw, người sử dụng có thể thao tác Group, Ungroup, Regroup: Nhóm, gỡ nhóm, gom nhóm lại Order: Vị trí của hình vẽ cụ thể (trước, hay sau một hình vẽ /văn bản khác) Aligh or Distribute: Gióng hình Rotate or Flip: Quay hình Change Autoshapes: Thay đổi hình Chức năng Order là một chức năng hữu ích, cho phép người sử dụng có thể điều chỉnh vị trí của hình vẽ trước hay sau văn bản hoặc hình ảnh có sẵn. Sao chép, di chuyển, xóa các đối tượng Sao chép Chọn văn bản, hình vẽ cần sao chép Nhấn Ctrl-C, hoặc vào Edit Ò Copy, hoặc click vào biểu tượng trên thanh công cụ Chọn vị trí mới Nhấn Ctrl-V, hoặc vào Edit Ò Paste, hoặc click vào biểu tượng trên thanh công cụ Di chuyển: Click vào đối tượng cần di chuyển, rê và kéo thả chuột vào vị trí mới Xóa các đối tượng Xóa một đối tượng: Chọn đối tượng cần xóa, nhấn Delete Xóa nhiều đối tượng: Chọn một đối tượng, giữ phím Shift, nhấn Delete Hiệu ứng Vào Slide Show, chọn Animation Schemes, chọn hiệu ứng cho slide được chọn, hoặc click vào Apply to All Slides (nếu chọn hiệu ứng cho tất cả các slides) Chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng, vào Slide Show chọn Custom Animation In ấn Nhấn Ctrl-P, hoặc vào File chọn Print, xuất hiện hộp thoại Trong phần Print range: Chọn All: Nếu in toàn bộ các slide Chọn Current Slide: nếu in slide hiện thời Chọn Slides, chọn số Slide cần in - Trong phần Print What, chọn các định dạng in: In slides, hoặc Handouts, hoặc Notes Pages (trang slide có phần để người sử dụng ghi chú), hoặc Outlines View - Trong phần Copies, chọn số bản sao cần in - Trong phần Handouts, chọn số lượng slides trên một trang in, và chọn hướng sắp xếp của các slides trên trang in đó (Horizontal: hướng ngang hay Vertical: hướng dọc) Trình chiếu slide Cách 1: Vào Slide Show chọn View show Cách 2: Click vào biểu tượng chiếc ly ở góc trái màn hình Khi trình chiếu, có thể click chuột phải để tùy chọn các chức năng với trình chiếu Next: Trình chiếu trang tiếp theo Previous: Trình chiếu trang trước Last Viewed: Trình chiếu lại trang vừa xem Custom Show: Trình chiếu trang người sử dụng chọn Screen: điều chỉnh màn hình (trắng, đen) Pointer Option: Dùng bút đánh dấu hoặc chỉ vị trí End Show: Kết thúc trình diễn