Bài giảng Quản trị học - Bài 9: Công tác kiểm tra

CÔNG TÁC KIỂM TRA BÀI 9 1 KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ TÁC DỤNG CỦA KIỂM TRA Khái niệm: Kiểm tra là một quá trình nhằm đảm bảo những kết quả đạt được trên thực tế, đúng như mục tiêu đã được đề ra. Kiểm tra phải được đảm bảo rằng những sự sai lệch so với mục tiêu cần được tiến hành sửa chữa. Tác dụng của công tác kiểm tra: Làm giảm nhẹ gánh nặng của các cấp chỉ huy và công tác báo cáo các số liệu hàng ngày Giúp nhà quản trị biết được công việc của nhân viên mình đang làm và mục tiêu đã được làm và đạt được như thế nào? 2 CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG MỘT CƠ CHẾ KIỂM TRA Cơ chế kiểm ta phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của nhà quản trị. Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu Việc kiểm tra phải khách quan 3 CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG MỘT CƠ CHẾ KIỂM TRA (tt) Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của xí nghiệp Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm, và công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí của nó. Việc kiểm tra phải đưa đến hành động 4 CÁC ĐIỂM KIỂM TRA TRỌNG YẾU Là những yếu tố có tác dụng hạn chế sự hoạt động bình thường của cơ sở, Là những yếu tố tốt hơn các yếu tố khác trong việc cho thấy kết quả kinh doanh có được thực hiện tốt hay không? Để tự mình tìm ra điểm trọng yếu để kiểm tra, nhà quản trị nên tự mình hỏi các câu hỏi sau: Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị mình? Những điểm nào điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu Những diểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự sai lạc? Những điểm nào là điểm cho nhà quản trị biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại 5. Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất 6. Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin cần thiết mà không phải tốn kém nhiều quá? 5 QUY TRÌNH KIỂM TRA Thiết lập các các tiêu chuẩn : Tiêu chuẩn có thể được diễn tả bằng đơn vị số lượng vật chất. 2. Đo lường thành qua û: Có thể và nên hình dung ra thành quả trước khi nó được thực hiện, để so sánh với tiêu chuẩn và từ đó có biện pháp sửa cưữa kịp thời. 3. Sửa chữa sai lầm Có thể sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên Việc sửa chữa sai lầm là nơi mà chức năng kiểm tra gặp gỡ các chức năng quản trị khác 6 CÁC CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ KIỂM TRA Ngân sách: là một kế họach bằng số, là công cụ đểâ lập kế họach cung, vì nó định ra hướng để theo, những họat động quan trọng và nguồn lực được cấp phát Những lọai ngân sách: + Ngân sách lợi nhuận: Quản lý như một cách kiểm sóat + Ngân sách tiền mặt: là số tiền mặt được dự trù mà tổ chức có trong tay + Ngân sách chi tiêu: Liên quan đến những chi tiêu về cơ sở hạ tầng 7 CÁC CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ KIỂM TRA (tt) 2. Phân tích tài chính: Bảng cân đối (quyết tóan) Bảng kết tóan thu nhập Phân tích tỷ lệ Tỷ số thanh tóan Tỷ số bình thường (hiện có) Tỷ số thử nghiệm giá trị trọng yếu Tỷ số nợ với tài sản Tỷ số họat động Tỷ số xác suất 8 CÁC CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ KIỂM TRA (tt) 3. Phân tích trường hợp hòa vốn: Đó là trường hợp khơng có lời hay lỗ với một số sản phẩm nhất định. Tổng chi phí bất biến (Điểm hòa vốn) = P sf - Chi phí bất biến sf 9 CÁC CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ KIỂM TRA (tt) 4. Kiểm tóan: Kiểm tóan là một sự kiểm điểm chính thức những tài khỏan, hồ sơ, họat động hay thực hiện của đơn vị. Kiểm tóan từ bên ngòai: do một bộ phận kế tóan độc lập nằm ngòai đơn vị thực hiện. Kiểm tóan từ bên trong: được thực hiện bởi những nhân Viên kế tóan của tổ chức. 10 CÁC CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ KIỂM TRA – KIỂM TRA HÀNH VI Pp1: đánh giá dựa trên những tiêu chuẩn tuyệt đối (hình thức cho điểm) Pp2: dùng những tiêu chuẩn tương đối (so sánh giữa nguời này với người kia) Pp3: quản lý bằng mục tiêu và đánh giá họ qua trao đổi 11 CÁC CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ KIỂM TRA – KIỂM TRA HÀNH VI (tt) Những hình thức kiểm tra quản trị trực tiếp . Cảnh cáo miệng Cảnh cáo viết Ngưng việc Sa thải 2. Những hình thức thay thế cho kiểm tra quản trị trực tiếp . Chọn lọc Văn hóa của tổ chức Tiêu chuẩn hóa Huấn luyện Đánh giá thái độ 12