Đề tài Nghiên cứu công tác văn phòng trong nhà trường phổ thông

Lêi nãi ®Çu Công tác văn phòng trong nhà trường phổ thông, Đặc biệt là Trường tiểu học. Đòi hỏi người làm công tác văn phòng phải tham mưu với ban giám hiệu nhà trường cũng như việc lên các kế hoạch hoạt động theo tuần, tháng, năm cho nhà trường một cách cụ thể sát với kế hoạch đề ra của năm học. Đồng thời công tác theo dõi số lượng, chất lượng cũng như lưu trữ hồ sơ sổ sách và làm các báo cáo theo định kỳ của cấp trên quy định. Công tác phổ cập giáo dục phải thường xuyên được cũng cố và nâng cao theo từng năm học. Theo dõi các hoạt động dạy và học của CBGV và học sinh một cách có hiệu quả, mang tính tổng hợp và chính xác theo các tiêu chuẩn quy định của chuyên môn. Một bộ phận công việc mang tính tổng hợp, thường xuyên và liên tục trong suốt năm học. Đòi hỏi người làm công tác văn phòng phải theo dõi, nắm bắt, điều tra phân tích, thống kê, tổng hợp tình hình, số liệu một cách logic và khoa học. Công tác văn phòng đòi hỏi phải chính xác, kịp thời, gắn liền với thực tế của đơn vị. Mặt khác phải hoàn chỉnh về thủ tục văn bản, số liệu, câu chữ phải rõ ràng, dễ tiếp nhận và mang lại tính báo cáo và lưu trử dài hạn, ý nghĩa của công việc văn phòng là một phần đóng góp lớn cho sự thành bại của đơn vị: Bên cạnh đó người làm công tác văn phòng cần phải biết tổ chức, quản lý và tham mưu cho cấp lãnh đạo. Quản lý một cách bao quát từ hoạt động của giáo viên và học sinh, theo dõi tập hợp thông tin báo cáo cho cấp lãnh đạo và cơ quan quản lý cấp trên. Công tác văn phòng là nhằm hoàn thiện quá trình hoạt động của đơn vị bằng văn bản, số liệu cụ thể và được lưu trữ lâu dài, là tư liệu cho việc lập kế hoạch phát triển quy mô trường lớp và phát triển giáo dục trên địa bàn quản lý. Với những mục tiêu và yêu cầu quan trọng nêu trên. Trong đề tài này tôi mạnh dạn đưa ra một số kinh nghiệm nhỏ, nhằm hoàn thiện và làm tốt công việc của chức trách văn phòng trong nhà trường tiểu học. Do thời gian công tác đảm nhiệm công việc văn phòng chưa nhiều, kinh nghiệm còn ít, điều kiện làm việc chưa được đáp ứng với thực tế nên nội dung còn ngắn gọn, chỉ dừng lại ở mức cơ sở. Chắc chắn rằng những điều tôi trình bày trong đề tài chưa nhiều. Rất mong bạn đọc và đồng nghiệp đóng góp ý kiến để nội dung đề tài được phong phú hơn. A.PHẦN MỞ ĐẦU: I. ®èi t­îng, ph¹m vi, ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu 1. Đối tượng nghiên cứu: - Đối tượng của đề tài nghiên cứu, phân tích, tổng hợp có dẫn chứng khoa học về công tác văn phòng trong trường tiểu học. Đặc biệt ở trường tiểu học Hướng Phùng trên địa bàn huyện Hướng Hoá. - Đối tượng là những công việc cụ thể thuộc phạm vi văn phòng nhà trường đã được thực hiện và áp dụng rộng rãi. 2. Phạm vi nghiên cứu: -Nội dung đề tài chỉ đề cập đến những công việc đã nãy sinh và thực hiện tại Trường Tiểu học Hướng Phùng - Hướng Hoá - Quảng Trị. - Phạm vi nghiên cứu chỉ dừng lại các phần công việc thuộc văn phòng nhà trường phổ thông. 3. Phương pháp nghiên cứu: - Căn cứ vào tình hình thực tiễn của đơn vị. Trên cơ sở những công việc đã được thực hiện, từ đó phân tích, tổng hợp số liệu và dùng phương pháp luận để diễn giải. II. Môc ®Ých, ý nghÜa cña ®Ò tµi 1. Mục đích của đề tài: - Nhằm nghiên cứu công tác văn phòng trong nhà trường phổ thông để đúc rút kinh nghiệm mang tính khoa học và khả thi cao, nhằm tăng cường hoàn thiện công tác văn phòng trong nhà trường phổ thông. Để nâng cao hiệu quả quản lý và làm tư liệu tham khảo. 2. Ý nghĩa đề tài: - Đề tài được thể hiện mang tính thiết thực, dễ hiểu gắn liền với thực tế. Phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu cho cán bộ làm công tác văn phòng trường học phổ thông. B.NỘI DUNG ĐỀ TÀI I. Kh¸i qu¸t ®Æc ®iÓm t×nh h×nh cña ®¬n vÞ tr­êng häc 1.Những thuận lợi: - Trường Tiểu học Hướng Phùng là trường vùng bản, vùng sâu biên giới, với quy mô trường lớp khá lớn. Điều kiện KT-VH-XH ở địa phương phát triển khá mạnh, tầm nhận thức của quần chúng nhân dân được cải thiện. Công tác xã hội hoá giáo dục được đẫy mạnh trong những năm học qua. -Đội ngũ cán bộ giáo viên đủ về số lượng, mạnh về chất lượng. Tập thể sư phạm đoàn kết thống nhất cao. Ban giám hiệu, tổ chức Công đoàn, Chi đoàn, Đội, Sao đã phối hợp nhịp nhàng tâm huyết nhiệt tình trong công tác. - Học sinh đến trường đạt tỷ lệ chuyên cần cao, trình trạng bỏ học giữa chừng ít, ham thích học tập và rèn luyện. Ít hoang nghịch, ngoan ngoãn đạo đức học sinh tốt. 2.Những khó khăn: - Một bộ phận nhân dân đời sống còn thấp, điều kiện giao thông đi lại còn khó khăn, nhận thức còn hạn chế thông tin còn thiếu thốn, phong tục tập quán vẫn còn lạc hậu. - Trường đóng xa trung tâm huyện lỵ, điều kiện CSVC còn thiếu, tạm bợ, đời sống cán bộ giáo viên còn gặp khó khăn trong sinh hoạt. - Học sinh vẫn còn nghỉ học để giúp đỡ gia đình. tinh thần học tập chưa tự giác, chất lượng học tập chưa cao. - Ý thức rèn luyện tu dưỡng đạo đức còn hạn chế ở một số học sinh chưa ngoan. II.PHÂN tÝch tËp hîp sè liÖu 1.Phân tích số liệu đề tài: - Trường Tiểu học Hướng Phùng mới được thành lập từ tháng 3 năm 2006 trên cơ sở tách ra từ Trường PTCS Hướng Phùng. - Hiện nay trường tổ chức thực hiện và quản lý 2 ngành học gồm 2 bậc học: Đó là ngành học Mầm non và ngành học Phổ thông. - Trường có toàn bộ 39 lớp trong đó: + Mẫu giáo 13 lớp; Tiểu học 26 lớp; - Tổng số học sinh toàn trường em trong đó: + Mẫu giáo: cháu; Tiểu học: em; - Tổng số người Vân kiều chiếm hơn 75%. - Trường được hình thành chia ra khu vực chính và các điểm lẻ. * Mẫu giáo: 13 lớp ở 10 điểm thôn bản trên toàn xã. * Tiểu học: Trung tâm chính: 10 lớp với học sinh. + Cheng Ma Lai: 5 lớp với học sinh + Chêng Vênh: 4 lớp với học sinh (1 lớp ghép) + Thôn Kợp: 4 lớp với học sinh + Thôn Hướng Choa: 3 lớp với học sinh - CSVC, thiết bị kỹ thuật: + Toàn trường có 25 phòng học trong đó: + Phòng kiên cố: 06; phòng cấp IV: 17; phòng tạm thời: 03. + Phòng làm việc gồm có 02 phòng cấp 4. + Phòng ở giáo viên có 10 phòng. trong đó: Phòng cấp 4: 06, Phòng tạm bợ : 04. - Đồ dùng dạy học còn thiếu, sách giáo khoa còn thiếu nhiều, sách tham khảo và các thiết bị khác còn nghèo nàn. *Đội ngũ cán bộ GV-NV: - Tổng số CB-GV-NV: 51 trong đó hợp đồng 15. - Cán bộ quản lý: 03, nhân viên: 06; giáo viên: 42. - Trình độ chuyên môn: Đại học 04, cao đẳng 11, THSP 36 2.Tổng hợp dẫn cứ số liệu: - Qua phân tích số liệu trên cho thấy Trường tiểu học Hướng Phùng là trường có quy mô lớn và đạt tiêu chuẩn trường hạng I. - Về quy mô trường lớp: Số lớp nhiều, số học sinh lớn song không tập trung. Công tác theo dõi quản lý gặp nhiều khó khăn. Vấn đề tổ chức xây dựng mặt bằng chất lượng không đồng đều. Việc duy trì và xây dựng nề nếp khó khăn. Công tác sinh hoạt tập thể trở ngại. Do học sinh học 2 ca nên việc tổ chức các hoạt động chuyên môn còn vường mắc. - Về CSVC: Mới chỉ đáp ứng ở mức trung bình cho việc dạy và học, phòng học còn tạm bợ, xuống cấp cở sở vật chất trang thiết bị kỹ thuật dạy học còn chưa đáp ứng đủ. Các thiết bị phục vụ quản lý, chuyên môn, văn phòng chưa có. Điều kiện làm việc còn thiếu. - Về đội ngũ CB-GV-NV: Hội đồng sư phạm đủ về số lượng, mạnh về chất lượng. Đa phần CB-GV trẻ, khoẻ nhiệt huyết với nghề nghiệp an tâm công tác, có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp. iii. nh÷ng ph­¬ng ph¸p, biÖn ph¸p thùc hiÖn 1. Phương pháp lập kế hoạch: * Để công tác văn phòng được thực hiện có hiệu quả trong một năm học cần thiết phải đảm bảo các vấn đề sau: - Vào cuối năm học trước, văn phòng phải chú trọng lập kế hoạch tham mưu lên lãnh đạo nhà trường xin bố trí nhân sự và các điều kiện khác liên quan. Tổ chức điều tra nắm bắt số liệu về dân số và trình độ văn hoá xã. Từ đó tổ chức thống kê tổng hợp theo đối tượng và độ tuổi cụ thể. Căn cứ vào số liệu đã có để tiến hành phân tích và thiết lập kế hoạch, nhiệm vụ cụ thể cho năm học tiếp theo. - Số liệu điều tra được phân tích theo dõi vào các hồ sơ liên quan, nhằm lưu trử để đối chiếu và làm căn cứ so sánh kết quả thực hiện kế hoạch nhiệm vụ của năm học. - Khi lập kế hoạch nhiệm vụ năm học cần phải thiết lập các chỉ tiêu đạt yêu cầu quy định của ngành, Phòng GD-ĐT đề ra. Và tính đến sự phát triển quy mô về mạng lưới trường học đó là: Huy động số lượng, kế hoạch mở lớp, biên chế giáo viên, các lớp đơn lớp ghép đảm bảo số lượng quy định, cung đường phù hợp để tạo điều kiện học sinh đến trường học tập và rèn luyện tốt. Công tác PCGD phải được chú tâm, các tiêu chí, các phong trào hoạt động bề nổi của nhà trường. 2. Biện pháp thực hiện. * Để thực hiện một cách có hiệu quả kế hoạch đề ra cẩn phải có các biện pháp, giải pháp thực hiện, đồng thời phải tiến hành theo dõi, giám sát, kiểm tra ghi chép tổng hợp và đánh giá kịp thời theo tuần tự, tháng, kỳ năm để từ đó kịp thời uốn nắn, bổ sung khắc phục để thực hiện thắng lợi nhiệm vụ đề ra. a) Công tác tổ chức thực hiện: - Căn cứ vào kế hoạch, thiết lập hồ sơ quản lý và thực hiện bằng kế hoạch cụ thể. - Thường xuyên đôn đốc theo dõi, ghi chép tổng hợp để tiến hành đánh giá kịp thời những tổ chức cá nhân thực hiện kế hoạch. Đồng thời tiến hành phê bình rút kinh nghiệm và tuyên dương khen thưởng đúng lúc, đúng đối tượng. - Qua quá trình thực hiện cần rút ra kinh nghiệm và tiến hành đánh giá để bổ sung kế hoạch cho sát thực tế hơn. Thường xuyên tham mưu cho cấp lãnh đạo để tìm phương hướng giải quyết những công việc tồn động. - Tiến hành trực báo, hội ý báo cáo để rút kinh nghiệm đánh giá hiệu quả công việc. Đồng thời thông tin hai chiều để kịp thời thực hiện kế hoạch đồng bộ có hiệu quả. b) Công tác tập hợp lưu trử hồ sơ: - Trong qua trình thực hiện phải tiến hành ghi chép cụ thể rõ ràng những thông tin, số liệu nãy sinh, tập hợp có hệ thống vào hồ sơ sổ sách, chuyên môn để đánh gia và làm căn cứ báo cáo lên cấp quản lý. - Hồ sơ phải được phân loại theo đúng yêu cầu chuyên môn. Trình bày sạch đẹp, khoa học, rõ ràng dể hiểu. Số liệu phải tin cậy phải là căn cứ để sử dụng lâu dài. - Bảo quản hồ sơ phải cẩn thận, sắp xếp khoa học, phân loại, sắp xếp ngăn nắp để tiện cho việc tra cứu để sao lục trong việc sử dụng hồ sơ. - Phải thường xuyên bổ sung kế hoạch chi tiết để thực hiện công việc có hiệu quả. Công việc văn phòng phải được tiến hành thường xuyên và liên tục. 3. Công tác báo cáo đánh giá - Báo cáo kết quả công việc phải chính xác và đúng với thực tế. Các nội dung báo cáo phải ngắn gọn, dễ hiểu và logic. Thời gian kịp thời đúng tiến độ, thủ tục văn bản phải đúng quy định của chuyên môn. Báo cáo là căn cứ xác minh kết quả công việc với cấp trên trong việc kiểm tra đánh giá thành tích của nhà trường. Nên khi lập báo cáo phải căn cứ vào hồ sơ lưu trữ, số liệu, thông tin phải khớp đúng chính xác. iv. kÕt qu¶ thùc tiÔn cho thÊy 1. Kết quả: - Qua thời gian làm văn phòng hơn một năm vừa qua. Tôi đã áp dụng phương pháp, biện pháp như đã nêu trong đề tài và kết quả đạt được rất khả quan. Công tác hoạt động chuyên môn được đánh giá tốt, công tác quản lý, tham mưu được thực hiện xuyên suốt có hiệu quả. Công tác lưu trử, báo cáo dễ dàng, chính xác kịp thời, đúng tiến độ kết quả cụ thể một năm vừa qua nhà trường đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đạt trường tiên tiến. 2.Liên hệ với thực tiễn: - Mặc dù công tác văn phòng rất phức tạp và khó khăn. Song khi được xác định đúng mục tiêu và yêu cầu cụ thể thì việc tiến hành thuận lợi và có hiệu quả. Điều này cho thấy vấn đề tổ chức, thực hiện, đánh giá phải tiến hành có kế hoạch, quy mô, thường xuyên và khoa học thì quá trình thực hiện sẽ dễ dàng hơn nhiều. C.KẾT LUẬN Trong đề tài này tôi chỉ nêu ra một số kinh nghiệm của bản thân đã được đúc rút cho việc thực hiện trong thực tế. Mặc dù nội dung chưa nhiều nhưng đề tài này có thể áp dụng vào thực tiễn có hiệu quả và phù hợp với tất cả các trường phổ thông. Rất mong sự đóng góp xây dựng bổ sung thêm để nội dung đề tài phong phú và đi vào thực tiễn hơn. NhËn xÐt ®¸nh gi¸ cña H­íng Phïng, ngµy 20 th¸ng 5 n¨m 2007 h®kh nhµ tr­êng Ng­êi viÕt ®Ò tµi NguyÔnV¨n